Классификация документов в пределах архивов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ

Ключевые понятия: фондирование, фондообразователь, документальный фонд, архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, личный фонд, семейный фонд, фамильный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция, принцип происхождения (провениенции), принцип недробимости архивного фонда, хронологические границы фонда, крайние даты фонда, систематизация дел, схема систематизации, принципы систематизации дел, единица хранения (дело)

Лекции:

1. Классификация документов в пределах архивов

2. Классификация документов в пределах архивных фондов

Классификация документов в пределах архивов

План лекции:

1. Фондирование и виды архивных фондов

2. Основные правила фондирования

3. Специфика формирования различных видов фондов

4. Определение хронологических границ и крайних дат фондов

1. Фондирование и виды архивных фондов. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, общественного объединения и т.д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению. Архивный фонд является основной классификационной единицей для группировки документов в пределах архива, который представляет собой совокупность документов и образуется в процессе деятельности юридических и физических лиц.

Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.).

Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

2. Основные правила фондирования. Работа по фондированию документов осуществляется:

· в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

· в архивах госорганов («ведомственных архивах») и иных организаций при

отборе документов на постоянное хранение;

· в государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Материалы архивного фонда организации или лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности. Поэтому процесс фондирования осуществляется на основании принципа происхождения (провениенции). В то же время должен соблюдаться принцип недробимости архивных фондов, в соответствии с которым комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Разделение документов одного происхождения при этом считается серьезным нарушением. Исторические связи могут существовать не только между документами внутри архивного фонда, но и между несколькими архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы. Их дробление и распыление нарушает правильное размещение документов и затрудняет их использование.

Фондирование заключается в определении либо уточнении границ фондовой

принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов. Определить границы архивного фонда – значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Основные правила фондирования заключаются в следующем:

  входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они

получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов и т.д.;

  копии исходящих документов относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по удостоверительным надписям, отсутствию подписи руководителя и т.д.;

  документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения,

которым они составлены;

  дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в

состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством;

  в тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены

ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся;

  из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения; не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

3. Специфика формирования различных видов фондов. Свою специфику имеет образование объединенных архивных фондов. Они могут быть сформированы из документов:

  однородных по целевому назначению, объекту или функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории;

  руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на

определенной территории;

  последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции

предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

  двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

После определения фондовой принадлежности документов каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества, псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя. В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости – составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием

для создания коллекции.

4. Определение хронологических границ и крайних дат фондов. Наиболее

сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Хронологическими границами фондов являются:

  архивного фонда учреждения – официальные даты образования и ликвидации учреждения;

  архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;

  объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда;

  архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя – хронологическими границами фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т. д. Крайние даты документов личного происхождения могут

быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать: изменение конституционных основ государства, государственной принадлежности, административно-территориального деления, формы собственности фондообразователя, его реорганизация и ликвидация.

Фондирование документов в государственном архиве на практике осуществляется лишь в нескольких случаях, одним из которых является случай когда документы в результате природных катастроф, исторических событий (войн, революций), реорганизаций органов и учреждений оказываются в состоянии россыпи. Для проведения фондирования в этом случае необходимо знать историю фондообразователя, определить его задачи, функции, масштаб деятельности, место в структуре управления, взаимосвязи с другими органами и учреждениями. Затем осуществляется реконструкция организации делопроизводства фондообразователя. Все эти сведения, а также описание документов и определение направлений их использования излагаются в исторической справке к фонду.

Если сохранились ранее сформированные дела или существует возможность их восстановления то документы включаются в их состав, к составу которых они относятся в противном случае формируются новые дела, которые систематизируются и описываются в установленном порядке. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации, которая позволит осуществлять фондирование группе архивистов и облегчит научно-техническую обработку.

Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их информационной значимости подразделяются на три категории. Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, в котором создавались документы, экономико- географических и других факторов (см. подробнее вопрос 10.2).

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Дайте определение понятию «фондирование».

2. В чем заключается специфика формирования объединенного архивного фонда?

3. Какие факторы влияют на установление хронологических и структурных границ фонда?

4. Перечислите основные правила фондирования.