Систематизация дел, принципы систематизации, схемы систематизации.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

  в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

  в архивах организаций («ведомственных архивах») при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

  в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации документов – архивоведческое понятие, обозначающее структурную модель фонда. Она представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности, предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки

систематизации дел:

  структурный (в соответствии со структурой учреждения);

  хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

  функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

  номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

  корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с

которыми образовались документы);

  географический – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;

  авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки систематизации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. На практике целесообразным является их сочетание, что рождает т.наз. типы сочетания признаков внутрифондовой систематизации. Не все признаки имеют одинаковое значение. Доминирующими являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации, т. наз.: хронологически-структурный и структурно- хронологический. Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой. Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно- хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по годам.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов организаций с часто менявшейся или отсутствующей структурой, где существовало четкое функциональное, предметное или вопросное членение процесса документирования деятельности, что компенсировало отсутствие структуры. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов, материалов личного происхождения, а также отдельных архивных коллекций. Хронологически- номинальная или номинально-хронологическая схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Теорией архивоведения признаки внутрифондовой систематизации были обобщены и развиты в т. назваемые принципы систематизации. Они, как правило, имеют одноименное признакам наименование, например: структурный (в отношении фондов учреждений, обладающих четко выраженной структурой); функциональный (документы бесструктурных фондообразователей); тематический (для систематизации материалов личного происхождения и коллекций; для документов учреждений, в случаях полной невозможности использовать другие основания классификации).

3. Правила систематизации. После группировки дел в пределах избранной схемы систематизации осуществляется распределение дел внутри каждой группы. При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

  дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в

котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

  планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

  дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

  в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда;

  при расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом;

  если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

При систематизации дел фондов личного происхождения используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений).

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация документов архивных коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. По каким принципам осуществляется группировка документов внутри фонда?

2. Назовите отличительные особенности систематизации различных видов документов.

3. Перечислите основные правила систематизации дел.

4. Что такое схема систематизации документов фонда?