Управлінська звітність: поняття, принципи, розробки.

Тема 4. Внутрішня та зовнішня звітність та її використання в управлінні

Управлінська звітність: поняття, принципи, розробки.

Внутрішня звітність підрозділів.

Фінансова звітність та її використання в управлінні підприємством.

Тема 4. Інформаційне забезпечення планування підприємницькою діяльністю.

Управлінська звітність: поняття, принципи, розробки.

Для вирішення поточних проблем управлінському персоналу вкрай необхідна різноманітна інформація, а саме: в якій кількості необхідно закуповувати виробничі запаси; приймати нове замовлення чи ні, тощо. Інформація також потрібна для прийняття довгострокових рішень, які визначають стратегію підприємства, зокрема рішень про інвестування коштів у різноманітні проекти.

Необхідну інформацію надає звітність, яка поділяється на зовнішню (фінансову та податкову) та внутрішню (управлінську).

Управлінська звітність - це внутрішня звітність, основна мета якої полягає у наданні оперативної інформації у відповідності до вимог управлінського персоналу.

Система управління звітності повинна будуватися таким чином, щоб дані, які в ній містяться, дозволяли отримати відповідь на всі питання управлінців.

Систему управлінської звітності можна лише за наявності:

1) масиву основних даних;

2) узгодженості змісту та форми звітів;

3) функціонального підходу до накопичення та підсумовування інформації.

Основними даними для складання управлінської звітності є планова, нормативно-довідкова та фактична інформація аналітичного обліку.

Форма управлінської звітності повинна максимально розкривати зміст її показників та бути зрозумілою для конкретного користувача інформації – менеджера, для якого складений звіт. Зміст кожного звіту також розглядається в деякій мінімальній формі з врахуванням того, що дана звітність підлягає адаптації до конкретного виду економічної діяльності та конкретного підприємства, враховуючи, зокрема, його можливості по збору тієї чи іншої інформації.

Управлінська звітність повинна охоплювати дані за період, який дозволить найбільш повно провести аналіз діяльності підприємства та спланувати його майбутню роботу. Вона повинна задовільняти потреби управлінського персоналу в інформації, чітко розмежованій за галузями діяльності та сферою компетенції та відповідальності кожного менеджера (рис. 1).

Структура управлінської звітності повинна відповідати трьом рівням управління (операційному, тактичному, стратегічному).

На першому операційному рівні на підставі первинних облікових даних формується інформація, яка може цікавити менеджера при здійсненні оперативного планування та поточного контролю.

На другому тактичному рівні відбувається узагальнення інформації у звіти за видами та напрямками діяльності.

На найвищому стратегічному рівні відбувається аналіз внутрішньої та зовнішньої звітності підприємства з метою розробки стратегії його діяльності (рис. 2).

Звіти про результати діяльності складаються за кожним видом діяльності підприємства.

Рис. 1. Функціональний підхід до управлінської звітності.

Рис. 2. Структура управлінської звітності.

Так операційна діяльність промислового підприємства пов’язана із здійсненням процесів придбання, виробництва та збуту.

При управлінні процесом придбання важливою є інформація про постачальників сировини та послуг, розмір та якість виробничих запасів, динаміку зміни обсягів кредиторської заборгованості тощо. Тому на цій стадії формуються управлінські звіти: про запаси сировини, про вимоги до сировини, про кредиторську заборгованість тощо.

Управління виробництвом є малоефективним за відсутності інформації про наявні виробничі потужності, забезпеченість виробництва матеріальними та трудовими ресурсами, розмір незавершеного виробництва. Для усунення зазначеного недоліку відповідно до вимог управління формуються звіти про виробничі потужності; про рівень резерву запасів; про витрати виробництва та вихід готової продукції тощо.

На стадії збуту продукції менеджерам необхідна інформація про ринок збуту, реальних та можливих покупців (попит), наявність готової продукції (пропозицію), стан розрахунків з дебіторами тощо. Цю інформацію вони одержують із відповідної внутрішньої звітності (рис. 3).

Наявність таких або аналогічних звітів необхідна практично на будь-якому підприємстві, тому наведений перелік управлінських звітів можна вважати стандартним.

Проте для вирішення завдань конкретного підприємства вище перерахованих форм звітності може бути недостатньо. Типові додаткові звіти, які можуть знадобитися, - це узагальнені, представлені табличною або графічною формою дані, наприклад по групам товарів, які реалізуються, за видами виробництв.

Форма складання звітів залежить від їх змісту, призначення та напрямків використання інформації. Наприклад, якщо асортимент продукції не великий та звіт про продаж складається щоденно, в двох примірниках (перший передається керівнику, а другий – в бухгалтерію, де інформація звіту щоденно заноситься в комп’ютер і у всі накопичувальні регістри обліку, а потім проведення робляться автоматично), то його форма може бути довільною та мати будь-яке нагромадження даних – за день їх накопичується не дуже багато, і інформація стає зручною для сприйняття.

Якщо ж підприємство випускає декілька видів продукції, має багато постачальників або облік недостатньо автоматизований, то складання звітів про продаж доцільно розбити на два етапи. В цьому випадку спочатку складаються звіти про продаж за визначеною ознакою або групою ознак (наприклад, за видами продукції, місцями зберігання, покупцями тощо), а потім дані з цих довідок групуються у зведених звітах про продаж (або інформація про продаж). При цьому інформація про продаж міститься в декількох спеціалізованих звітах, наприклад звіт по каналах збуту або звіт по групах покупців (постійні клієнти, разові покупки тощо).