Фази організаційного процесу

Закони організації недостатньо розглядаються при вивченні предмета і змісту теорії організації, хоча дослідження в галузі організації мають пріоритетне зна­чення для обґрунтування розробок у сфері управління. Коротко розглянемо основний закон організації — закон синергії.

Система є такою (а не випадковою сукупністю розрізнених елементів), коли вона організована, тобто є такою сукупністю, у якій визначені місце, значення та зв'язки кожного елемента. Організація ж як система є не просто такою, а відносно відокремленою системою, тобто має необхідний для само­стійного існування набір утворюючих елементів (підсистем, ланок). У добре організованих системах кожний елемент (як частина) необхідний для підтри­мування та функціонування цілого і поза ним (цілим) існувати не може. Іншими словами, частина необхідна для існування цілого, а ціле необхідне для існування частини.

Основний закон організації — закон синергії — полягає у тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує " арифметичну" суму властивостей елементів — складників даного цілого.

Ефект синергії виникає за рахунок взаємної співучасті, взаємодії елементів, які знаходяться в межах цілого. Цей закон має різне практичне викорис­тання (наприклад, при формуванні корпоративних стратегій).

У даний час теорія організації перебуває у стадії становлення, але найчастіше (крім закону синергії) згадуються такі закони:

^ закон єдності аналізу-синтезу (процеси спеціалізації, диференціації, з одного боку, доповнюється протилежними процесами інтеграції, універ­салізації, з іншого боку);

• закон пропорційності (необхідність певного співвідношення між час­тинами цілого)',

^ закон композиції (мета діяльності підсистеми одночасно є однією з підцілей діяльності системи);

^ закон самозбереження (кожна реальна фізична чи матеріальна система прагне зберегти себе як, цілісне утворення і економніше витрачати свій ресурс);

^ закон організованості-інформованості (у системі не може бути більше порядку, ніж інформації);

^ закон онтогенезу (кожна організація проходить у своєму розвитку такі фази життєвого циклу: становлення, розквіт, згасання).

Організація як функція менеджменту — це процес створення структу­ри підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети. Отже, попередньою умовою для створення струк­тури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті — забезпечити перехід від стратегії до структури.

Організаційну функцію часто розглядають як процес розподілу обов'язків і координацію зусиль персоналу для забезпечення максимальної продуктив­ності у досягненні наперед визначеної мети діяльності.

Є кілька аспектів організаційної функції:

1) взаємостосунки повноважень, які об'єднують вище керівництво з нижчи­ми рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу та коорди­нації завдань;

2) створення системи управління, тобто створення об'єктів управління (ке­рованих систем), суб'єктів управління (керуючих систем) і встановлення зв'язків між ними,

3) вдосконалення системи управління.

Практичним результатом виконання організаційної функції є:

^ затвердження структури, виробництва, структури органів управління, схеми взаємозв'язків між підрозділами;

^ регламентація функцій, підфункцій, робіт і операцій, встановлення прав й обов'язків органів управління та службових осіб;

^ затвердження положень, інструкцій;

^ підбір, розстановка кадрів і формування штатів працівників у керуючій та керованій системах..

2. Делегування, відповідальність та повноваження

Повноваження об'єднують вище керівництво з нижчими рівнями працю­ючих і забезпечують можливість розподілу та координування завдань. Засобом, за допомогою якого керівництво встановлює стосунки між рівнями повноважень, є делегування. Організаційний процес неможливо зрозуміти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і відповідальності.

Делегування — це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомо­гою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам. Тому делегування — це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмежовувати відповідальність, передаючи її підлеглим. Хоча особа, на яку покладена відповідальність за вирішення певного завдання, не повинна виконувати його особисто, вона залишається відповідальною за якісне завершення роботи.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організа­ції та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний момент. В організації межі повноважень визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями, які викладаються письмово або передаються підлеглому усно. Межі повноважень розширюються у напряму більш високих рівнів управління організацією. Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Люди підкоряються наказам керівника частково тому, що це визначається як соціальне прийнятна поведінка. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого, — підтримують їх. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать законам або культурним цінностям, в крайньому разі, на тривалий термін.

Повноваження та владу частково ототожнюють. Повноваження визнача­ються як делеговане, обмежене, притаманне даній посаді право використову­вати ресурси організації. На відміну від цього, влада — це реальна здат­ність діяти або можливість впливати на ситуацію (тобто, можна мати владу, не маючи повноважень). Іншими словами, повноваження визначають, що особа, яка займає певну посаду, має право робити. Влада визначає, що вона дійсно може робити. Способи використання влади можуть позитивно або негативно вплинути на організацію.

Розрізняють два типи повноважень: лінійні та апаратні (штатні).

Лінійні повноваження — це повноваження, які передаються безпосередньо від керівника підлеглому і далі іншим підлеглим. Саме лінійні повноваження надають керівникові законну владу для спрямування своїх безпосередніх підлеглих на досягнення поставленої мети. Керівник, що володіє лінійними повноваженнями, має також право приймати певні рішення і діяти у певних питаннях без узгодження з іншими керівниками у встановлених організацією, законом або звичаєм межах.

Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Однак в багатьох ситуаціях лінійні повноваження не можуть забезпечити потреб організації. Це пояснюється кількістю та різноманітністю функцій, які виконує адміні­стративний апарат в сучасних організаціях. Враховуючи особливості цих функцій, виділяють три типи штатного апарату.