Источники информации. Методы сбора информации.

Методы сбора информации включают в себя следующее:

· опросы;

· наблюдения за деятельностью;

· анализ документов, включая записи.

Во время проведения аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. В качестве свидетельства аудита следует принимать только ту информацию, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы. Если во время сбора свидетельств группе по аудиту станут известны любые новые или измененные риски, их следует рассмотреть и принять соответствующие меры.

Определение несоответствия, определение замечания.

Несоответствие (nonconformity): Невыполнение требования.

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены относительно критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В случае, если это не может быть гарантировано, руководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для подтверждения того, что выявленные несоответствия правильно понимаются. Следует принять все возможные меры по разрешению любых разногласий во мнениях по свидетельствам и/или выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.

Замечание: Выявленное отклонение в функционировании СМК, снижающее её эффективность.

Структура и содержание протокола о несоответствии.

Стандарты ISO 9001 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки.

Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Стандартной формы для регистрации несоответствия не существует. Поэтому каждая организация разрабатывает свою форму, подходящую для нее, но к ней предъявляются особые требования:

1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита.

2. Уникальный номер.

3. Процедура / ссылка на статью.

4. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия.

5. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения.

6. Анализ корректирующих действий - поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным.

7. Возможно поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия.

Необходимо отметить:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен содержать три пункта:

a) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;

b) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;

c) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.

3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей.

4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.

Матричный анализ - это дополнительное средство, которое может помочь аудитору и руководителю аудиторской группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу. Это позволяет аудитору получить общее впечатление от системы и выделить (осветить) ее слабые или сильные места.