Проведение заключительного совещания. Цель и повестка заключительного заседания.

Заключительное (итоговое) совещание проводится в конце аудита, но может проводиться в результате обнаружения существенного несоответствия. На нем присутствуют все те, кто присутствовал на вводном совещании.

Подготовка

Перед заключительным совещанием группа встречается для:

1. Выступления каждого члена группы аудиторов со своими собственными полученными данными.

2. Совместной оценки и проверки выводов.

3. Подтверждения категории несоответствий.

4. Определение последующих действий, как результата всего обнаруженного.

5. Разработки проекта итогового отчета.

Итоговое совещание

Итоговое совещание проводится под председательством ведущего аудитора группы для согласования сроков проведения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору и утверждению итогового отчета.

В повестку совещания должно быть включено следующее:

1. Краткое заключение по объему аудита.

2. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

3. Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, которые были выявлены.

4. Сообщение каждого члена группы по его области аудита.

5. Подведение общих итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать.

6. Согласование сроков окончания корректирующих действий.

7. Объяснение, где это применимо, действий по надзору за системой.

8. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета.

Любые разногласия по выводам и/или заключениям аудита между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. В случае, если разногласия не удается разрешить, то все мнения должны быть зарегистрированы.

Если это предусмотрено целями аудита, могут быть предоставлены рекомендации по улучшению. Следует указать, что рекомендации не носят обязательного характера.

Структура и содержание итогового отчета по аудиту. Завершение аудита.

Руководитель группы по аудиту несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи по аудиту и, в соответствии с процедурами аудита, должен включать в себя или содержать ссылку на следующее:

a) цели аудита;

b) область аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;

c) идентификацию заказчика аудита;

d) идентификацию членов группы по аудиту и представителей проверяемой организации, принимавших участие в проведении аудита;

e) даты и места проведения аудита на месте;

f) критерии аудита;

g) выводы аудита;

h) заключения по результатам аудита;

i) заявление о степени соответствия критериям аудита.

Этот отчет конфиденциален.

Аудит считается завершенным, если все запланированные мероприятия аудита были выполнены или же на основании, согласованном с заказчиком аудита (например, могут быть непредвиденные ситуации, которые препятствуют тому, чтобы аудит был завершен в соответствии с разработанным планом).

Документы, относящиеся к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита и применяемыми законодательными и другими требованиями.

Если это не предусмотрено законом, группа по аудиту и лицо, ответственное за управление программой аудита, не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчета по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика аудита и, где это требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть незамедлительно об этом проинформированы.