Анализ существующей системы (As Is)

Постановка управленческого учета на предприятии начина­ется с анализа деятельности и существующей системы управлен­ческого учета. На предприятии может не быть ярко выраженной системы управленческого учета, однако обязательно существует бухгалтерская система, при анализе которой можно выявить ряд функций управленческого учета. Общим для двух систем является только набор первичных документов, из которых поступает инфор­мация.

Построение бизнес-процесса (As Is). Основой постановки систе­мы управленческого учета является производственный бизнес-про­цесс предприятия. Управленческий учет, не базирующийся на физическом бизнес-процессе деятельности предприятия, функци­онирует некорректно и не может служить базой для принятия управленческих решений.

Данный шаг зачастую игнорируется, так как специалистам ка­жется, что они досконально знают процессы собственного пред­приятия. Но даже начальники цехов, знающие досконально свой участок работ, после формализации бизнес-процесса отмечали для себя ее полезность, так как некоторые моменты были для них но­выми. Связано это с тем, что обеспечением функционирования бизнес-процессов занимается большое количество работников, каждый из которых фокусируется на своем участке работ. Форма­лизованный бизнес-процесс позволяет проектной команде полу­чить доступ к комплексному знанию многих специалистов-произ­водственников.

В ходе построения бизнес-процесса основной деятельности должны обязательно принимать участие производственники.

Следует избегать следующей ошибки: общаться со специалис­тами, не осуществляющими анализируемый процесс. Например, многие экономисты на предприятии считают, что знают процесс, так как оперируют фактическими учетными данными. При прове­дении интервью они могут грамотно рассказать о том, как осуще­ствляется деятельность на том или ином производственном участке, однако они представляют процесс в том виде, в котором он должен функционировать, а не в том, в котором он фактически осуществляется. При более детальном изучении, общении с про­изводственниками на местах, понимаешь, что многие коммуника­ции нарушены и процесс, постоянно видоизменяясь, принял опре­деленную форму, которую можно проанализировать, только опираясь на знание специалистов-производственников, непосред­ственно осуществляющих процесс.

Существует много стандартов построения бизнес-процессов, однако по опыту работы можно выделить наиболее приемлемый стандарт IDEF0.

Данный стандарт прост и интуитивно понятен даже необучен­ному человеку. Он довольно быстро изучается, но вместе с тем со­держит в себе жесткие ограничения, позволяющие «собрать во­едино» видение большого количества работников и представить в едином формате.

Прорисовка документооборота (As Is). В рамках построения сис­темы управленческого учета анализируется только документообо­рот, относящийся к учету затрат и доходов. Таковыми являются все документы первичного учета на производстве: накладные, лимит­но-заборные карты, акты, наряды и прочие документы, отражаю­щие специфику отдельных бизнесов, такие, как купажные листы для винодельческого производства, путевые листы техники для сельского хозяйства и т.д.

К анализируемому документообороту относятся также все свод­ные документы и отчеты, созданные на основании первичных дан­ных. Документами наиболее высокого уровня являются три формы финансовой отчетности, построенные на основании управленче­ских данных: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о дви­жении денежных средств.

Не нужно анализировать и включать в систему управленческого учета документооборот, связанный с договорным, кадровым уче­том, специфические документы бухгалтерского учета (журналы- ордера, бухгалтерские справки и т.д.). Система документооборота неразрывно связана с физическим бизнес-процессом деятельности компании.

Построение таблицы документооборота. Для детального изуче­ния маршрутов движения документов, участников документообо­рота и вносимой в документы информации систематизируются следующие данные: наименования всех первичных документов с указанием процесса, в результате которого был составлен доку­мент, назначение документа, составитель, количество экземпля­ров, от кого и кому передается документ и в какие сроки, а также какая информация и кем вносится в данный документ. Информа­цию лучше всего представлять в табличном виде, где по строкам указаны документы, а по столбцам представлены указанные харак­теристики.

Многие документы имеют нескольких участников документо­оборота: составителем документа может быть один работник, вно­сить информацию могут другие работники, а утверждать — руко­водитель. Все эти аспекты должны быть отражены при построении документооборота.

Анализработы с первичными документами. На следующем этапе анализируются бланки первичного учета. Основной задачей явля­ется определение методики заполнения документа, расчетов, осу­ществляемых с данными, содержащимися в документе, сценариев заполнения документов. Обрабатывается каждый первичный до­кумент, содержащийся в таблице документооборота.

Следует особое внимание уделить специфическим документам, присущим каждому отдельному бизнесу. Специфические докумен­ты зачастую имеют особенности, о которых необходимо знать для разработки корректной системы учета.

Изучение методики расчета затрат и внутренней отчетности (As Is). Изучение методики расчета затрат базируется на анализе бухгалтерских (или управленческих) проводок, отвечающих за рас­пределение затрат между местами возникновения затрат и расчет себестоимости отдельных видов продукции.

Конечно, идеальным является случай, когда методика расчета затрат содержится в утвержденном положении об учетной полити­ке предприятия, однако на подавляющем большинстве предпри­ятий эти сведения являются не формализованными и требуют вы­яснения посредством интервьюирования бухгалтеров.

Основными необходимыми сведениями являются данные о структуре мест возникновения затрат (МВЗ), а также полный пе­речень объектов калькулирования, в качестве которых выступает как готовая продукция, так и все полуфабрикаты, для которых рас­считывается производственная себестоимость.

Анализируется существующая на предприятии методика распре­деления затрат вспомогательных цехов, а также базовые показатели перераспределения накладных затрат основных подразделений по видам продукции. В конечном счете определяется порядок форми­рования фактической себестоимости единицы продукции.

В рамках изучения внутренней отчетности анализируются су­ществующие отчеты, предоставляемые специалистам предприятия. При анализе указываются данные, содержащиеся в отчете, перио­дичность составления отчета и кому передается отчет.

При изучении системы отчетов анализируются содержащаяся в отчетах информация и потребители данной информации.