Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
РЕКВІЗИТ – елемент документа.
|
|
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документа.
Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка;
змінні – фіксують на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа мусить мати свій формуляр зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш папера з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
3. НАПИСАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ: ОСНОВНІ ВИМОГИ Й ПРАВИЛА
Оформляючи документ, слід пам’ятати, що його автор (установа, підприємство, особа) є юридичною особою. Тому форми вираження їхніх інтересів мають відповідати нормам адміністративного права.
Основні вимоги до складеного документа:
– достовірність і об’єктивність змісту;
– логічність формулювання думки;
– послідовність у викладі і переконливість доказів;
– повнота інформації;
– чіткість, стислість;
– нейтральність тону викладу.
Текст – головна частина документа. Він складається із:
– вступу, де адресант вказує на привід, що призвів до укладення документа;
– доказу, де викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що інколи супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);
– закінчення, яке може бути активним (називає, вказує на дію, яку має виконати адресат) чи пасивним (інформує адресата про якийсь факт, певну дію), формулюється мета, заради якої складено документ.
Крім параграфів, пунктів, у тексті виділяються абзаци, кожен із яких має розпочинати нову думку або мікротему. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення, оскільки це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох-п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: коротші – на початку і в кінці абзацу, а довгі – в середині. Найзручнішими для сприйняття є речення із 3, 5, 7 і 9 слів.
Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.
Під час оформлення документа слід дотримуватися таких основних правил:
1. Усі реквізити документа є обов’язковими. Виправлення, перекреслення, користування корекційним олівцем не дозволяється.
2. Назву документа писати з нового рядка, крапку не ставити.
3. Дату після документів проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах – зліва вгорі, на штампі, або після назви документа. Далі, внизу, у цьому ж рядку, де дата, ставлять свій підпис (розпис), ще далі, в дужках – Ініціали й прізвище адресанта.
4. Не допускаються переноси у назвах документів та прізвищах.
5. Скорочення окремих слів мають бути загальноприйнятими, н-д: с. (село, сторінка), ст. (стаття, століття), рр. (роки), хв. (хвилини), см (сантиметри).
6. Використовувати стійкі трафаретні словосполучення: у зв’язку, згідно з рішенням, відповідно до постанови, з метою організації тощо.
7. Використовувати прості речення, якщо ж вони ускладнені або складні, то дотримуватися пунктуаційних норм. Порядок слів повинен бути прямим: підмет – перед присудком, означення – перед означуваними словами. Складнопідрядні речення надають переконливості проханню, пом’якшують враження від відмови. Деякі підрядні частини слід замінювати дієприслівниковим або дієприкметниковим зворотами (зважаючи на вищевикладені факти, врахувавши усі пропозиції).
8. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлювання (на нашу думку, на жаль, по-перше, отже, до речі).
9. Не прийнято використовувати особові займенники замість іменників (вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).
10. Уникати емоційних виразів, що виявляють суб’єктивне ставлення до викладених фактів.
11. Кругла печатка під документом частково займає підпис керівника.
12. Документ повинен бути оформлений грамотно.