Сценарий занятия

1. Рассмотрение понятия эффективного использования рабочего времени и факторов, влияющих на него, ответы на вопросы преподавателя.

2. Проведение деловой игры «Рабочий день менеджера».

3. Тестирование (приложение 9).

4. Выполнение индивидуального контрольного задания.

5. Подведение итогов занятия.

Информационное обеспечение занятия

1. Вопросы для обсуждения.

2. Последовательность проведения деловой игры «Рабочий день менеджера».

3. Вопросы для индивидуального контрольного задания.

4. Материалы по теме занятия (приложения 4–9).

Вопросы для обсуждения

1. Что представляет собой эффективная организация рабочего времени?

2. Какие факторы влияют на эффективность использования рабочего времени?

3. Какие методы и инструменты планирования времени менеджера Вы знаете? Дайте им характеристику.

4. Что может помешать менеджеру эффективно использовать рабочее время?

5. Какие приемы эффективного использования времени Вы знаете?

6. Какие приемы Вы применяете для эффективного использования своего времени?

Последовательность проведения деловой игры «Рабочий день менеджера»

1. Предварительно для проведения игры необходимо подготовить: рабочее место менеджера (например, письменный прибор, телефон, калькулятор, индивидуальное задание и деловые бумаги и т.д.); рабочее место секретаря (например, папка с деловыми бумагами, телефон, поднос, чайный сервиз и т.д.); папку с деловыми бумагами для подчиненного менеджера (например: квартальный отчет, сведения о поставщиках и т.д.); информацию для представителя поставщика с указанием предмета и условий договора (выбор произволен); часы для наблюдателей; идентификаторы участников игры; таблицы наблюдений (по количеству наблюдателей), аналитические таблицы (по количеству студентов в группе).

2. Преподаватель знакомит участников игры со спецификой фирмы, распределяет и объясняет роли каждого участника игры (приложение 6). Студента, играющего роль Менеджера, удаляют из аудитории. Преподаватель объясняет Менеджеру его задачи.

3. Преподаватель конкретизирует содержание ролей участникам игры и знакомит их со сценарием, затем объясняет наблюдателям их функции и объясняет правила ведения хронометража и заполнения таблиц наблюдения. Участники игры прикрепляют таблички-идентификаторы. Студент, играющий роль Менеджера приглашается в аудиторию.

4. По команде преподавателя игра начинается. Фиксируются моменты начала и окончания игры, начала и окончания каждого вида деятельности в таблице «Учет временных затрат менеджера» (табл.8).

5. По окончании деловой игры проводится анализ использования рабочего времени Менеджера. Обобщив результаты хронометража, проводимого наблюдателями, студенты классифицируют затраты времени менеджера и заполняют таблицы «Эффективное время работы менеджера» и «Дневные потери рабочего времени» (табл. 9 и 10).

6. Студенты анализируют итоги таблиц, на основе чего рассчитывают и представляют графически структуру использования рабочего времени менеджера. Пример представлен на рисунке 4.

7. Используя данные таблицы «Дневные потери рабочего времени», студенты проводят анализ дневных потерь, выявляют «поглотители» времени и определяют меры по их устранению, заполняют таблицу «Анализ дневных потерь рабочего времени» (табл. 11).

8. Преподаватель и студенты обсуждают итоги игры.

9. Студенты отвечают на вопросы теста «Потери времени» (приложение 9).

Таблица 8 – Учет временных затрат менеджера

Таблица 9 – Эффективное время работы менеджера

Таблица 10 – Дневные потери рабочего времени

Таблица 11 – Анализ дневных потерь рабочего времени

Рис. 4. Структура использования рабочего времени менеджера

Вопросы для индивидуального контрольного задания

1. Какие выделяют группы факторов, снижающих эффективность использования рабочего времени?

2. Приведите примеры причин потерь рабочего времени, зависящих от личности менеджера.

3. Приведите примеры причин потерь рабочего времени, не зависящих от личности менеджера.

4. Назовите несколько рекомендаций по эффективной организации рабочего времени.

5. Назовите известные Вам методы планирования рабочего времени.

6. Как можно применить принцип Парето для планирования рабочего времени?

7. Раскройте сущность принципа Эйзенхауэра.

8. В чем заключается метод АВС-планирования?

9. Объясните, как, используя график Ганта, можно эффективно организовать выполнение плана.

Приложение 4

«Поглотители» времени [4]

Приложение 5

Рекомендации по организации времени менеджера [13]

1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности.

2. Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела.

3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на 1 час (для написания

4.

5. важного документа, подготовке к совещанию и т.п.).

6. Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент только одним делом.

7. Как можно больше дел передавайте другим (делегируйте полномочия).

8. Оптимизируйте систему контроля.

9. Не умножайте количество бумаг на столе.

10. Рационализируйте чтение.

11. Экономьте время на совещаниях.

12. Используйте эффект семи «мелочей»:

· используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди;

· всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей;

· не тратьте время на сетования по поводу неудач;

· анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных;

· не считайте, что методы и приемы Вашей работы – самые лучшие;

· решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.

Приложение 6

Материалы для проведения деловой игры «Рабочий день менеджера»