Участники деловой игры и их роли

Начальник отдела сбыта. Выполняет определенный объем работы в ходе игры, по возможности не отвлекаясь на посторонние разговоры, посетителей, телефонные звонки и т.д. В течение рабочего дня он принимает оперативные управленческие решения, выполняет возложенные на него обязанности в соответствии с занимаемой должностью. В течение рабочего дня у менеджера заранее запланирована встреча с представителем фирмы-поставщика. Целью переговоров является заключение договора поставки мяса на взаимовыгодных условиях. В переговорах принимает участие подчиненный-работник отдела. В ходе игры менеджер может делегировать выполнение отдельных задач подчиненному и секретарю.

Генеральный директор фирмы. В процессе игры требует по телефону от начальника отдела сбыта представить в кратчайшие сроки отчетные документы. Например, квартальный отчет для подготовки доклада на встречу с учредителями, информацию о конкретном поставщике.

Сотрудник отдела сбыта. Докладывает начальнику о состоянии текущей работы. К своим обязанностям относится безответственно, к докладу не готов, рабочие документы находятся в беспорядке.

Секретарь начальника отдела сбыта. Сообщает ему обо всех телефонных звонках, посетителях, выполняет его поручения, предлагает посетителям кофе. В конце рабочего дня отпрашивается у начальника по «личному делу» и далее не участвует в игре. Несколько навязчива, иногда отвлекает начальника от работы.

Коллега (сотрудник другого отдела). В рабочее время отвлекает начальника отдела сбыта разговорами на посторонние темы (о спорте, о политике, отдыхе и т.д.), делится с ним личными проблемами, мешает выполнению работы.

Представитель фирмы-поставщика. Опаздывает на заранее запланированную встречу, долго извиняется и оправдывается, ведет переговоры с начальником, детально обсуждая условия поставки. В ходе игры может отвлекать менеджера разговорами на посторонние темы.

Клиент (представитель фирмы-потребителя). Приходит на прием к начальнику без предварительной договоренности с целью предъявить претензии к качеству продукции, поставленной его фирме несколько дней назад. Пытается получить денежную компенсацию, вернуть продукцию. Настойчив, безапелляционен.

Жена отвлекает начальника отдела сбыта от работы телефонными разговорами на бытовые темы (покупки, здоровье детей и т.д.), Взбалмошна, импульсивна, обидчива, навязчива.

Наблюдатели. Осуществляют хронометраж рабочего дня начальника отдела сбыта, заполняют таблицу учета временных затрат.

3. Распорядок рабочего дня Менеджера:

1. Менеджер (начальник отдела сбыта) на рабочем месте занят текущей работой.

2. Звонок генерального директора.

3. Секретарь соединяет по телефону начальника с генеральным директором.

4. Беседа начальника по телефону.

5. Секретарь сообщает о прибытии поставщика на запланированную встречу.

6. Переговоры с поставщиком.

7. Звонок жены.

8. Разговор с женой по телефону.

9. После переговоров начальник вызывает к себе подчиненного через секретаря.

10. Звонок жены.

11. Разговор с женой по телефону.

12. Беседа с подчиненным. Начальник выслушивает его неподготовленный доклад.

13. Секретарь докладывает о незапланированном визите клиента.

14. Переговоры с клиентом.

15. Звонок жены.

16. Разговор с женой по телефону.

17. К начальнику приходит коллега по работе.

18. Секретарь отпрашивается и уходит по личным делам.

19. Ошибочный звонок.

20. Разговор по телефону с посторонним лицом.

21. Звонок генерального директора.

22. Разговор с генеральным директором по телефону [5].

Приложение 7

Десять правил делового разговора [13]

Эти правила позволяют достичь преимущества над партнером, создать подходящую обстановку для общения и в целом проводить деловые обсуждения более продуктивно.

1. Сформулируйте конкретные цели.

2. Составьте план.

3. Выберите время: а) удобное и вам, и вашему собеседнику; б) достаточное для разговора.

4. Выберите подходящее место.

5. Задачи первой части разговора: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия.

6. Подчините свою тактику целям. Оперируйте «открытыми» и «закрытыми» вопросами.

7. Старайтесь, чтобы говорил, в основном, ваш собеседник.

8. Будьте на высоте положения (если критикуете, то делайте это по правилам).

9. Фиксируйте полученную информацию.

10. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели. Используйте 6 способов прекратить беседу, не обидев собеседника [12].

Приложение 8

Шесть способов прекратить разговор, не обидев собеседника [13]

1. Поблагодарите (за содержательную беседу, за информацию, за откровенность, за то, что нашел время зайти и т.п.).

2. Кратко объясните, как собираетесь поступить, и покажите, что приступаете к этому немедленно.

3. Предложите собеседнику срочно сделать что-то, объяснив, почему это лучше сделать безотлагательно.

4. Встаньте, пожмите руку, попрощайтесь.

5. Проводите посетителя до двери.

6. Приведите в действие «соглашение о спасении» (выручить по условному сигналу) с коллегой по работе.

Приложение 9

Тест «Потери времени» [4]

Потери времени относительно постановки задач:

1. Обозреваете ли вы систематически все задачи, которые появляются в поле вашей деятельности?

2. Я в достаточной мере осознаю связь моей работы с работой всей компании в целом.

3. У меня слишком много разнообразных задач.

4. Я слишком занят большим количеством разнообразных проблем.

5. Я управляю своими подчиненными посредством постановки конкретных задач (управление, ориентированное на задачу).

6. Я развиваюсь развивая новые идеи, расширяя свои знания и улучшая навыки.

Потери времени на этапе планирования:

7. Я рассчитываю время (в процентном соотношении) необходимое для выполнения предстоящих дел.

8. Я всегда готов к возможным трудностям.

9. Я оставляю в резерве некоторое количество времени на случай непредвиденных проблем, кризисных ситуаций.

10. Адекватно ли я оцениваю возможные трудности в работе?

11. Записываю ли я в дневник задачи, дела и требуемое время?

Потери времени в процессе принятия решений:

12. Прежде чем начать какую-либо деятельность, я оценивая ее. (стоит ли тратить время?)

13. Я устанавливаю приоритеты согласно важности дел.

14. Для каждого дела, согласно их важности и срочности, я специально выделяю время.

15. Я трачу слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей и собрания, которые те так уж и важны.

16. Я уделяю слишком много внимания небольшим делам и деталям.

17. Я выделяю слишком много времени рутинной работе.

18. Занимаясь чем-либо я слишком сосредоточен на деталях, при этом держа в голове более важные дела.

19. В перерывах между различными делами я очень много говорю о личных вещах.

Потери времени из-за плохой организации работы:

20. Я работаю слишком долго над каждой проблемой и поэтому становлюсь менее эффективен.

21. Я предрасположен к тому, чтобы делать все самому.

22. У меня есть коллеги или ассистенты, которым я могу делегировать некоторые задачи.

23. Мой стол перегружен бумагами.

24. Чтобы облегчить свою работу я пользуюсь современными средствами: автодозвоном, стандартными формами и т.д.

25. Я заинтересован в систематическом облегчении процесса моей работы.

26. Я все время сталкиваюсь с одними и теми же проблемами.

Потери времени в начале дня:

27. Я планирую следующий день накануне вечером.

28. Прежде, чем начать работать, я болтаю с коллегами и секретарем.

29. Сначала я делаю свои личные дела.

30. В начале дня я читаю газеты.

31. Каждый день мне требуется время, чтобы собраться и начать работать.

32. Я начинаю любую деятельность спонтанно, без продумывания.

33. Занимаясь важными делами, я часто неоправданно растягиваю время. Над трудными задачами я работаю в середине или в конце дня.

34. Я затягиваю начатую деятельность.

Потери времени в процессе обработки информации:

35. Я выбираю, с каких материалов мне начать, принимая во внимание их степень важности.

36. Сначала я бегло просматриваю бумаги, чтобы ухватить главные мысли, а уже потом читаю их полностью, чтобы узнать важные детали.

37. Я заканчиваю телефонный разговор или встречу, если их любое продолжение было бы бесполезным.

38. Я проверяю свои задачи и задачи другие, чтобы избежать потерь времени и энергии.

39. Я стараюсь не делать записи, которые могут оказаться полезными только случайно.

40. Для рутинной работы я использую стандартные формы.

Если Вы ответили «нет» на вопросы 3, 4, 15-17, 19, 20, 21, 23, 26, 28-34, а на остальные вопросы «да», то Вы умеете планировать свое время и эффективно его используете.