И управления проектными работами

Далее следует определить характеристики следующих компонентов проекта:

• размерность проектов (по бюджету и времени) и детальность планирования;

• примерное количество задач в одном проекте;

• организационная структура управления и отчетность;

• количество одновременно реализуемых проектов и взаимозависимость между ними;

• количество видов ресурсов, которые будут задействованы в одном проекте;

• правила разделения ресурсов между проектами.

Кроме того, на выбор пакета программ могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).

Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта (стратегический уровень).

Для пользователей, применяющих пакеты управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата (операционный уровень).

В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.

Анализ требований пользователей целесообразно завершить формированием некоторого идеального образа (информационной модели) программного продукта. В частности, для специалистов стратегического уровня проектного управления эта информационная модель могла бы выглядеть следующим образом:

1. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик, в том числе:

1.1. Средства описания и типы планирования работ:

• выполнить работу «как можно раньше»;

• выполнить работу «как можно позже»;

• работы с фиксированной датой начала-окончания;

• возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов;

• вычисляемые резервы времени (полный, свободный) и т.д.

1.2. Средства установки логических связей между задачами.

1.3. Многоуровневое представление проекта.

1.4. Поддержка календаря проекта, поддержка календарей ресурсов.

2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат по отдельным работам над проектом, в том числе:

2.1. Ведение списка наличных ресурсов, возможность задания ожидаемого и максимально возможного объема ресурса.

2.2. Поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования.

2.3. Расчет требуемых объемов ресурсов.

2.4. Ресурсное планирование (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, автоматическое/командное выравнивание профилей загрузки ресурсов с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, с учетом приоритетов задач).

3. Средства контроля хода выполнения проекта, в том числе:

3.1. Средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация расписания фактического выполнения проекта, средства вывода фактических показателей состояния задач (процент завершения и др.).

3.2. Средства контроля фактического использования ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы).

4. Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту, в том числе:

4.1. Диаграмма Гантта (совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию).

4.2. Сетевая диаграмма.

4.3. Средства создания необходимых для планирования отчетов (отчет по состоянию расписания выполнения, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, отчет по стоимости).

Информационная модель может быть дополнена количественными показателями, характеризующими программный продукт, включая приемлемую для предприятия полную стоимость владения и нормативные значения показателей экономической эффективности, а также процесс его внедрения (период освоения и др.).

При анализе рынка программных продуктов необходимо иметь в виду, что некоторые инструментальные средства имеют универсальный характер и реализуют метод СПУ наряду решением других функциональных задач, которые, к тому же, могут рассматриваться пользователем как более значимые применительно к конкретной ситуации. В частности, для укрупненного описания и анализа проекта на предынвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценку основных экономических показателей проекта в целом и определить эффективность капиталовложений. Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на российском рынке в качестве инструментального средства бизнес-планирования программа Project Expert российской фирмы PRO-INVEST-Consulting.

Для описания плана инвестиций в Project Expert используются общепринятые подходы к сетевому планированию, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы диаграмма Гантта и PERT-диаграмма (см. раздел 3 настоящего учебного пособия).

Если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в разработке детализированного сетевого плана и контроле хода реализации проекта, то необходимо переходить к использованию специализированного ПО управления проектами, в частности, рассмотренного выше в разделе 2.2.2 настоящего учебного пособия.

Выбор программного обеспечения производится на основе сравнения идеального образа (информационной модели) требуемого программного продукта и характеристик программных продуктов, имеющихся на рынке.

При наличии финансовых ресурсов рекомендуется проводить апробацию программных продуктов с использованием их демонстрационных версий. Некоторые поставщики программных продуктов предоставляют демонстрационные версии потенциальным покупателям бесплатно.

ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Общие положения

Процесс управления проектами значительно облегчается, если проектное управление осуществляется на основе информационно-логической (инфологической) модели, отражающей план разработки, в котором фиксируется весь ход проектных работ, реализуемых для достижения конечной цели при заданных условиях [7]. Составленная модель должна быть адекватна моделируемой системе. Инфологическая модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, модифицируется в процессе выполнения проектных работ. Реализация этой модели в АЭИС осуществляется в системе календарно-ресурсного и бюджетного управления проектами (см. выше рис. 6).

Существует несколько способов формализованного представления (моделирования) выполняемого комплекса проектных работ, применяемых для целей планирования этих работ и управления ими. Широкое распространение при построении моделей управления комплексом взаимосвязанных работ получили методы, обеспечивающие графическую интерпретацию плана разработки и процесса его выполнения (графические методы). Их можно рассматривать в качестве наиболее универсальных. Основными графическими методами являются метод построения временных (линейных) диаграмм, известных также под названием графика Гантта, и метод сетевого планирования и управления (СПУ).

Главное различие между указанными методами заключается в возможности отображения связей между различными работами проекта. Считается, что временная (линейная) диаграмма удобна для отображения простых связей при небольшом количестве работ, а сетевая модель в большей степени пригодна для отображения сложных связей большого количества работ.

Эволюция временных (линейных) диаграмм и СПУ, обусловленная в значительной степени применением вычислительной техники, привела к интеграции этих двух методов проектного управления, в результате чего графическую интерпретацию формируемой модели реализации проектных работ можно одновременно представлять и в форме диаграммы Гантта, и в форме сетевого графика процесса разработки.