Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Документація та діловодство.
|
|
Для побудови ефективної комунікаційної мережі обов’язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу та праці.
Інформація - основа процесу управління.
Інформація – основа комунікацій. Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспеки явища, події, виробничо-господарської діяльності.
Без неї неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконання. Якщо вважати оптимальне, нестандартне управлінське рішення кінцевим результатом діяльності менеджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні її можна визначити як предмет праці менеджера.
Інформацію класифікують за різними ознаками, а один з варіантів класифікації поданий на рис.3.1
.
| Цифрова |
| Буквенна |
| Кодова |
| Візуальна |
| Зовнішня |
| -Вхідна |
| -Вихідна |
| Внутрішня |
| Первинна |
| Вторинна (похідна) |
| За часом використання |
| За змістом |
| За роллю в процесі використання |
| За формою передачі |
| За джерелами виникнення |
| За рівнем обробки |
| ІНФОРМАЦІЯ |
| Планова |
| Звітна |
| Контрольна |
| Постійна, змінна |
| Прогнозна, нормативна, оперативна (поточна) |
| Статистична |
| Бухгалтерська |
| Кадрова тощо |
Рис. 3.1 Класифікація інформації, що використовується в управлінні
Згідно з Законом України " Про інформацію" під інформацією розуміють документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. Стосовно будь-якої організації (фірми, підприємства) під інформацією можна розуміти сукупність повідомлень, які характеризують конкретний стан явищ, подій, виробничо-господарської чи іншої діяльності.
Джерелами інформації є передбачені або встановлені законодавством носії інформації: документи та інші носії, що є матеріальними об’єктами, які зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.
Документ - засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності. Відповідно до згаданого Закону України, документи поділяють на первинні та вторинні.60
Первинний документ містить в собі вихідну інформацію.
Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
Діяльність, пов’язану із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління, називають діловодством. На підприємствах застосовують три системи діловодства:
• централізовану (всі операції, пов’язані з документацією, зосереджуються в єдиному підрозділі: у секретаря директора, в канцелярії);
• децентралізовану (операції, пов’язані з документацією, зосереджуються в окремих структурних підрозділах підприємства);
• змішану (найпоширеніша, в основному, на великих і середніх підприємствах).
Документообігом називається рух документів між ланками управління з моменту їх отримання або створення до виконання або відсилання. Документообіг складається із сукупності різноспрямова-них документальних потоків. Під терміном " документопотік" розуміють спрямований рух документів між структурними підрозділами.
Цілком зрозуміло, що якість, своєчасність, обґрунтованість управлінських рішень значно залежить від ефективності документообігу та раціональної організації діловодства.