Забезпечення ефективних комунікацій.

У спрощеній формі комунікації відбуваються за такою схемою: ХТОСЬ здійснює ЩОСЬ у напрямі КОГОСЬ із ПЕВНИМ ФЕКТОМ. Ефективність будь-яких комунікацій залежить від кількох елементів, зокрема:

• того, хто спілкується, або від джерела;

• суті повідомлення, або повідомлення;

• того, хто отримує, або аудиторії;

• як передається повідомлення, або каналів і засобів комунікацій.

Джерело. Арістотель вказував, що для успішного спілкування людина повинна володіти здоровим глуздом, справжнім бажанням та істинними моральними якостями. Протягом тривалого часу більшість досліджень у даній сфері була сконцентрована на елементах правди­вості, достовірності інформації. Згодом дослідники дійшли висновку, що ефективність того, хто спілкується, залежить від:

• правдивості (достовірності);

• динамізму;

• соціалізації;

• авторитарних рис;

• надійності;

• особистої привабливості.

Окремі дослідження свідчать про залежність ефективності ко­мунікацій від соціального статусу, віку відправника інформації, зов­нішнього вигляду, манери спілкування тощо.

Повідомлення. При виборі шляхів ефективних комунікацій відправник інформації стикається з рядом проблем:

• порядком викладу аргументів: найсильніший аргумент буде ос­таннім (кульмінація) чи першим (антикульмінація)?;

• першочерговістю (у двобічному висуненні аргументів Ви будете першим чи останнім?);

• однобічністю чи двобічністю (Ви будете захищати лише свою власну позицію чи прислухатиметеся до Вашого опонента і будете спро­стовувати його аргументи?);

• спрощеним чи ускладненим викладом висновків (Ви будете нав’я­зувати висновки співрозмовникові чи дасьте можливість зробити співрозмовникові їх самостійно?);

• особистими якостями (який спосіб - логічний чи емоційний - Ви оберете, чи будете вдаватися до залякування аудиторії тощо).

Аудиторія. Ефективність спілкування суттєво залежить від ау­диторії. До чинників ефективності належать:

• рівень підготовленості, здатність зрозуміти повідомлення;

• якості особистості (передусім самоповага, догматизм, авторитаризм);

• загальномотиваційні риси (побоювання і ускладнення тощо).

Канали комунікацій. Ефективність будь-якого спілкування за­лежить від того, як воно здійснюється, через який канал. Канадський вчений Маршал МакЛюен вказував, що " засіб є повідомлення". Най­частіше дослідники зосереджують увагу на мові, яка є вищою формою спілкування. Вербальний (словесний) компонент будь-якого людсько­го повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести того, хто надсилає повідомлення, і того, хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

Теорія і практика менеджменту виробила багато методів, які можуть бути використані для поліпшення системи комунікацій в ор­ганізації. Серед них виділяють дві групи: вдосконалення міжособових комунікацій і вдосконалення організаційних комунікацій.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі:

1. Розуміння потреб і настроїв підлеглих. Про стан людини та її бажання можна судити по тому, як вона ходить, дивиться або жестикулює. Менеджер повинен розпізнавати ці сигнали та відповідно їх інтерпретувати. Дозволяючи підлеглому вільно висловитися, ме­неджер забезпечує себе направленим знизу вгору потоком більш точ­ної інформації.

2. Вдосконалення персональних стосунків. Е.Шейн, спеціа­ліст з психології праці, акцентує увагу на дев’яти позиціях, необхідних для створення цих взаємин: необхідність самоаналізу (самооцінка на основі інформації зворотного зв’язку); здатність розпізнавати та аналізувати цінності інших людей; розвиток у собі культурної та етич­ної толерантності; активність у вирішенні проблем; гнучкість; вміння вести переговори та долати перешкоди; тактовність у стосунках з людьми; вміння відновлювати стосунки; толерантність.

3. Використання зрозумілої мови та повторів. Незрозуміла термінологія, складні слова можуть вражати підлеглих, залишатися мало зрозумілими. Навпаки, використання зрозумілих слів та еле­ментів повтору підвищує ефективність комунікацій (повідомлення по­винно пристосовуватися до рівня аудиторії).

4. Правильний вибір засобів комунікацій. Кожний засіб ко­мунікацій має свої переваги, але він буває ефективним лише за від­повідних обставин (наприклад, особисті листи використовуються для вираження вдячності, пам’ятні записки - для розповсюдження інформації серед великої кількості працівників).

5. Забезпечення довіри у підлеглих. Кожен ефективно працю­ючий менеджер завойовує довіру у підлеглих і прагне її утримувати. Одним з критеріїв ефективності управління є рівень довіри підлеглих до свого керівництва.

6. Розвиток вміння слухати. У попередніх питаннях під­креслювалося, скільки часу менеджер витрачає на комунікації, в тому числі і на отримання усної інформації від підлеглих, рівних за рангом та від керівників.

7. Забезпечення активності слухача. Відповідності до теоре­тичних посилань, виділяються такі групи слухачів: керуючі, оцінюючі, вивчаючі, згладжуючі, активні. Остання група слухачів створює мож­ливість висвітлити суть проблеми на основі зворотного зв’язку та підтримки з боку отримувача інформації.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом ре­алізації таких кроків:

1. Об’єктивна оцінка трудомісткості кожної управлінської функції. Постійна увага до виявлення реальної трудомісткості управлінських функцій, вилучення зайвих видів робіт, усунення дуб­лювання у роботі споріднених підрозділів створює умови для опти­мального розподілу праці та спеціалізації управлінської діяльності.

2. Вдосконалення інформаційних потоків і діловодства. Ефектив­но працюючі менеджери розуміють, що рівень обґрунтованості, опе­ративності управлінських рішень залежить від досконалості доку­ментообігу, раціональної організації справочинства.

3. Перегляд організаційної структури управління організацією. Одна з вимог до організаційної структури управління - забезпечити реалізацію стратегічних планів організації. Саме під цим кутом зору спід розглядати процес вдосконалення організаційної структури. Чим простіше та чіткіше побудована структура управління, тим легше персоналові брати участь у реалізації мети фірми.

4. Застосування сучасних інформаційних технологій. Використан­ня персональних комп’ютерів, телетайпів, електронної пошти, інших сучасних інформаційних засобів суттєво впливає на процес формування ефективної комунікаційної мережі.