Сортировка и подведение итогов

Microsoft Excel может автоматически вычислять общие и промежуточные итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога (рис.68).

Рисунок 68. Список продаж спортивного инвентаря

Допустим, нам надо посчитать итоги по продажам спортивного инвентаря на основании данных в таблице на рис. 68.

Для создания итоговых таблиц необходимо:

· Убедится, что данные для подсчета итогов представлены в формате списка (первая строка каждого столбца содержит заголовок, остальные строки — однотипные данные, пустые строки или столбцы в списке отсутствуют).

· Указать ячейку в столбце для итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать ячейку в столбце B (Спорт).

· Нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на вкладке Данные, в группе Сортировка и Фильтр.

· Выбрать на вкладке Данные, в группе Структура, команду .

· В появившемся окне Промежуточные итоги(рис. 69) в полеПри каждом изменении в выбрать столбец для подсчета итогов. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец «Спорт».

· В поле Операция выбрать функцию для вычисления итогов.Примерами функций могут служить функции СУММ, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ.

· В полеДобавлять итоги по выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги. В приведенном выше примере нужно выбрать столбец «Продажи».

· Чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, установить флажок Конец страницы между группами.

· Чтобы итого отображались над строками данных, а не под ними, снять флажок Итоги под данными.

· Нажать кнопку OK.

ПРИМЕЧАНИЕ. Команду Итоги можно использовать снова, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций. Чтобы предотвратить замену имеющихся итогов, снять флажокЗаменить текущие итоги.

· В результате получим таблицу, изображенную на рис. 70с итоговыми графами. Кроме того, в левой части таблицы получаем специальную структуру.

Рисунок

Данная структура позволяет показывать и скрывать строки дополнительных сведений о месячном объеме продаж. Для отображения только промежуточных и общих итогов нажимайте кнопки слева от номеров строк. Кнопки и позволяют показать или скрыть строки данных для итогов.

При нажатии на кнопки можно получить структуру разных уровней (рис. 71).

Рисунок 71. Таблица с промежуточными итогами