Создание электронной таблицы

Перед созданием электронной таблицы необходимо четко представлять, какие данные нужны, как расположить эти данные, какие данные должны быть исходными, какие - результатными. При необходимости можно набросать будущую электронную таблицу на листе бумаги.

Допустим, надо создать таблицу-ведомость по расчету заработной платы. Ее внешний вид представлен на рис. 5.

Рис. 5. Внешний вид таблицы-ведомости выдачи заработной платы.

Исходными данными в таблице будут Фамилия и Начислено. Результатными – Подоходный налог (составляет 13 % от начисленного) и К выдаче (разность между Начислено и Подоходный налог). Результатные данные должны вычисляться по формуле.

Сначала надо ввести заголовки столбцов. Делается это просто – установить курсор на нужную ячейку и ввести название. Например, установить курсор на ячейку А1, набрать название столбца № п/п и нажать клавишу Тав. Курсор автоматически перейдет в ячейку В1. Далее следует набрать название столбца Фамилия и снова нажать клавишу Тав. И так далее.

После набора очередного названия столбца можно нажать и клавишу Enter, но тогда курсор перейдет на ячейку, которая находится в следующей строке, что в данном случае не совсем удобно.

После ввода названия столбцов можно приступить к вводу исходных данных. Оставим пока столбец № п/п (речь о нем пойдет позже) и рассмотрим порядок заполнения столбца Фамилия. Установив курсор в ячейку В2, надо набрать Иванов и нажать и клавишу Enter. Курсор автоматически перейдет в ячейку В3, в которой следует набрать очередную фамилию (Алехин) и вновь нажать клавишу Enter. И так далее. Таким же образом следует заполнить исходными данными столбец Начислено.

Теперь о столбце № п/п. Егоможно заполнить таким же образом – в ячейку А2 ввести цифру 1, в ячейку А3 ввести цифру 2 и т.д. Выполнение этой рутинной работы можно " поручить" табличному процессору. После ввода в ячейку А2 числа 1 надо установить указатель мыши на нижний правый угол этой ячейки и добиться, чтобы он принял форму черного крестика (+). Затем, удерживая нажатой правую клавишу мыши, распространить зону выделения на те ячейки, в которых должна быть нумерация (в рассматриваемом случае до ячейки А6 включительно), и отпустить клавишу. На экране появится контекстное меню (см. рис. 6), в котором следует выполнить команду Заполнить. Выделенные ячейки будут заполнены цифрами 2, 3, 4, 5, 6.

Рис. 6. Контекстное меню при заполнении ячеек

Далее следует ввести формулы. Сначала в столбец Подоходный налог. Подоходный налог составляет 13 % от начисленного заработка. Следовательно, для Иванова содержимое ячейки С2 нужно умножить на 13 и разделить на 100. Установив курсор на ячейку D2, необходимо набрать формулу =С2*13/100 и нажать клавишу Enter. Для Алехина формула в ячейке D3 будет практически такая же с той лишь разницей, что в ней должна быть указана уже не ссылка (ячейка) С2, а ссылка (ячейка) С3 т.е. =С3*13/100. Эту формулу нужно ввести в ячейку D3, затем в ячейку D4, D5 и т.д.

Теперь надо заполнить формулами столбец К выдаче, в котором должна находиться разность между тем, что начислено и подоходным налогом. Следовательно, для Иванова необходимо из содержимого ячейки С2 вычесть содержимое ячейки D2. Установив курсор на ячейку Е2, необходимо набрать формулу =С2 - D2 и нажать клавишу Enter. Для Алехина формула в ячейке Е3 должна быть такой =С3 – D3. Затем формулы надо ввести в ячейки Е4, Е5 и т.д., изменяя при этом соответствующим образом адреса ссылок (ячеек).

Электронная таблица готова. Теперь целесообразно ее сохранить (делается это так же, как и в текстовом процессоре Word), а потом, изменяя исходные данные, можно оперативно получать результаты в наглядном и удобном виде.