Импорт внешних данных

При работе с электронными таблицами может возникнуть необходимость в использовании данных, которые были созданы не в табличном процессоре, а в другой прикладной системе. Табличный процессор позволяет импортировать такие данные на пустой лист книги. В дальнейшем эти данные можно либо скопировать на требуемый лист, либо произвести их обработку на этом же листе.

Допустим, необходимо использовать данные, которые были получены после проведения анкетирования с помощью электронной формы текстового процессора Word. Все полученные данные сведены в один файл, к примеру, Rez.txt., который теперь необходимо загрузить в табличный процессор.

Для этого целесообразно в книге создать новый лист и в меню команды Данные выполнить команды Импорт внешних данных и Импортировать данные. На экране появится диалоговое окно, с помощью которого надо найти и открыть требуемый файл (в данном случае Rez.txt).

После этого начнет работать Мастер импорта текстов. Работа этого мастера сводится к трем последовательным шагам.

Первый шаг – определение формата файла и данных (см. рис. 25). В этом шаге следует установить формат данных (либо данные с разделителями, либо данные фиксированной ширины). Далее – выбрать формат файла. Для удобства работы в диалоговом окне предусмотрена панель предварительного просмотра загружаемого файла. Для продолжения работы мастера необходимо щелкнуть по кнопке Далее.

Рис. 25. Первый шаг мастера импорта текстов

Во втором шаге (см. рис. 26) следует определить символ-разделитель, который используется в загружаемом файле для отделения одних данных от других. В рассматриваемом примере это точка с запятой. Для продолжения работы мастера необходимо щелкнуть по кнопке Далее.

Рис. 26. Второй шаг мастера импорта текстов

В третьем шаге (см. рис. 27) устанавливается формат данных для каждого столбца. По умолчанию для всех столбцов устанавливается наиболее универсальный " Общий" формат. При желании для каждого столбца можно установить требуемый формат. Для этого достаточно установить курсор на требуемый столбец и выбрать нужный формат. Кроме того, в этом шаге можно установить требуемый формат даты. При использовании кнопки Подробнее... можно произвести дополнительную настройку числовых данных: расположение знака минус у отрицательных чисел, определить разделитель разрядов и разделитель целой и дробной части числа (запятая или точка).

Рис. 27. Третий шаг мастера импорта текстов

Для завершения работы мастера необходимо щелкнуть по кнопке Готово и в появившейся на экране панели (см. рис. 28) выбрать место размещения данных

Рис 28. Завершение работы мастера импорта текстов

В указанный лист будут размещены данные из файла (см. рис. 29). Теперь, добавив пустую строку в начало таблицы, можно записать названия столбцов, вводить формулы, строить диаграммы, редактировать, сортировать и фильтровать данные и т.д.

Рис.29. Вставленные из текстового файла данные

При необходимости в этот же лист можно загрузить данные и из другого файла (естественно, он должен иметь аналогичную структуру данных – иначе операция теряет всякий смысл). Обязательным условием при этом должно быть то, что курсор перед входом в меню должен находиться на пустой строке после вставленных ранее строк.

Литература

1. Макарова Н.В. " Информатика", (учебник), Финансы и статистика, М., 2005

2. Макарова Н.В. " Информатика", (практикум), Финансы и статистика, М., 2005

3. Информатика: Базовый курс / Симонович и др. СПб.: Питер, 2002.

4. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия компьютера М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2004.

5. Зелинский С. " Excel 2003", СПб.: Лидер, 2005.