Выбытие в командировку

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ

Галина Соколова, ведущий редактор журнала «Главбух»

Служебная командировка

Командировка – это служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы.

В командировку можно направить только штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (в том числе совместителя).

Но тут есть исключения. Некоторых сотрудников (например, беременных женщин), направлять в командировки нельзя. А некоторых можно только с их письменного согласия. В частности, это относится к женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет. Подробности об этом есть в Трудовом кодексе РФ.

Если сотрудник работает по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или возмездного оказания услуг), то гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (в том числе связанные с командировкой), на него не распространяются.

Условия служебных поездок таких сотрудников должны быть прописаны в договоре.

Выбытие в командировку

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Приказ о направлении в командировку можно составить либо по унифицированной форме, установленной Госкомстатом России, либо по самостоятельно разработанной форме, утвержденной руководителем. В любом случае в ней должны содержаться все необходимые реквизиты, предусмотренные в законе о бухучете. Надо заметить, что унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Необходимые графы можно включить туда, утвердив дополненный бланк у руководителя.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно. Однако при этом цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, можно прописать непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

В дополнение к приказу можно оформлять и другие первичные документы. Перечень и формы этих документов утверждает руководство компании. В частности, это может быть служебное задание и командировочное удостоверение, унифицированные формы которых утверждены Госкомстатом России. Несмотря на то, что эти документы необязательны, они могут оказаться полезными для целей внутреннего контроля. А также могут пригодиться в случае спора с налоговой инспекцией о подтверждении расходов для целей налогообложения. Сотруднику, который направляется в служебную поездку, выдают аванс на командировочные расходы.

Чтобы получить его, сотрудник должен написать заявление. А также отчитаться по подотчетным суммам, которые он получил ранее. Сумму аванса утверждает руководитель. Она должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (то есть суточные).

Деньги на аванс выдают командированному сотруднику на основании утвержденного руководителем заявления. При выдаче наличных денег из кассы также составляют расходный кассовый ордер.

Выдачу аванса наличными отражают проводкой:

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50
– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

О том, что сотрудник уехал в командировку, делают отметку в специальном журнале. Это журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки.