Оплата и учет расходов

Компания обязана возместить направленному в командировку работнику:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (то есть суточные);
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома руководства.

Если работник самостоятельно оплачивает командировочные расходы, в бухучете их отражают по кредиту счета 71. А дебет зависит от того, какой была цель командировки. Эту цель определяют по служебному заданию.

Предположим, цель служебной поездки – приобретение имущества. В этом случае командировочные расходы идут в дебет счета 08 «Внеоборотные активы» или счета 10 «Материалы».

ДЕБЕТ 08 (10)
КРЕДИТ 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов.

Если командировка связана с основной деятельностью производственной организации (то есть непосредственно производством), в проводке используют дебет счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» или 26 «Общехозяйственные расходы».

ДЕБЕТ 20 (25, 26)
КРЕДИТ 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации.

Расходы на командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, отражают по дебету счета 28 «Брак в производстве».

ДЕБЕТ 28
КРЕДИТ 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с основной деятельностью торговой компании или сбытом готовой продукции, в паре с кредитом счета 71 идет дебет счета 44 «Расходы на продажу».

ДЕБЕТ 44
КРЕДИТ 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации.

Если командировка была связана с получением прочих доходов (то есть носила непроизводственный характер), делают запись по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы».

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

Бывает, что командировочные расходы оплачивает не сотрудник, а сама организация по безналу. Например, таким образом могут быть оплачены услуги гостиницы или проездные билеты.

В этом случае в бухучете делают проводку по дебету счета 76 или 60 и кредиту счета 51:

ДЕБЕТ 76 (60)
КРЕДИТ 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

А после того как будет утвержден авансовый отчет, расходы на командировку списывают со счета 76 или 60 на соответствующие счета – 26, 20, 25, 44 и т.д.

ДЕБЕТ 26 (20, 25, 44...)
КРЕДИТ 76 (60)
– списаны расходы на командировку.