Возвращение из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке (например, проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов);
• ксерокопию загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если он был в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен предоставить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения. Если днем возвращения был выходной день или праздник, трехдневный отсчитывают со дня его выхода на работу.

Авансовый отчет частично заполняет сам сотрудник, а частично бухгалтер. Прежде всего, в этом документе указывают данные о сотруднике:

• структурное подразделение,
• фамилию и инициалы,
• табельный номер,
• должность и так далее.

Далее в авансовом отчете перечисляют расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и приводят реквизиты оправдательных документов. Эти документы прикладываются к авансовому отчету.

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, все валютные суммы пересчитывают в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Документы, подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, построчно переводят на русский язык. Соответствующие переводы (с подписью переводчиков – либо штатных, либо приглашенных) прикладывают к этим документам.