Правила оформления записи дипломатической беседы

После проведения беседы в обязательном порядке необходимо сделать запись беседы или записать в документах другой формы. Подготовленный по результатам беседы документ может быть полезным как средство получения оперативной информации для МИД и других учреждений, заинтересованных в сотрудничестве с этой страной. Он должен содержать подробное на информацию о содержании разговора, раскрывать суть основных вопросов, обсуждавшихся показать достигнутые результаты и существующие разногласия. Изложение собственной позиции во время беседы подается сжато, без детализации. С точки зрения документационного оформления дипломатических бесед все их разновидности можно свести к двум основным видам: а) индивидуальные рабочие беседы с изложением сведений, представляющих конкретный информационный интерес и б) развернутые беседы. Последние касаются бесед на высшем и высоком уровне или в ходе официальных переводов, которые зачастую приближаются к стенографическим записям.

Рекомендуют запись беседы оформить сразу после ее завершения, как исключение - на следующий день. Во время беседы делают заметки, особенно тогда, когда речь идет о конкретных датах, фамилии, названиях т.д. Заметки делает или сам участник беседы, или специально предназначенный для этого работник Запись беседы должен быть изложен ясно, четко, без двусмысленностей, искажений, намеков, что касается сути полученной информации. В сопроводительном (до записи беседы) листе или служебной записке делают выводы и вносят предложения по результатам разговоров.

Запись беседы проводится с соблюдением определенной формы, согласно которой в обязательном порядке необходимо:

а) указать страну, место, дату и продолжительность беседы, по чьей инициативе она состоялась;

б) перечислить каждого из участников беседы с указанием их должностей

Уместно указать, проводилась эта беседа непосредственно или через переводчика; вручались (передавались) при этом какие-то документы, их копии, другие материалы.

Оформление индивидуальной беседы состоит из следующих элементов: авторская принадлежность, заголовок, подпись и разметка. Авторская принадлежность выражается в виде надписи в верхнем левом углу первой страницы текста: «Из дневника Иванова И.И.». При этом должностное положение автора беседы не указывается. В заголовке, напротив, обязательно должно присутствовать упоминание о должности автора беседы и должностном или официальном положении его собеседника. В конце беседы указывается должность, фамилия, личная подпись.

Если в беседе на переговорах участвовало несколько человек, то этот факт также отмечается в заключительном абзаце записи. Примером такой отметки может быть следующий: «В беседе участвовали (или на беседе присутствовали) с российской стороны …; с итальянской стороны …».

Оформление развернутых бесед или переговоров, особенно на высоком уровне (глава государства, правительства, министр иностранных дел и т.п.), имеет свою специфику. Упоминание о дневниковом характере записи опускается, а само заглавие беседы приобретает вид: «Запись основного содержания беседы Президента Республики Казахстан Н.А. Назарбаева с Президентом Франции Ф. Олландом. Дата». При этом подпись высокого должностного лица не ставится, однако в заключительной части записи упоминается фамилия сотрудника (иногда с указанием его должности), который записал или переводил и записал беседу.

В зависимости от должностного уровня лиц, которые вели беседу, содержания и круга затронутых вопросов, объем документа, который готовится по ее итогам, может колебаться в пределах от 1 до 5 страниц. Чем ниже должностной уровень собеседников, тем короче должен быть соответствующий документ. В нем должна идти только о тех вопросах, которые руководитель поручал дипломату поднять во время беседы.

Одной из рабочих форм переговорного процесса является телефонный разговор. В отличие от производственных, коммерческих и других структур, где в ряде случаев официальные переговоры проводить необязательно, и договоренность может быть достигнута по телефону, в дипломатической практике телефонный разговор, как правило, проводится только для выяснения или уточнения отдельных вопросов. Изложение дела нужно совершать лаконично, без лишних подробностей. Короткие фразы лучше воспринимаются на слух, чем длинные, тем более затруднены лишними языковыми конструкциями. Разговор по телефону не должен превращаться в монолог. Инициатива завершение разговора следует, как правило, тому, кто позвонил, но если дипломатический ранг собеседника выше, то следует дать возможность закончить разговор именно ему.

В телефонных разговорах дипломаты обычно ограничиваются короткими проявлениями вежливости, которые являются обязательными. Разговор по телефону с официальными лицами другого государства приравнивается к личной беседе. К её записи относятся такие же требования, что и к записи беседы или информации о ней.

Запись телефонной беседы, как и устной, должна быть изложена четко и понятно, без двусмысленностей, особенно по сути сказанного собеседником. Этому должны способствовать заметки, сделанные при разговоре. Он также сопровождается служебной запиской или письмом, содержащие выводы и конкретные предложения по эффективному использованию полученной информации в оперативной работе.

Запись телефонного разговора производится с соблюдением определенной формы, согласно которой в обязательном порядке необходимо указать:

- должность, фамилия, имя, отчество собеседника;

- страну, место, дату, продолжительность разговора, по чьей инициативе она состоялась.

Лекция 12. Визитная карточка и ее значение в дипломатической практике. Составные части дипломатических документов

1. Визитная карточка и ее значение в дипломатической практике.

2. Составные части дипломатических документов.