Стандартизация, унификация и трафаретизация языка дипломатической документации

В области документной лингвистики особо важным вопросом является вопрос об увеличении объема информативности документов при наименьшем использовании слов.

Стандартизация - это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам в целях формирования эффективных форм, обеспечивающих незатруднительный обмен информацией. Сущность термина«стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени обязательные норм создания документов. В дипломатической сфере деятельности нормы и правила в процессе исторического развития отношений и связей между государствами стали, как бы, становятся универсальными. Это касается и языка документов и техники их оформления. Соблюдение же норм стало общеобязательным.

Во-вторых, стандартизация - это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов. В дипломатической переписке благодаря стандартизации сформулированы единые требования к оформлению личных нот, вербальных нот, телеграмм, коммюнике, и других заключительных документов.

В третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность. Если обратить внимание на то, как оформляются документы дипломатической переписки, то легко можно убедиться в том, что они состоят из протокольных элементов, смыслового ядра и заключительных формул.

Стандартизированными стали реквизиты и порядок их расположения в документе. Важно подчеркнуть, что стандартизация официальной (дипломатической) переписки на основе формализации внешних признаков, так и содержательных элементов облегчает работы по их обработки. Однотипность многократно повторяющихся ситуаций, перерастая из факта жизни в факт письменной речи, реализуется в виде стандартных выражений. Этот процесс принято называть унификацией.

Унификация языка – это, прежде всего, установление и применение правил построения предложения по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Например, в дипломатической переписке телеграммы по случаю национального праздника, ноты, содержащие просьбу (предложение, приглашение и т.д.), личные ноты в основном являются унифицированными. Стандартизация и унификация неразрывно связанные между собой процессы. Трудно бывает разграничить эти явления именно потому, что мы не знаем, где окончательно завершается первая и где начинается вторая. Порою они существуют параллельно.

Трафаретизация – это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Абсолютной трафаретизации в дипломатической переписке не наблюдается. Но и об отсутствии элементов данного процесса в сфере дипломатической переписки, говорить трудно.

Это касается в основном личных и вербальных нот, памятных записок, когда в документе типографическим способом находит свое отражение ряд готовых элементов. Тот самый факт, что ноты пишутся на нотных бланках, говорит о том, что мы имеем дело с трафаретом. Бланк - это своего рода идеальная основа документа, в заполненном виде это идеальный эталон у которого составитель находится в плену.

		Унификация
		Трафаретизация

Отсюда делается вывод о том, что трафарет никогда не может начинаться с пробела.

Одно из основных требований к дипломатическим документам - точность формулирования смыслового ядра. Аргументационная часть дипломатического документа начинается чаще всего с изложения причин, приведения оснований, которые побуждают, дают право выступить сданным документом, обратиться к данному адресату.

Изложение фактов. Необходимо тщательно проверять и перепроверять факты, используемые в дипломатических документах.

Главное требование к части, излагающей фактическую сторону, - четкость формулировок, их соответствие, соразмерность излагаемым фактам.

Все документы, несмотря на многообразие, требуют соблюдения наиболее общих, универсальных правил. Дипломатическая переписка имеет такую же длительную историю, как и дипломатия. Отступления от принятых обязательств всегда влекли за собой потерю престижа, доверия.

Большое значение имеют правильный выбор документа в каждом конкретном случае, учет традиции. На вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо - личным письмом. Считается невежливым отвечать на личное письмо вербальной нотой, так же как на письмо с личной подписью отвечать письмом с напечатанной фамилией вместо подписи.

Документы должны иметь безупречный внешний вид, бумага используется высшего качества.

От руки иногда пишутся письма полуофициального характера. Конверты следует выбирать хорошего качества и формата, соответствующего размерам документа.

Лекция 15. Методика информационно-аналитической работы. Информационная база и техника работы с ней

1. Методика информационно-аналитической работы.

2. Информационная база и техника работы с ней.