Выбирая место для встречи, учтите все связанные с этим материальные затраты, степень сложности организационных моментов, необходимость согласования с другими организациями.

Встречать прибывшую делегацию нужно у входа в здание. Будет лучше, если это сделает кто-то из сотрудников, который проведет гостей в офис, предложит им снять пальто, удобно расположиться.

На этом заканчивается подготовительный этап деловых переговоров, который играет существенную, а иногда и решающую роль в достижении целей деятельности. Поэтому необходимо помнить, что в процессе подготовительной работы нужно все продумать и изучить до мелочей. Никогда не стоит полагаться на «авось» и надеяться на то, что искушенные в бизнесе партнеры сами возьмут на себя проработку всех деталей. Переговоры чаще всего заходят в тупик, когда игнорируются одной из сторон или двумя мельчайшие детали проблемы.

2. Вторым этапом является непосредственно ведение переговоров. Проведение деловых переговоров имеет общую схему:

· приветствие и введение в проблематику;

· характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров;

· изложение позиций сторон;

· ведение диалога;

· решение проблемы;

· завершение.

Переговоры предназначены для взаимного обмена мнениями, принятия соглашения, удовлетворяющего обе стороны. Чтобы вести взаимовыгодный и конструктивный диалог с партнером, Р. Фишер и У. Юри рекомендуют правила:

1) постарайтесь увести агрессивного партнера с его деструктивных позиций;

2) если партнер продолжает свой натиск, не бросайтесь в контратаку. Лучше переждите и дайте ему высказаться. Постарайтесь внимательно выслушать все доводы и продемонстрируйте, что понимаете, о чем идет речь. Проанализируйте причины, по которым он ведет себя некорректно, направьте свои усилия на то, чтобы разглядеть за жесткой позицией партнера его интересы;

3) найдите несколько вариантов решения проблемы и предложите их партнеру. Попросите его сформулировать свои варианты, вместе с ним займитесь их совершенствованием. Попробуйте вместе с партнером спрогнозировать, что произойдет, если тот или иной вариант будет принят;

4) не только не возражайте против критики, но и поощряйте ее. Изложив свою позицию, не требуйте принять или отвергнуть ее. Спросите, что именно кажется вашему партнеру неприемлемым и почему;

5) в ходе дискуссии постарайтесь не столько утверждать что-либо, сколько спрашивать. Утверждения вызывают возражения, а вопросы вызывают ответы;

6) на грубый выпад или явно нелепое предложение лучше всего ответить долгой паузой. Молчание, воцарившееся после слов партнера, обычно вызывает в нем чувство неловкости, вины за создавшуюся тупиковую ситуацию. Если партнер был не до конца уверен в собственной правоте, он постарается найти и предложить другое, конструктивное решение.

На переговорах нужно быть готовым правильно реагировать на все типичные «грязные уловки».

Используется еще и такой прием: выбор плохого места для ведения переговоров. Партнер может преднамеренно подобрать такую обстановку, которая будет вынуждать вас побыстрее и в ущерб себе вести переговоры, чтобы поскорее покинуть неприятное место. Если вы считаете, что обстановка действует на вас неблагоприятно, открыто заявите об этом, и спокойно и вежливо предложите перейти в более удобное помещение, либо перенести переговоры на другое время.

Если партнер намеренно лжет, т вы это знаете. Как поступить в этом случае? Не подавайте виду, что сомневаетесь в правдивости собеседника. Ваши сомнения и обличения заставят оппонента притвориться обиженным и оскорбленным. Самое разумное – заявить, что вы всегда подвергаете обязательной проверке все фактические заявления партнеров на переговорах, что это – ваша принципиальна позиция. Сказать следует как можно более вежливо, с извинениями.

В любом случае, какими бы грубыми и агрессивными ни были действия другой стороны, какие бы уловки она на применяла, не следует демонстративно уходить с переговоров, «хлопать дверью». Даже если вы сочли, что данную проблему с данным партнером решать нецелесообразно, не стоит прерывать переговоры резко, как бы резок или коварен не был ваш партнер.

Следует отметить, что сильный партнер, т. е. Имеющий мощную финансовую или политическую поддержку – еще не значит всесильный. Не миритесь с мыслью, что на переговорах придется полностью подчиниться его диктату. Помните: за столом переговоров партнеры, в принципе, равны.

Итак, не комплексуйте по поводу несоответствия «весовых категорий». Чтобы успешнее отстаивать свои позиции, воспользуйтесь советом Р. Фишера и У. Юри: заранее установите самый плохой вариант, на который вы можете согласиться. Это будет ваш «предел». Твердо решив не выходить за «предел», легче сопротивляться нажиму партнера. Это средство имеет побочный эффект: решительное заблаговременное установление «предела» препятствует поиску обоюдного решения.

Чтобы нейтрализовать негативный эффект, необходимо подготовить альтернативный вариант, т. е. Заранее продумать, что делать, если переговоры будут сорваны. Имея план действия на случай провала переговоров, легче сохранять хладнокровие и добиваться успеха.

Рекомендации американцев Д. Рубина и Дж. Салакюза:

Имея дело с сильным партнером, можно ссылаться на нормы международного права, принцип равенства или наличия прецедента в истории отношений между сторонами, ведущими данные переговоры. Следует заранее продумать, из какого принципа следует исходить вам, и к какому принципу будет апеллировать ваш партнер.

Слабый партнер может призвать сильную сторону к уступкам во имя будущего, ради развития отношений, установления тесных связей на длительный период. Слабая сторона может прибегнуть и к использованию пакета, где спорные вопросы объединены с теми, по которым легко достигнуть соглашения. На многосторонних соглашениях слабые участники могут образовать коалицию и успешно противостоять более сильному партнеру.

Переговоры проводятся по определенному поводу (налаживание связей); при определенных обстоятельствах (несовпадение интересов); по определенным важным вопросам (политика, экономика, культура и т. д.).