Часові рамки

Психологічну перевагу мають не ініціатори переговорів, а ті, до кого звер­таються з пропозицією про них. Через те необхідно запропонувати партне­рам назвати зручний час зустрічі. Це буде і прояв поваги до партнера вже з перших слів, і більша вірогідність того, що зустріч відбудеться і не буде пере­носитись.

Перший крок до успіху ділової зустрічі — це правильний вибір часу і дня тижня. У разі зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, його біоритми. За невеликої кількості учасників бажано бути в курсі справ усіх і кожного, враховуючи ділові звички партнерів, години їх оптимальної працездатності.

Ще мудреці Давньої Греції помітили, що в деяких людей праця краще ладиться зранку, їх прозвали «жайворонками», а в деяких увечорі — це «сови», проміжний тип назвали «голубами». Так, Юлій Цезар та шведський король Карл XII були «совами», а Петро І та О. Суворов — «жайворонками». За до­слідженнями вчених «сови» становлять приблизно 33%, «жайворонки» — 17%, а «голуби» — 50% від загальної кількості людей.

До «сов» відносять людей з повільною і слабкою реакцією на подразни­ки. Це спокійні, виважені особистості, що не поспішають з висновками, люб­лять логічні роздуми, інертні, замкнені, спати лягають за північ, важко про­синаються вранці.

До «жайворонків» можна віднести людей з сильною реакцією на зовнішні подразники, це ентузіасти, творці нових ідей. Такі люди прокидаються рано і відчувають себе бадьорими і працездатними в першій половині дня, ввечері вони відчувають сонливість і рано лягають спати.

Щоб зустріч пройшла на належному рівні, психологи пропонують під час організації переговорів враховувати такі фактори:

• Не плануйте зустріч безпосередньо перед обідом: поспіх та думки про їжу лише заважатимуть. Приблизно об 11 годині організм вже потребує «підзарядки», тому, якщо зустріч вже передбачена, буде добре в процесі переговорів запропонувати партнерам чашку кави, чай, щось трохи поїсти. Це підбадьо­рить обидві сторони.

• Не слід планувати зустріч відразу ж після обіду, її бажано проводити хоча б через годину, надавши партнерам можливість зібратися з думками і переглянути необхідну інформацію.

• У понеділок людям потрібен час, щоб налаштуватися на робочий ритм після вихідних. Хоча, з іншого боку, у понеділка є перевага «свіжої голови», в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, планую­чи закінчити їх до кінця тижня.

• У п'ятницю люди вже очікують вихідних. Це не час для того, щоб почи­нати будь-що, і звичайно, цей день — не найкращий для додаткового напру­жування думок.

• Обговорюйте тривалість зустрічі. Може статися так, що ваш непопереджений партнер через півгодини після початку зустрічі вибачиться і, по­славшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, зали­шить вас. Обумовленого часу проведення зустрічі заведено обов'язково до­тримуватись.

• У випадку, коли у вашого партнера виявиться щільний графік роботи, організуйте проведення ділової зустрічі таким чином, щоб був час не тільки для викладення своєї позиції, але й для можливих відповідей на запитання і необхідних пояснень, не поглядаючи кожні 5 хвилин на годинник. Так, якщо мова йтиме про знайомі обом сторонам предмети, викладення їх суті можна скоротити, але так, щоб зберегти загальну зацікавленість. Якщо ж предмет обговорення досить складний, необхідно виділити головне і занадто не за­глиблюватися в деталі. Подбайте, щоб ваша інформація налаштовувала парт­нера на позитивне очікування і щоб він зрозумів, що неочікуваних сюрпризів не буде.

• Домовившись про час проведення зустрічі, будьте точним. Запізнення розглядається як зневага до приймаючої особи і може позначитись на ході переговорів. У випадку припустимої затримки намагайтесь знайти можливість, нехай навіть за короткий час, попередити партнера і відповідно вибачитись.

Господар має моральне право, почекавши гостя належну чверть години, зайнятися своїми справами, передоручивши переговори своїм заступникам, або взагалі в цей день відмовитись від зустрічі