Інформація та її види

Отримання великих обсягів інформації виливається для спеціалістів з інформатики та менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь проблеми інформацію, необхідно " перебирати" велику кількість даних. Дані - це " сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, щоб витягти " крупинки потрібного", " сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Про значення даної проблеми говорить той факт, що в багатьох організаціях впроваджується посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних і впровадження нових інформаційних технологій. Як правило, спеціалісти з інформації стають перед проблемою вибору одного з безмежної кількості варіантів придбання апаратного та програмного забезпечення, мережного та телекомунікаційного обладнання. Обсяг даних, які здатні давати комбінації цих технологічних засобів, дуже великий. Прийняття рішень, які пов´ язані із застосуванням нових технологічних засобів та управління їх ресурсами, часто покладається, передусім, на плечі головного спеціаліста з інформації. Йому потрібно інтегрувати поточні та нові технології підтримки прийняття організаційних рішень, забезпечення операційних процесів і комунікацій так, щоб співробітники організації отримували необхідну інформацію в потрібному місті та в потрібний час. Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв´ язок між суб´ єктом і об´ єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.

Управління має справу з величезними масштабами інформації, розмір якої безперервно збільшується в міру росту обсягів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту обсягу виробництва.

Організаційно-практична діяльність керівника і управління також багато в чому носить інформаційний характер, бо враховує одержання інформації для прийняття рішень і передачу інформації про прийняті рішення.

Інколи роль інформації в процесі управління абсолютизують, а сам процес управління руху інформації представляють як процес її перетворення з вихідної в командну, результативну.

Процес управління не можна повністю зводити до перетворення інформації. Його зміст значно більший. Дія на людину - це не стільки акт передачі їй інформації, скільки складний соціально-психологічний процес взаємодії людей, який містить такі фактори, як обов´ язок, воля, авторитет, мораль та ін.

Одна і та ж інформація по-різному діє на різних людей. І це через те, що не тільки інформація діє в процесі управління, а людина діє на людину, по-різному використовуючи при цьому інформацію як основу і засіб дії в залежності від того, хто або що є об´ єктом дії.

Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других - її рух, на третіх - можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано під час розробки мети управління, тим об´ єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління.

В оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому - до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежать від форми її подачі.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об´ єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно до речовини й енергії, інформацію можна зробити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз´ яснення, викладання. В теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність.

Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом, або якщо в таких відомостях немає потреби - кібернетичним шумом. В економічний літературі використовують також поняття " мета-інформація", під якою розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об´ єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні та соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об´ єктами живого світу і становлять суть і форми зв´ язку між управлінськими системами.

Інформацію у сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв´ язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв´ язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, перфокарт та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв´ язок, а стихійне поширення чуток - неформальні канали зв´ язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію каналами зв´ язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв´ язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту обумовлено високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

Комунікації охоплюють всі підрозділи підприємства і сторони його діяльності, тому ефективність формування комунікації залежить від інформаційного процесу. Ефективність обміну інформацією досягається лише тоді, коли одна сторона передає інформацію, а інша правильно її сприймає. Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності. Носіями інформації є документи, графіки плакати, схеми, цифрові і графічні документи.

Інформацію класифікують за такими ознаками:

1) За повнотою охоплення явища:

- повна;

- часткова;

- надлишкова.

2) За періодом дії:

- разова;

- періодична;

- довгострокова.

3) За змістом:

- планова;

- облікова;

- фінансова;

- бухгалтерська;

- конструкторська;

- технологічна;

- довідкова;

- адміністративна.

4) За рівнем достовірності:

- достовірна;

- недостовірна.

Зміст кожної конкретної інформації має визначатись проблемами і рішеннями.

Вимоги до інформації:

1) чіткість, своєчасність, лаконічність;

2) відповідність конкретним проблемам управління;

3) точність, достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації, інтенсивність збору і обробки.

Інформацію, яка надходить до керівника (менеджера) або до органу управління і виходить від них, можна класифікувати за кількома ознаками.

За джерелами надходження інформація підрозділяється на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація - це законодавчі акти та директивні вказівки вищестоящих органів, дані про науково-технічному прогресі, про конкурентів, про попит на продукцію, про ціни і т.д.

Змістом внутрішньої інформації є дані про хід виконання завдань підрозділами підприємства, про збут продукції, про економіку і фінансовий стан підприємства, трудову дисципліну в колективі та ін

За змістом інформація поділяється на:
1. Науково-технічну інформацію, що містить у собі дані про наукові дослідження, винаходи, технічні розробки як всередині підприємства, так і за його межами.
2. Економічну інформацію, що містить дані техніко-економічного планування і прогнозування, обліку та економічного аналізу діяльності підприємства.
3. Оперативно-виробничу інформацію, яка містить дані оперативно-виробничого планування, оперативного обліку та оперативного контролю роботи підприємств і їх підрозділів.
4. Адміністративну або ділову інформацію різного змісту. Найважливішою складовою частиною цієї інформації є інформація по кадрам.
5. Маркетингову (ринкову) інформацію, змістом якої є реклама, ціни, попит, конкуренція і т.д.
6. Правова, суспільно - політична, природоохоронна та ін

За часом використання інформація може бути розділена на умовно-постійну та змінну.

Умовно-постійної вважається така інформація, зміст якої змінюється порівняно рідко, вона використовується багаторазово. Такою інформацією є норми, ціни, тарифні ставки, посадові оклади, планові показники. Умовно-постійна інформація становить близько 60-70% всієї інформації, необхідної для управління. Вона вимагає відповідної фіксації та зберігання. Сьогодні добрим «хранителем» такої інформації є комп'ютер.

Змінна інформація відображає динамізм процесів у виробництві та господарської діяльності. У зв'язку з цим її збір і особливо обробка є найбільш складними.

За характером виникнення інформація поділяється на первинну і вторинну (або виробничу). Первинною називається інформація, яка виникає в ході виробництва. Однак у своєму первісному вигляді така інформація мало придатна для використання в управлінні. Тому вона піддається обробці, перетворюючись у вторинну (або виробничу) і в такому вигляді надходить до органу управління або до керівника. Прикладом може слугувати інформація про рівень рентабельності і конкурентоспроможності продукції, що випускається.

За ступенем обробки інформацію можна підрозділити на систематизовану і несистематизовані. Систематизованої називається інформація, яка регламентована за складом показників, періодичності, термінів та адресами подання. Така інформація, зокрема, оформляється у вигляді статичної та бухгалтерської звітності. Одним з найпростіших способів систематизації є довідково-інформаційні фонди (ДІФ). СІФ включають в себе інформаційні матеріали, які представляють інтерес для керівників та фахівців даного підприємства. СІФ забезпечують їм значну економію часу на пошук, збір і обробку науково-технічної інформації. Однак створенням довідково-інформаційних фондів проблема вдосконалення роботи з інформацією ще не вирішується. Несистематизована інформація не має скільки-небудь певної регламентації. Надходить вона до керівника або до органу управління епізодично. Прикладом такої інформації можуть бути повідомлення про надзвичайні події (аварії, нещасні випадки, великих крадіжках, пожежах і т.п.).

За ступенем до онфіденціальності - для загального користування, службового користування, секретна, надсекретна особливої ​ ​ важливості, що підлягає розголошенню через встановлений термін.

За ступенем достовірності - достовірна і перевірена, що підлягає додатковій перевірці, сумнівна, що базується на домислах і чутках.

За призначенням - оперативна інформація: служить для коригування діяльності організації; звітна: призначається для аналізу (вона буває статистичної, яка збирається в певні терміни у стандартній формі і частково надається державним органам, і не статистичної).

За можливостями закріплення та зберігання - фіксується на носіях інформації (зберігається часом нескінченно, не наражаючись при цьому спотворення); не фиксируемая (зберігається деякий час у пам'яті людей, а потім поступово стирається і зникає).

За ступенем важливості - основна інформація містить відомості, необхідні для прийняття рішень і виконання роботи (наприклад, вказівки, розпорядження, інструкції); допоміжна - полегшує роботу з основний; бажана (без якої, однак, не обійтися) - несе відомості про підсумки, перспективи на майбутнє, події внутрішнього життя і т.п.

По повноті - часткова інформація може використовуватися лише в сукупності з іншою; комплексна - дає всебічно вичерпні відомості про об'єкт і дозволяє безпосередньо приймати рішення.

За призначенням - універсальна - необхідна для вирішення будь-яких проблем; функціональна - для вирішення родинних проблем; і індивідуалізована - для вирішення даної, конкретної, унікальної проблеми.

По напрямку руху - вхідна і вихідна.

За способами розповсюдження - усна, письмова та комбінована інформація.

Відповідно до порядку надання - за разовим приписом або запиту; у встановлені терміни; за ініціативою відправника.

За способами відтворення - візуальна, аудіовізуальна, аудіоінформація.
Потрібно також відзначити, що для керівників вищої ланки необхідна інформація переважно загального характеру, як внутрішня так і зовнішня, вона повинна бути дуже якісною і дозволяти керівнику робити висновки і прогнози. А для керівників низової ланки потрібна постійна, вузькоспеціалізована і оперативна інформація, переважно про внутрішні процеси в організації і бажано в кількісній формі.
Керівник повинен також мати можливість отримувати вибіркову інформацію з необхідною деталізацією безпосередньо від працівників будь-якого рівня, а не тільки від прямих підлеглих.

Для сучасних умов є характерним застосування внутрішньої системи інформації, яка представляє собою сукупність компонентів обробки інформації внутрішніх і зовнішніх каналів її передачі і безпосередньо інформації. Технологія інформаційної діяльності передбачає:

1) створення системи ведення записів – розроблене на основі спеціальних програм, які направлені на полегшення доступу і використання потрібної інформації. Потрібна інформація включає:

а) документацію, креслення і розрахунки;

б) наукову документацію, розробки;

в) дані обліку, фінансова документація і звітність;

г) розрахунки заробітної плати;

д) тексти угод, звітів і протоколів;

е) дані для розрахунків і розробки планів.

2) використання форм – (бланків). Інформація заноситься на певні форми (носії інформації, кожен підрозділ або підприємство має власний перелік даних, які відображають стан і дозволяють проводити аналіз, приймати управлінські рішення (форми реєстрації даних, форми статистичної звітності, форми обстежень).

3) інформаційні бази даних – включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують діяльність підприємства, а також факторів які на них вливають. В процесі формування баз даних розробляється і уточнюється система показників, система збереження і обновлення даних, система узгодження і співставлення, що необхідно для об’єднання первинних матеріалів і їх укрупнення.

4) створення пакетів прикладних програм.