Поняття і загальна характеристика комунікацій.

Комунікація – це обмін інформацією в результаті якого керівник отримує відомості необхідні для прийняття ефективних управлінських рішень і доводить їх до працівників.

Комунікація визначає ефективність управлінських рішень. Комунікації представляють зв`язок між передавачем і приймачем.

Використовують такі види комунікації:

1) між організацією і зовнішнім середовищем – представляють собою інформаційну взаємодію із зовнішнім середовищем (обмін інформацією з споживачами іде через рекламу, засоби масової інформації; з державою – через звіти. Під дією зовнішнього оточення виникають комунікації в середині підприємства - проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки, звіти та ін.).

2) між рівнями, підрозділами та працівниками організації - комунікації можуть здійснюватися в межах вертикальної комунікації:

а) від вищих рівнів на нижчі (начальник сповіщає підлеглим про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети);

б) від нижчих рівнів до вищих – впливає на продуктивність праці бо в основі повідомлення - недоліки, порушення страйкову ситуацію, пропозиції, проблеми, і можливі варіанти вирішення.

3) комунікація між різними підрозділами – горизонтальна комунікація (між відділами, цехами). Представляє собою обмін між підрозділами підприємства для координації завдань і дій. Тобто утворює горизонтальну систему, тому в концепції проектування менеджменту передбачає така структура – матрична.

4) комунікації між керівником і підлеглими сприяє уточненню завдань, пріоритетів, результатів, обговорення проблем, визначення винагород і здібностей підлеглих, збирання інформації, отримання ідей, вдосконалення і пропозиції.

5) комунікація між керівником і робочою групою – дають змогу керівникові підвищити ефективність дій групи в цілому. Оскільки в обміні приймають участь всі групи то кожен має можливість подумати про нові завдання (пріоритетні зміни, можливі їх наслідки, проблеми, досягнення, подати пропозиції).

6) неформальні комунікації – відомості, що отримують в неформальних групах, або поступають до керівників по неформальним каналах, дають можливість приймати більш правильні рішення або попереджувати конфліктні ситуації.

Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обґрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оці нити, чи досягнули цілей організації.

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація багаточисленних нарад).

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

— принцип повноти інформаційного забезпечення керівника;

— будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптуватися до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник;

— математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління і давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів;

— інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальних зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів;

— принцип безпосередньої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління під час створення інформаційної системи;

— принцип створення в будь-якій обстановці інформаційної незалежності керівників різних рівнів;

— принцип інформаційної рівноправності.

Передача інформації від однієї особи до іншої здійснюється за допомогою жестів, мови, приборів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікації). Через засоби комунікації інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення — їх виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, оскільки без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

Створення ефективних комунікацій як усередині, так і за межами організації досягається шляхом добре організованого комунікаційного процесу.