Організація робочих місць управлінського персоналу.

Ефективність роботи працівників апарату управління в значній мірі залежить від раціональної організації їх праці. Організація праці полягає в забезпеченні раціонального влаштування службових приміщень, їх плануванні, а також оснащенні робочих місць меблями та сучасними технічними засобами обробки інформації.

Влаштування службових приміщень означає встановлення для окремих підрозділів або працівників форми і розмірів приміщень. Найвигіднішою є прямокутна форма у співвідношенні 1: 1; 1: 1, 5;

граничне 1: 2. Мінімальна висота кімнат 3, 25 м, мінімальна ширина - 2, 5-3 м. При двосторонньому освітленні максимальна ширина приміщення -12-15 м, а при односторонньому - 6-7 м.

Для службових приміщень можуть використовуватись великі кімнати (зали) для роботи десятків людей, середні - для 5-6 чоловік і невеликі (кабінети) для 1-2 чоловік.

Великі приміщення мають переваги в тому, що краще використовується корисна площа, дешевше обходиться обладнання вентиляції та освітлення, покращується ділове спілкування працівників, яке є вигідне при спільній роботі, при необхідності зручно змінювати планування робочих місць.

Недоліками великих приміщень є втомлюваність працівників і відволікання їх від роботи при ходінні по кімнатах і розмовах.

Для забезпечення кращих умов праці у великих приміщеннях, а також при необхідності робити планування робочих місць рекомендується використовувати пересувні перегородки, що збираються із легких конструкцій. Перегородками можуть бути і шафи.

Площа приміщення для функціональної служби чи керівника вибирається, виходячи із кількості робочих місць.

Для керівників підприємства, їхніх заступників, провідних спеціалістів, начальників цехів та відділів робочі місця повинні влаштовуватися в окремих кабінетах. Площі кабінетів рекомендується встановлювати в таких межах:

- для керівників підприємства - 24-55 кв.м;

- для заступників, керівників великих структурних підрозділів -12-35 кв.м;

- провідних спеціалістів і начальників відділів - 8-24 кв.м.

Орієнтиром площі кабінету може служити мінімальна норма на одного учасника наради, що проводиться регулярно в кабінеті.

Спеціалісти функціональних підрозділів розміщуються в загальних кімнатах. Площа їх визначається сумарною площею робочих місць. Площа одного робочого місця

П= (а+Ь+0.5с)((1+0.51),

де а - довжина робочого місця;

Ь - відстань між робочим місцем і стіною;

с - ширина переходу між сусідніми робочими місцями:

сі - ширина робочого місця;

1 - віддаль між сусідніми робочими місцями (в напрямку їх ширини).

Санітарними нормами встановлена мінімальна площа на одне робоче місце - 4 кв.м.

Важливим елементом організації праці службовців є раціональне планування службових приміщень і робочих місць. Під плануванням слід розуміти доцільне розміщення службових приміщень, меблів і різного обладнання, які забезпечують скорочення втрат часу на переміщення і економне використання площі.

Планування службових приміщень апарату управління зумовлюється процесом роботи, яка виконується.

Вирішальним фактором, який треба враховувати при розподілі приміщень між структурними підрозділами апарату управління, є функціональна значимість підрозділів, зміст і технологія робіт, що виконуються, а також взаємозв'язки між ними в процесі роботи.

Мета раціонального планування полягає в тому, щоб зменшити час, необхідний для виконання робіт, уникнувши всіх непотрібних переміщень працівників, і найбільш економно використовувати площу приміщень.

При плануванні службових приміщень і робочих місць в них рекомендується дотримуватись таких положень:

1) структурні підрозділи із суміжним характером робіт, а також робочі місця працівників, що часто між собою мають ділові контакти, розташовуються як можна ближче один до одного;

2) відділи, які за специфікою роботи зв'язані із прийомом сторонніх відвідувачів (кадри, матеріально-технічне постачання) - необхідно розміщувати на нижніх поверхах з виходом на вулицю або близько до входу;

3) служби, що обслуговують інші підрозділи (машинописне і копіювально-розмножувальне бюро та ін.), повинні бути приблизно однаково віддалені від цих підрозділів;

4) обладнання в службових приміщеннях (наприклад, шафи) необхідно розміщувати в місцях із вільним підходом до них;

5) у приміщенні не повинно бути предметів, що не використовуються в процесі роботи;

6) всередині відділу робочі місця працівників повинні розташовуватись у відповідності з послідовністю роботи, що ними виконується. Справи передаються на робочий стіл спереду або збоку;

7) столи не повинні стояти обличчям один до одного, крім тих випадків, коли два працівника працюють разом. Вони не повинні стояти впритул або бути повернуті до стіни;

8) робочі місця службовців, робота яких пов'язана із прийомом відвідувачів, треба розміщати недалеко від входу у приміщення.

Кожен працівник повинен мати можливість вільного підходу до свого робочого місця або до обладнання колективного користування. Для цього повинні бути проходи відповідної ширини: для однієї особи - 55-60 см, для двох - 80 см, для трьох -100 см, відстань між столами в ряду - 70 см, між стіною і робочим місцем - 140 см.

Увага до таких " дрібниць" планування службових приміщень дозволяє не тільки створити найефективніші умови для роботи працівників, але й є проявом культури праці, турботи про людину. Створюється сприятлива психологічна атмосфера - найважливіша умова ефективної роботи.

Під робочим місцем службовця розуміють частину приміщення, в якій здійснюється трудова діяльність і яка оснащена у відповідності із змістом виконуваних робіт необхідними засобами праці.

В даний час вивченням вимог до організації робочого місця займається спеціальна наука - ергономіка. Ергономіка виникла порівняно недавно і була результатом розвитку таких наук, як психологія, фізіологія, гігієна, та різних технічних наук. Це галузь науки, що вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці, які одночасно роблять працю високопродуктивною та надійною і забезпечують працюючій людині вигоди, зберігають її сили, здоров'я та працездатність.

Таким чином, все, що створює робоче середовище працюючої людини (приміщення, обладнання, меблі та ін.), повинно відповідати вимогам ергономіки і бути максимально пристосоване до фізичної, фізіологічної та естетичної природи людини. Робоче місце має сприяти тому, щоб усі зусилля (фізичні і розумові) були спрямовані на роботу, а не пристосування до незручностей робочого місця.

Раціональна організація робочого місця службовця передбачає розміщення засобів і предметів праці в межах зон діяльності. Зона діяльності - це простір в горизонтальній і вертикальній площині, в межах якого службовець, не переміщуючись на своєму робочому місці, може виконувати роботу. Розміри робочих зон, як правило, визначаються конструкцією службових меблів, зокрема, письмових столів і стільців.

Розрізняють нормальну та максимальну робочі зони.

В нормальній зоні (службовець рухає зап'ястям руки, зігнутої в лікті) є найчастіше використовувані засоби і предмети праці і виконується основна робота.

В максимальній зоні (витягнута рука) розміщуються засоби і предмети праці, які використовуються рідко.

Робоча поза (положення корпусу людини і її кінцівок відносно засобів і предметів праці) визначається особливістю роботи, місцем її проведення, антропометричними характеристиками людини. Але в будь-якому випадку поза повинна бути вільною, зручною, забезпечувати нахил тулуба тільки вперед і не більше 10-15 градусів.

Дія економії робочого часу на пошук засобів і предметів праці - необхідно, щоб:

- на поверхні стола і всередині нього не було нічого зайвого;

- всі необхідні предмети повинні мати чітко визначені місця: ті, що найчастіше використовуються - в межах нормальної зони досягання; все, що береться правою рукою, розташовується справа, а лівою - зліва; все, чим користуються частіше, кладеться ближче, а чим користуються рідше - далі;

- канцелярські приладдя повинні зберігатися в спеціальному пристосуванні з розділювачами;

- всі засоби комунікаційної техніки (телефон, переговорний пристрій) слід розміщувати у лівій площині стола або на спеціальній підставці.

При оптимальній організації робочого місця необхідно звертати увагу на розміри столів. Доцільно, щоб розміри поверхні столів були таких розмірів:

- для керівників - 150*90 см.

- для рядових спеціалістів - 135*75см,

- для секретаря - 130*75 см.

Висота столів повинна бути 70-75 см. а для друкарок та операторів обчислювальних машин - 65 см. Робоча поверхня стола має бути твердою і гладкою, бажано із дерева (не варто використовувати для покриття столів сукно або скло. бо блискуча поверхня негативно впливає на зір).

Важливим елементом організації робочого місця службовця є внутрішня конструкція стола. Загальне правило – „ кожна річ повинна мати своє місце" - в даному випадку означає, що конструкція стола повинна передбачати спеціальні місця для всіх предметів праці і приладів, якими користується службовець. Розміри полиць і шухляд у столах повинні відповідати розмірам паперів і папок, що зберігаються. Найзручніше зберігати справи у вертикальному положенні. Шухляди в столах і шафах повинні легко і безшумно рухатись. Конструкція меблів повинна сприяти зручності прибирання приміщення.

Стілець до письмового столу повинен мати форму, що дозволяє присуватися впритул до стола, щоб руки працівника одержали необхідну опору. Крісло або стілець повинні мати опору для спини у вигляді напівкруглої зігнутої у місці впирання спини людини пересувної спинки, ширина якої має бути не менша за 15 см. Поверхня стола повинна бути на висоті приблизно 33 см над сидінням. Висота сидіння повинна бути регульованою. Бажано, щоб передня частина сидіння стільця була на 2, 5 см вища від задньої частини, відстань від переднього краю до заднього не повинна перевищувати 38 см.