Організація праці керівника.

Ефективна робота керівника залежить не тільки від стилю керівництва і методів управління, але й від рівня організації його праці. Вміння керівника організовувати свою працю впливає на успіх управління в цілому, так як відсутність чіткості, невпорядкованості роботи дня призводить до зайнятості керівника, нераціональне використання часу працівників, службовців і підрозділів. Виникає ланцюгова реакція по безнадійному, неефективному використанню робочого часу, яка повертається до цього керівника у вигляді додаткових витрат. Це викликає у випадку невизначеності функцій, методів і стилю. Одним із показників ефективності є ступінь використання робочого часу, необхідне вивчення і аналіз. При цьому виявляють екстенсивну та інтенсивну характеристику робочого часу.

Екстенсивна – це фактичні витрати до нормованих, характеризують якісний рівень робочого часу. Планування і розподіл часу характеризує раціональне його використання і спрямоване на правильну організацію і проведення службових контактів і раціональну роботу з документацією та інформацією.

Службові контакти – це взаємодія керівника з працівниками, яка реалізує методи і стилі керування.

Серед службових контактів виділяють:

а) особисту бесіду. Призначення: видача завдань, отримання інформації, передача інформації, знайомство або покарання. Тон розмови задає керівник. Співбесіда визначає талант керівника, його особисті якості. Ефективність бесіди залежить від того скільки часу виділено на бесіду, місце проведення (кабінет керівника, робоче місце підлеглого або загальне приміщення).

б) наради. Визначає 60% робочого часу. Найефективніша із форм обміну інформацією і досвідом, обговорення питань і доведення конкретних завдань до виконавців. Прискорюють процес прийняття рішень, підвищують їх обґрунтованість, залучають працівників до управління. Розрізняють:

- наради для інформування персоналу (роз`яснювальні, інформаційні і навчальні), за формою подібні до зборів;

- робочі наради (проблемні – проводять для прийняття управлінських рішень, які вимагають всебічного аналізу і погодження). Проводять з невеликою кількістю людей 6-8 чол., для забезпечення роботи.

Ефективність наради залежить від їх організацій:

- визначається склад учасників наради;

- складають попередній графік роботи на проведення наради і на виконання рішень

- проведення “наради стоячи ” – за 1-2 дні до початку головної наради – це зустріч з майбутніми учасниками, їх інформування для створення думки про тему наради

- підготовка приміщення;

- підготовка запрошень із вказівкою порядку для планування і проекту;

- планування основних питань.

На початку та під час роботи наради рекомендується:

- починати в точно визначений час;

- повідомити час закінчення роботи;

- створити невимушену обстановку;

- зацікавити учасників;

- вести облік вирішення питань;

- робити перерви при необхідності;

- проводити запис питань і відповідей (особливо критичних);

- вчасно закінчувати наради.

Після проведення:

- здійснювати контроль за виконанням рішень;

- інформувати учасників про результати.

Тривалість наради півтори чи дві години (не більше), початок через пів години з початку роботи. Найкращий день – понеділок.

Етика нарад:

- надати можливість висловитись усім учасникам;

- заборонена критика;

- звертатись не до опонентів, а до всіх учасників;

- говорити спокійно;

Телефонні переговори.

Переваги:

- швидкість передачі;

- безпосереднє вирішення питань;

- економія коштів.

Розрізняють пасивні (вхідні) і активні (вихідні). Рекомендації:

- зводити час контакту до мінімуму;

- попередньо пояснити зміст розмови а потім деталі;

- уникати паралельних розмов;

- підводити підсумки в кінці розмови;

- слідкувати за тривалістю, бути коректним та ввічливим.

Для успішної організації праці керівник повинен мати навики роботи з документами та інформацією. Для роботи з документом керівник повинен ознайомитись з ними, оцінити ситуацію, прийняти рішення і оформити резолюцію.

Резолюція – це своєрідний розпорядчий документ, зроблений на одержаному документі, має бути чітка, коротка і конкретна. Складається з тексту, підпису і дати. Складається з трьох частин: кому, що, порядок і термін.