оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, звіти

Методичні рекомендації для студентів щодо підготовки до практичного заняття № 12

Тема: Укладання довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і

Пояснювальні записки, звіти

Актуальність теми: довідково-інформаційні документи невід’ємні від здійснення професійних обов’язків фахівця, тому є складовою рівня сформованості його компетентності, а значить студентом має бути опрацьовано матеріали теми з питань складання пояснювальної та доповідної записок, виробничих звітів. Знання ж професійної документації, володіння навичками роботи з професійними документами є свідченням рівня компетентності фахівця, тому знання з теми є необхідним підґрунтям для оволодіння навичками професійного документування, сходинкою до удосконалення культури усного та писемного мовлення майбутнього спеціаліста

Навчальні цілі:

Знати: нормативи оформлення довідково-інформаційних документів, склад реквізитів оголошень, запрошень, доповідних та пояснювальних записок, звітів

Вміти: складати оголошення, запрошення, пояснювальні та доповідні записки, правильно писати виробничі звіти, застосовувати орфографічні та пунктуаційні норми літературної мови

Рекомендована література:

Основна:

1. Медвідь А.М. практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с. 125-131

2. Матеріали для самопідготовки (Додаток №1)

3. Шевчук С.В. Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручн., - К., 2013, С.370-371, 374-376, 480-482

Додаткова:

1. Зубков М. Сучасна ділова мова за професійним спрямуванням: підр. – Х., 2006, с. 105-116, 119-134

2. Золотухін Г.О. Фахова мова медика: навч.посібн. К., 2001, с.57-58, 157-162, 174, 247, 248

Увага! Опрацюйте рекомендовану літературу. Підготуйтеся до висвітлення на практичному занятті контрольних питань. За потребою зробіть нотатки (тезовий конспект)

Перелік контрольних питань

1. Оформлення довідково-інформаційних документів:

1.1 Оголошення (Медвідь А.М. Практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с.130-131)

1.2 Запрошення (Медвідь А.М. Практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с.128-130)

1.3 Пояснювальна записка

1.4 Доповідні записки

1.5 Виробничий звіт

Додаток №1

Матеріали для самопідготовки до практичного заняття

за темою: Укладання довідково-інформаційних документів:

оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, звіти

1.1 Оголошення (дивись Медвідь А.М. Практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с.130-131)

1.2. Запрошення (дивись Медвідь А.М. Практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с.128-130)

1.3. Пояснювальна записка -під цією назвою існує два види документів: 1 - вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), 2 - документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії конкретної особи. Частіше - це невиконання дії, порушення дисципліни тощо.

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації. Складається з таких реквізитів:

1. Адресат, адресант;

2. Назва;

3. Текст;

4. Дата;

5. Підпис.

Текст складається з двох частин - констатуючої та пояснювальної.

В констатуючій частині зазначається причина складання пояснювальної записки(що саме сталося й коли), в пояснювальній частині викладається причина порушення чи невиконання і т.ін.

Залежно від їх розташування тексти пояснювальних записок поділяють на дві групи: з прямим та зворотнім зв'язком. При прямому зв'язку спочатку йде констатуюча частина, при зворотному - пояснювальна.

Якщо пояснювальна записка не виходить за межі установи, організації чи підприємства, то вона може оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровується до іншої установи, організації чи підприємства, то її пишуть на бланку і реєструють.

Відомості в пояснювальній записці. можуть розміщуватися кутовим чи повздовжнім (частіше) способом.

Зразок пояснювальної записки службового характеру

Ст. медичній сестрі хірургічного відділення Зубенко О.Б.

медичної сестри

Коваль Вікторії Ігорівни

Пояснювальна записка

18.03.2012р. я не зробила перев’язку Зотову О.Г. (палата №2) через нестачу перев’язувального матеріалу.

19.03.2012р. (особистий підпис) /В.І.Коваль/

1.4. Доповідна записка - письмове повідомлення на ім'я керівника установи чи одного з її структурних підрозділів з викладом певного питання, висновками і пропозиціями.

Доповідна записка може бути зовнішньою, внутрішньою; інформаційного, звітного, ініціативного характерів.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або з ініціативи працівника.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним, наведені факти - достовірними, пропозиції - реальними й точними.

Реквізити:

1. Адресат

2. Адресант

3. Назва

4. Заголовок до тексту

5. Текст

6. Дата

7. Підпис

Зразок доповідної записки ініціативного характеру Зав.хірургічного

відділеня Зубенко О.Б.

ст. медичної сестри

Коваль Вікторії Ігорівни

Доповідна записка

Про порушення дисципліни

Медсестри Л.І.Терещук та О.Р.Остапенко систематично запізнюються на чергування та нехтують своїми службовими обов’язками щодо виконання маніпуляцій.

Пропоную вжити заходів для покращення дисципліни медсестер хірургічного відділення.

19.03.2010р. (особистий підпис) /В.І.Коваль/

Додаток №1 (продовження)

Матеріали для самопідготовки до практичного заняття

за темою: Укладання довідково-інформаційних документів:

оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, звіти

Зразок доповідної запискизвітного характеру

Ст. медичній сестрі

Зубенко О.Б.

медичної сестри хірургічного відділення

Коваль Вікторії Ігорівни

Доповідна записка

Про використання перев’язувального матеріалу

Протягом 20.09.2013р. – 25.09.2013р. у перев’язувальному кабінеті було витрачено:

1. бинтів стерильних – 12 упаковок;

2. бинтів нестерильних – 10 упаковок;

3. вати стерильної 5 упаковок;

4. вати нестерильної 4 упаковки

Прошу поповнити зазначеними матеріалами перев’язувальний кабінет.

26.09.2013р. (особистий підпис) /В.І.Коваль/

1.5. Виробничий звіт- це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Матеріали звітів охоплюють точно визначений період часу.

Звіти може бути: - статистичними (цифровими) – пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках

- текстовими – на звичайному папері.

Схема звіту:

1. Назва Д.

2. Заголовок - відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи

3. Вступна частина - вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період

4. Основна частина звіту - точний опис виконаних робіт із зазначенням позитивних і негативних прикладів

5. Висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє

6. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт

7. Дата складання звіту

8. Печатка установи (за потребою)

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу і містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне й негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Зразок звіту

Звіт

про використання перев’язувального матеріалу

25.09.2013р. мною було проведено перевірку використання у хірургічному відділенні перев’язувального матеріалу.

В ході перевірки було виявлено, що з 20.09.2013р. було витрачено:

1. бинтів стерильних – 48 упаковки;

2. бинтів нестерильних – 56 упаковок;

3. вати стерильної 15 упаковок;

4. вати нестерильної 20 упаковок

Пропоную поповнити відділення зазначеними матеріалами..

26.09.2013р.

Медична сестра

хірургічного відділення (особистий підпис) /В.І.Коваль/