Протокол, витяг з протоколу. Ділове листування

Методичні рекомендації для студентів щодо підготовки до практичного заняття № 13

Тема: Укладання довідково-інформаційних документів: протокол, витяг з протоколу. Ділове

Листування

Актуальність теми: довідково-інформаційні документи невід’ємні від здійснення професійних обов’язків фахівця, тому є складовою рівня сформованості його компетентності, а значить студентом має бути опрацьовано матеріали теми з питань складання листів різних видів, протоколів та ін.. Знання ж професійної документації, володіння навичками роботи з професійними документами є свідченням рівня компетентності фахівця, тому знання з теми є необхідним підґрунтям для оволодіння навичками професійного документування, сходинкою до удосконалення культури усного та писемного мовлення майбутнього спеціаліста

Навчальні цілі:

Знати: нормативи оформлення довідково-інформаційних документів, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів

Вміти: оформляти довідково-інформаційні документи, складати оголошення, запрошення, пояснювальні та доповідні записки, ділові листи, правильно писати виробничі звіти, протоколи та витяги з протоколів, застосовувати орфографічні та пунктуаційні норми літературної мови, застосовувати орфографічні та пунктуаційні норми літературної мови

Рекомендована література:

Основна:

1. Медвідь А.М. практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с. 165-168

2. Матеріали для самопідготовки (Додаток №1)

3. Шевчук С.В. Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручн., - К., 2013, С.376-381, 391-482

4. Кейс СПРС

Додаткова:

1. Зубков М. Сучасна ділова мова за професійним спрямуванням: підр. – Х., 2006, с. 105-116, 119-134

2. Золотухін Г.О. Фахова мова медика: навч.посібн. К., 2001, с.57-58, 157-162, 174, 247, 248

Увага! Опрацюйте рекомендовану літературу. Підготуйтеся до висвітлення на практичному занятті контрольних питань. За потребою зробіть нотатки (тезовий конспект)

Перелік контрольних питань

1. Протокол. Вимоги до оформлення

2. Витяг з протоколу. Вимоги до оформлення

3. Ділове листування. Класифікація листів. Вимоги до складання й оформлення ділових листів (СПРС)

Додаток №1

Матеріали для самопідготовки до практичного заняття

за темою: Укладання довідково-інформаційних документів:

протокол, витяг з протоколу. Ділове листування

1. Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень під час засідань колегіальних органів.

Протокол м.б.: стенографічним, стислим, повним.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою " Слухали ") та ухвалу або розширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою " Ухвалили");

Повні (конспективні), у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;

Стенографічні, в яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Реквізити:

1. Назва виду Д та порядковий номер (посередині рядка);

2. Назва виду засідання та колегіального органу (посередині під назвою Д)

3. Дата проведення засідання (ліворуч під назвою колегіального органу)

4. Місце проведення засідання (праворуч під назвою колегіального органу)

5. Відомості про голову та секретаря (ліворуч у стовпчик)

6. Відомості про склад присутніх та відсутніх (ліворуч під відомостями про голову)

7. Порядок денний (нижче посередині рядка)

8. Текст

9. Підписи

Протокол під час засідання веде секретар або спеціально призначена особа у чорновому варіанті. Пізніше складається чистовий варіант, дата в якому відповідає даті проведення засідання.

Якщо присутніх менш 15 осіб, відомості про них записуються повністю; якщо більше достатньо зазначити загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за алфавітом). Якщо відсутніх менш 10 осіб - записуються всі поіменно, якщо більше - достатньо зазначити загальну кількість.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

1. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

2. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

3. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

4. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

5. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Текст протоколу має бути стислим і лаконічним, але повинен містити інформацію, що всебічно і зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Зразок протоколу

Протокол № 2

зборів медичного персоналу терапевтичного відділення

від 12.01.2010 м.Сватово

Голова: Тесленко О.М.

Секретар: Котова С.І.

Додаток №1 (продовження)

Матеріали для самопідготовки до практичного заняття

за темою: Укладання довідково-інформаційних документів: