Классификаторы, коды и технология их применения

При решении экономических и финансовых задач используется большое число реквизитов-признаков (см. п.1.2), значения которых фиксируются в виде последовательности алфавитно-цифровых знаков. Это названия, наименования, фамилии, которые не всегда удобны для компьютерной обработки. Чтобы сделать такую информацию удобной для ввода, обработки и вывода, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической и финансовой информации. Таким средством являются классификаторы, входящие в Единую систему классификации и кодирования.

Классификатор — это систематизированный свод наименований объектов и классификационных признаков и (или) классификационных группировок и кодовых обозначений.

В зависимости от назначения и уровня управления существуют следующие виды классификаторов:

· общегосударственные, разрабатываемые в централизованном по-рядке и являющиеся едиными для всей страны;

· отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности;

· локальные, применяемые внутри предприятия.

Общегосударственные классификаторы (ОК) начали создаваться в 70-х гг. К настоящему времени их насчитывается около 40. Различают следующие четыре группы общегосударственных классификаторов:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

2. Классификаторы структуры отраслей народного хозяйства, органов управления, административно-территориального деления, пред-приятий и организаций, форм собственности.

3. Классификаторы продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения (СЕИ).

Приступая к проектированию классификаторов, следует выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы следует использовать при решении данной задачи, а затем разрабатывать локальные коды.

Составление любого классификатора выполняется в два этапа: сначала выполняется классификация информации, а затем кодирование.

Классификация — распределение элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков. Существуют иерархический, фасетный и комбинированный методы классификации.

В результате проведения классификации составляется упорядоченный список реквизитов-признаков, состоящий из отдельных позиций, включая резервные позиции. Такой список называется номенклатурой.

После составления классификации выполняется кодирование. Кодирование — это процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код — условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования.

После присвоения кодов составляется классификатор. классификатор — систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются специалистами для подготовки первичных документов к вводу в компьютер. Во втором случае предусматривается хранение всех классификаторов в памяти компьютера в качестве условно-постоян-ной информации. Это позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в электронных экранных формах при заполнении входной информации, а также в выходных сводках.

Например, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются следующие коды постоянных признаков отчитывающейся организации:

· код формы по окуд;

· код организации по окюлп (общегосударственный классификатор юридических лиц и предприятий);

· вид деятельности по окэд (общегосударственный классификатор видов экономической деятельности);

· организационно-правовая форма по окопф (общегосударственный классификатор организационно-правовых форм);

· орган управления по сооу (систематизированные обозначения органов управления);

· единица измерения по океи (общегосударственный классификатор единиц измерения).

Для проверки правильности проставления кодов вводится строка " контрольная сумма", которая представляет собой искусственный код по всем указанным значениям кодов. Компьютерная программа осуществляет контроль по контрольным суммам и позволяет обнаружить неверно проставленные коды.

В настоящее время применяются несколько систем кодирования, среди которых наибольшее распространение получили следующие:

· порядковая;

· серийно-порядковая;

· последовательная;

· параллельная;

· комбинированная.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров или же при наличии таковых. Порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования двух и более призначных номенклатур. Предварительно производится груп-пировка позиций номенклатуры по признакам. Каждой группе старших признаков присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Каждая серия имеет резерв свободных позиций для расширения номенклатуры. Такой метод кодирования более приемлем для автоматической группировки и получения сводных итогов при выполнении логических и арифметических операций на ПЭВМ.

Последовательная система кодирования строится на основе иерархической классификации. Сначала четко выделяются зависимые признаки и им отводятся один или несколько разрядов в зависимости от их значений. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т. д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ПЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Параллельная система кодирования формируется также по принципу выделения разрядов, но независимым (параллельным) классификационным признакам. В основе параллельного кодирования лежит фасетная система классификации. Фасета — это множество значений независимого группировочного признака. Параллельный код позволяет проводить многоаспектные группировки номенклатуры при компьютерной обработке.

Комбинированная система кодирования также предусматривает чет-кое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой из приведенных выше систем, включая и так называемый код повторения (например, в качестве регистрационного кода налогоплательщика — номер его паспорта, в качестве кода автовладельца — номер автомашины). Такая система наиболее гибкая, позволяет описать сложные многопризначные номенклатуры, обеспечивает автоматическую группировку и получение всех необходимых итогов.

Составление локальных кодов ведется по самым разнообразным номенклатурам: работающие, материалы, готовая продукция, организации, клиенты, филиалы и др.

После разработки кодов на бумаге следует занести сформированные локальные классификаторы в машину. Для этого в программах имеется специальное меню для заполнения справочников. В процессе обработки они объединяются с другими таблицами (массивами) и обеспечивают составление документов.

Назначение классификаторов — облегчение заполнения первичных документов на ПЭВМ. При этом обычно на экране возникает либо форма документа, либо окно унифицированного ввода для заполнения однотипных документов. Каждому реквизиту отводится специальное поле. Если реквизит поля присутствует в классификаторе, то специальной клавишей происходит обращение к нему, поиск нужной позиции и ее автоматическое занесение в документ.