Понятие, виды, структура экономического документа

Основными носителями информации в автоматизированных финансовых системах являются входные и выходные документы, представляющие собой носители информации утвержденной формы и имеющие юридическую силу.

Входные документы содержат первичную, необработанную информацию, отражающую состояние управляемого объекта. Они заполняются вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавли-вается на принтерах.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов Республики Беларусь. В кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Развитие систем автоматизированной обработки, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. Такая унификация была проведена в государственном масштабе в 70-х гг.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и тре-бованиям построения.

Документ — информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с ОКУД.

Унификация предполагает следующие требования к документам:

· стандартная форма построения;

· приспособление к автоматизированной обработке;

· минимизация показателей;

· исключение дублирования;

· полнота.

Cтандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие реквизиты, характеризующие место и назначение документа:

· наименование учитываемого объекта;

· индекс формы документа, код по ОКУД, гриф утверждения;

· наименование документа;

· зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которая должна быть закодирована. Для этого выделяется рамка, построенная по зональной форме, для проставления кодов, которая представлена на рис. 2.

Рис. 2. Образец заполнения реквизитов по зональной форме

В клетки, обведенные утолщеннымии линиями, проставляются коды. В дальнейшем эти коды служат группировочными признаками, по которым формируются документы.

Содержательная часть строится, как правило, в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия. Документы могут быть однострочные и многострочные, односторонние и многосторонние. Все производные строки и графы снабжены подсказками.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.