Примеры реализации бизнес-процессов

Функциональность модуля позволяет выполнять следующие бизнес-процессы формирования бюджета:

· планирование (составление бюджета) и моделирование различных его показателей;

· согласование и утверждение бюджета;

· формирование фактических показателей бюджета;

· проведение корректировок бюджета;

· анализ исполнения бюджета.

Рассмотрим, как формируется информационное обеспечение для вышеперечисленных бизнес-процессов.

Планирование бюджета. Плановые данные по различным статьям бюджета могут формироваться на основе следующих видов информации:

· статистических и экспертных данных (это данные прошлых периодов, информация, содержащаяся вне системы " Галактика", экспертные оценки, специальные статистические исследования и пр., ввод этих данных осуществляется вручную);

· данных прошлого периода с поправкой на динамику внешнего фактора, влияющего на данную статью бюджета (примерами внешних факторов являются индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы сезонных колебаний цен и спроса и др.; модуль позволяет привязывать внешний фактор к периоду и статье, на которую он влияет; предусмотрено задание различных вариантов динамики внешних факторов);

· плановых данных модуля " Управление договорами" (например, на основании календарных планов отгрузок и платежей по заключенным договорам);

· выполнения расчетов (по отдельным статьям предусмотрена возможность рассчитать плановые показатели по другим показателям бюджета, в основном, это касается статей бюджета денежных средств).

Согласование и утверждение бюджета. Этот этап представляет собой итерационную (циклическую) процедуру. Последовательность процессов одного цикла можно представить следующим образом:

· формирование бюджетов в подразделениях;

· агрегирование этих бюджетов в аппарате управления;

· получение критических показателей бюджета движения денежных средств и принятие решения об их корректировке (например, для сокращения расходов в бюджетах подразделений);

· исправление некоторых показателей бюджета;

· передача скорректированного варианта бюджета в подразделения;

· корректировка данных бюджетов в подразделениях с тем, чтобы они удовлетворяли цифрам, сформированным в аппарате управления;

· утверждение определенного варианта бюджета, полученного в результате описанных итераций.

Система позволяет хранить и сравнивать различные варианты бюджета (например, варианты, сформированные " внизу"), сопоставлять с вариантами, скорректированными " сверху".

Формирование фактических показателей бюджета. Источники формирования фактических данных бюджетов следующие:

· данные, формируемые на бумажных носителях в неавтоматизированных подразделениях (эти данные вводятся в модуль вручную);

· бухгалтерская информация системы " Галактика" (эти данные рассчитываются с помощью алгоритмов обработки бухгалтерской ин-формации с использованием языка PAT-форм);

· оперативные данные системы " Галактика", в основном, это информация из модуля " Управление договорами" (предусмотрена возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета);

Корректировка бюджета. Корректировка бюджетов производится на основе предварительных плановых данных о наличии материальных и финансовых ресурсов в плановом периоде. Источником этой информации служит объединение потоков планового потребления ресурсов по хозяйственным операциям в плановых периодах.

Процесс корректировки заключается в последовательной доработке составных элементов плана таким образом, чтобы запланированное потребление материальных, трудовых и финансовых ресурсов соответствовало их образованию. В результате должен получаться бюджет, удовлетворяющий предъявляемым руководством требованиям с учетом существующих ограничений. Получаемые в процессе корректировки варианты бюджета могут быть сохранены для целей сравнения и анализа.

Анализ исполнения бюджета. Для проведения анализа исполнения бюджета предусмотрена возможность сравнения плановых и фактических данных. Для этого выполняется расчет процентного отклонения плановых и фактических данных по статьям.

Рассмотрим несколько типичных бизнес-процессов в рамках описанной ранее системы бюджетов:

1. Формирование плановых показателей в Плане сбыта и Бюджете доходов на основе договоров на поставку готовой продукции.

2. Формирование фактических данных о доходах на основе платежных документов за поставленную продукцию.

3. Сравнение плановых и фактических доходов.

Формирование плановых показателей доходов. Формирование плановых показателей в Плане сбыта и Бюджете доходов осуществляется на основании договоров на поставку готовой продукции. Эти договоры регистрируются в модуле " Управление договорами". Перенос данных на статьи бюджета осуществляется с помощью специально настроенной ТФО, которая создается в модуле " ХозОперации". При привязке этой ТФО к договору формируется финансовая операция, регистрирующая перенос суммы договора на статью бюджета. Затем с помощью функции формирования показателей бюджета по финансовым операциям указанная сумма поступает на заданную статью в текущем периоде планирования.

Формирование фактических показателей доходов. Рассмотрим, как организовать автоматизированное поступление фактических данных на статьи бюджета, плановые значения которого формировались на основании договоров. Предполагается использование следующей упрощенной схемы обработки документов:

Договор – Документ-основание на продажу (ДО) – Входящее платежное поручение – Накладная на отпуск.

Сумму входящего платежного поручения предполагается разносить по статьям бюджета в соответствии со спецификацией накладной, привязанной к этому платежному поручению. Последовательность выполнения бизнес-процесса следующая:

1. Вначале в модуле " ХозОперации" создается ТФО Доходы от реализации готовой продукции, факт для формирования операций в Книге фактических финансовых операций по входящему платежному поручению.

2. Для формирования ДО на основе договора необходимо в модуле " Управление договорами" или " Управление сбытом" создать ДО на продажу и в окне расширенной информации выбрать указанный договор. При этом спецификация договора, содержащая перечень реализуемой продукции, переносится в спецификацию ДО.

3. В модуле " ФРО" по ДО формируется оплаченное входящее платежное поручение.

4. В модуле " Управление сбытом" по ДО формируется накладная на отпуск, при этом спецификация ДО переносится в накладную.

5. выполняется распределение платежа по позициям спецификации накладной.

6. Разноска входящего платежного поручения по финансовым операциям выполняется модуле " ХозОперации", где настроенная ТФО связывается с входящим платежным поручением. При этом в Книге фактических финансовых операций формируются операции по одной на каждую позицию спецификации накладной, привязанной входящему платежному поручению. При правильной настройке в окне редактирования финансовой операции во вкладке Аналитика операции значения аналитики по операции и по статье должны совпадать.

7. Формирование фактических показателей на основе созданных финансовых операций выполняется в модуле " Управление бюджетом" с помощью функции Операции / Расчет показателей бюджета.

Сравнение плановых и фактических показателей доходов. Сравнение плановых и фактических данных бюджета осуществляется путем расчета процентов выполнения плана. Одна из задач анализа исполнения бюджета — определить значение аналитики статьи, при котором наблюдается наибольшее отклонение плановых и фактических данных. Бизнес-процесс проходит в следующей последовательности:

1. С использованием типовой формы План сбыта и Бюджет доходов загрузить Умеренный вариант планового бюджета для заданного центра ответственности и периода планирования.

2. Включить режим сравнения бюджетов путем нажатия кнопки Панель управления и в открывшемся диалоге Панель управления перейти во вкладку Сравнение. Установить флажок Режим сравнения включен и включить появившуюся кнопку-опцию Результат сравнения (например, %(Кол1/Кол2)). С помощью кнопки Выход возвратиться в окно Редактируем бюджет.

3. Во вкладке Сравнить с включить кнопку-опцию Факт. Загрузить Умеренный вариант фактического бюджета. При этом для каждого периода планирования отображается значение плана, факта и процента плана по отношению к факту.

4. Проанализировав полученную информацию визуально или с помощью отчета, можно определить ту материальную ценность, для которой наблюдается наибольшее отклонение фактических доходов от плановых.

Принципиальная схема работы модуля приведена в приложении 1.

5.5. Модуль " Платежный календарь"

Управление современным предприятием невозможно без составления оптимальных планов поступления и расходования денежных средств в целях оперативного управления денежными потоками. Платежный календарь является частью системы оперативного финансового менеджмента и представляет собой текущий финансовый план поступления и расходования денежных средств.

Модуль " Платежный календарь" предназначен для решения задач оперативного финансового планирования. Он является инструментом планирования и контроля исполнения финансовых обязательств, обеспечения абсолютной ликвидности предприятия, минимизации риска неплатежеспособности.

Основное предназначение модуля — автоматизация оперативного управления финансами.

Применение модуля позволяет получить различные варианты балансировки календаря, потому что финансовых менеджеров интересуют как текущие, так и будущие потоки денежных средств: необходимо точно знать, чем располагает предприятие или может располагать в своей хозяйственной деятельности каждый день.

Платежные календари удобнее составлять по следующим видам движения денежных средств:

· налоговый Платежный календарь;

· календарь по расчетам с поставщиками;

· календарь по обслуживанию кредита и т. д.

Каждый такой календарь является составной частью Платежного календаря предприятия в целом. В Платежном календаре существует возможность осуществления любой группировки данных по любым выбранным признакам: статьям бюджета, контрагентам, подразделениям, диапазонам сумм и проч.

Платежный календарь составляется на определенный период вре-мени, обычно на предстоящий месяц с разбивкой по декадам, неделям и дням и состоит из графика расходования средств (графика предстоящих платежей) и графика поступления денежных средств.

График расходования денежных средств отражает сроки и суммы платежей предприятия в предстоящем периоде по всем или по конкретно выбранным видам его финансовых обязательств. График поступления денежных средств разрабатывается по тем видам движения этих средств, по которым формируется их возвратный поток, и фиксирует сроки и суммы предстоящих платежей в пользу предприятия.

Основной целью платежного календаря на этом этапе является своевременное погашение неотложных финансовых обязательств предпри-ятия и обеспечение его постоянной платежеспособности в текущем периоде.

На основании построенного Платежного календаря финансовая служба предприятия выявляет временной интервал, в котором степень риска возникновения дефицита будет особенно велика, для того, чтобы заранее предпринять соответствующие меры по снижению этого риска. С помощью специальных методов производится корректировка Платежного календаря, т. е. принимаются меры, направленные на устранение дефицита (профицита).

В модуле " Платежный календарь" в качестве денежных активов используются такие платежные средства, как расчетные и валютные счета предприятия, кассы, векселя, другие ценные бумаги, кредиты и собственная дебиторская задолженность.

Первичное формирование Платежного календаря производится с учетом остатков на расчетных счетах предприятия и в кассе. Основаниями для планирования финансовых обязательств являются следующие оперативные документы системы " Галактика":

· счета на закупку (продажу) и другие оперативные документы системы;

· выданные (полученные) кредиты;

· внутренние заявки модуля (выделяются заявки на расходование платежных средств, периодический расход платежных средств, получение кредита и периодический приход).

Планируемый факт необходимости погашения обязательств отражается в системе финансовыми операциями.

Одно финансовое обязательство может быть исполнено несколькими финансовыми операциями с использованием различных платежных средств и на разные даты. Период между датами первой и последней финансовой операции является периодом погашения обязательства.

Финансовые операции подразделяются на следующие типы:

· передача средств;

· взаимозачет;

· конвертация.

Модуль " Платежный календарь" позволяет осуществлять оперативный финансовый менеджмент по принципу скользящего планирования путем циклического выполнения ряда операций. Эти операции можно разбить на следующие четыре этапа:

1. Установление лимитов:

· лимиты образования обязательств (модуль " Управление бюджетом");

· лимиты расходования платежных средств (Операции / Остатки и лимиты платежных средств).

2. Формирование финансовых обязательств:

· создание обязательств;

· контроль их формирования;

· разноска по статьям бюджета.

3. Принятие заявок к исполнению:

· контроль превышения лимитов;

· создание исполняемых заявок.

4. Удовлетворение заявок:

· балансировка платежного календаря;

· корректировка финансовых операций;

· формирование платежных документов.

Для позиций Платежного календаря по приходу и расходу можно устанавливать приоритеты, по выбранным позициям переносить дату оплаты на другой срок, конвертировать платежные средства, использовать средства платежа, предназначенные по плану для другого контрагента, осуществлять замену платежного средства при достижении договоренности с контрагентом, использовать частичную оплату и др., т. е. моделировать ситуации.

В режиме моделирования создается копия финансовых обязательств из Платежного календаря за определенный период, изменения в которых не влияют на основные данные. На модели можно производить необходимые операции по балансировке, оценивать результаты их применения. Если результаты удовлетворительны, их можно сохранить в основном рабочем поле Платежного календаря.

В определенных ситуациях (например, при большом объеме ежедневных отгрузок многочисленным контрагентам) сложно спланировать поступление денег непосредственно по каждому счету. Тем не менее, финансовой службе и руководству предприятия известен приблизительный объем поступающей в день (неделю, месяц) выручки. Кроме того, суммы поступления выручки участвуют при планировании движения денежных средств предприятия часто без детализации до контрагента, счета. Для ведения подобного варианта планирования используется заявка на периодический приход.

Финансовые обязательства, полностью исполненные либо переведенные в статус отменен или закрыт, могут быть перемещены из основного списка в архив вместе с образованными по ним финансовыми операциями и распределением по хозяйственным документам. При необходимости финансовые обязательства могут быть восстановлены из архива и использованы для анализа их исполнения.

В модуле реализовано получение отчетов по исполнению финансовых операций, отклонениям в их исполнении, позициям риска неплатежеспособности и проч.; имеются графические отчеты в виде столбиковых, круговых и других видов диаграмм.

Модуль связан со всеми модулями системы, в которых формируются документы основания, счета, заявки, основания для приема (отпуска), другие оперативные документы. Это вызвано его специфическими особенностями аккумулировать в себе любую информацию, пригодную для планирования финансовых обязательств и операций и учета их исполнения.

Схема использования документов в финансовом цикле при формировании Платежного календаря показана в приложении 2.

5.6. Модуль " Финансовый анализ"

Модуль " Финансовый анализ" является составной частью финансового контура системы " Галактика", основной задачей которого является оценка финансового состояния предприятия и выявление перспектив его дальнейшего развития.

Модуль ориентирован на предприятия всех форм собственности, в том числе и с особенностями предоставления отчетности по международным стандартам. Модуль предназначен также для корпораций, ведущих консолидированную отчетность; совместных предприятий, ведущих учет по международным стандартам; предприятий, рассчитывающих получить инвестиции; всех предприятий, ставящих перед собой цель в оперативном режиме анализировать информацию о результатах хозяйственной деятельности предприятия и тенденции его развития.

Предоставляется возможность ввести произвольный набор показателей для проведения любого выбранного анализа, включая экономический анализ хозяйственной деятельности.

С точки зрения удобства пользовательского интерфейса модуль — это электронная таблица, которую пользователь может наполнить алгоритмами и данными по своему усмотрению. В то же время модуль интегрирован с системой " Галактика", в нем изначально заложены классификаторы и их взаимосвязи, реализован внешний и внутренний контроль входных данных путем взаимной увязки показателей, используется понятная финансисту терминология.

Анализ финансового состояния предприятия проводится на основании данных внешней отчетности, таких, как Баланс предприятия, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о финансовых результатах и проч. В основу информационного обеспечения можно положить любую информацию финансового характера: сообщения финансовых органов, информацию учреждений банковской системы, информацию товарных и валютных бирж.

При соответствующих настройках модуля можно провести экспертизу любых экономических показателей хозяйственной деятельности предприятия, экономический анализ документов внутренней отчетности, характеризующих финансовые потоки и ресурсы.

Исходные данные могут быть введены вручную посредством встроенной операции импорта входной информации.

Анализ финансового состояния может производиться по нескольким методикам, позволяющим рассчитывать значения одних и тех же показателей по разным формулам. При проведении экспресс-анализа проводится оценка экономического потенциала субъектов хозяйствования, оценка результативности их хозяйственной деятельности.

Оценка финансового состояния предприятия производится путем расчета коэффициентов финансовой независимости, финансовой устойчивости, рентабельности, платежеспособности и т. п.

Взаимосвязь модуля " Финансовый анализ" с другими модулями финансового контура показана в приложении 3.

Необходимо отметить, что самый трудный этап — создание соответствующих настроек в соответствии с выбранной методикой анализа и правильное написание формул для первого расчета.

Модуль " Финансовый анализ" требует установки специальных параметров в реестре настройки =Н= / Настройка, а также имеет свои собственные настройки.

К классификаторам, каталогам и справочникам модуля относятся следующие:

· Центры ответственности;

· Каталог показателей;

· Каталог стандартов;

· Каталог школ;

· Каталог легенд;

· Типы периодов планирования;

· Периоды планирования;

· Комплекты шаблонов;

· Настройки импорта;

· Курсы валют;

· Индексы.

Последовательность выполнения бизнес-процессов в рамках модуля следующая:

1. Проведение подготовительных операций.

2. Импорт входящей отчетности.

3. Формирование комплектов шаблонов, контроль корректности входных данных.

4. Настройка шаблонов входящих отчетов.

5. Формирование сессии — точек сбора входящих отчетов с шаблонами из комплекса шаблонов, определенного для сессии.

6. Привязка шаблонов к входящему отчету.

7. Создание шаблонов исходящих отчетов.

8. Финансовый анализ.

9. Формирование диаграмм.

Тема 6. Автоматизированные банковские системы