Схема 1.Структура економічної інформації.

Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису

План

1. Поняття " економічна інформація", її види та властивості.

2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації.

3. Інформаційні процедури.

4. Методи кодування економічної інформації.

Література: [18], ст.13-21, [22], ст.93-98

1. Усі процеси життєдіяльності людського суспільства відбуваються за допомогою інформації, яка є формою зв'язку між об'єктом, що передає повідомлення, і тим, який прийматиме його.

Інформація — сукупність відомостей (даних), які сприймають з навколишнього середовища (вхідна інформація), видають у нав­колишнє середовище (вихідна інформація) або зберігають всере­дині певної системи.

Інформація повинна відображати реальний світ, проце­си, явища, використовувати при цьому зрозумілу користу­вачеві мову, бути своєчасною, корисною та необхідною йому.

У теорії автоматизованого оброблення інформації її розглядають як сукупність знань, що є об'єктом нагромад­ження, реєстрації, передачі, збереження, оброблення.

В економічному комплексі функціонують науково-технічна, економічна, правова, адміністративна та інші види інформації.

Економічна інформація — один з найбільш масових різновидів інформації, що відображає процеси виробництва, розподілу, об­міну і споживання матеріальних благ та послуг.

Вона чисельно характеризує стан виробничо-господар­ської та фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартісних показників, циркулюючи у виробни­чій та невиробничій сферах, органах управління. За допо­могою економічної інформації можна простежити взає­мозв'язки між ланками народного господарства, напрями його розвитку, налагодити ефективне управління ним. Ці особливості суттєво відрізняють її від економічних даних. В об'єктивній економічній реальності постійно відбу­ваються події, що трактуються як будь-яка зміна стану економічного об'єкта. Ці події породжують повідомлен­ня, що можуть бути відображені на будь-якому носію в будь-якій знаковій системі. Сукупність повідомлень про реальні економічні події, факти, не співвіднесену з мож­ливостями їх використання, називають економічними да­ними.

Економічні дані — відображення економічних явищ, не пов'яза­не з конкретним завданням управління і з певним споживачем.

Економічні дані стають інформацією, якщо їх спожи­вач розв'язує певне завдання управління. Іншими слова­ми, економічна інформація — це економічні дані, які ви­користовуються в управлінні.

Економічна інформація розглядається в прагматич­ному, семантичному і синтаксичному аспектах. Прагма­тичний аспект пов'язаний із розглядом цінності, ко­рисності використання економічної інформації для ви­роблення правильного управлінського рішення. Це дає змогу відокремити потрібну інформацію для кожного рівня управління. Семантичний аспект забезпечує вивчення значеннєвого змісту (чи змістового наванта­ження) інформації, визначення зв'язку між її складови­ми частинами. Синтаксичний аспект дає змогу встано­вити параметри інформаційних потоків, розглянути форми подання інформації, її носії, способи кодування.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення. Вона має ряд особливостей, що впливають на способи її збирання, реєстрації та використання. Ці особ­ливості полягають у тому, що, будучи єдиною для всього народного господарства, вона:

— має тенденцію до постійного збільшення обсягів даних;

— відображає різнобічну діяльність підприємств, ор­ганізацій через систему натуральних, вартісних та інших показників;

— є цифровою, алфавітною та алфавітно-цифровою, мас лінійну форму подання;

— в основній своїй масі дискретна (від лат. discretus — поділений, переривчатий), фіксується на матеріальних носіях;

— характеризується масовістю та великими обсягами, тривалістю збереження і необхідністю накопичення, пов­торюваністю циклів виникнення й оброблення у встанов­лених часових межах;

— мас складну структуру.

2. Економічна інформація налічує багато різновидів, що виділяються на підставі відповідних класифікаційних схем. Вона може відбивати певні події, явища, процеси, що вже відбулися або мають відбутися.

3. Оброблення інформації на ЕОМ потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей. Роз­глядаючи структуру економічної інформації, виділяють її окремі елементи — прості й складні інформаційні одини­ці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встанови­ти структурні елементи залежно від функціонального призначення інформації та її особливостей: реквізит, по­казник, інформаційне повідомлення, інформаційний ма­сив, інформаційний потік, інформаційну підсистему, ІС (схема 1).

Схема 1.Структура економічної інформації.

Економічна інформація має певну структуру незалеж­но від застосовуваних технічних засобів для її оброблення.

Структура розкриває побудову економічної інформації, ві­діграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. З елементів інформації — одиниць нижчого рангу — утворюються складові сукупності — одиниці вищого ран­гу. Одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею ви­щого рангу —ІС.

Реквізит — це логічно неподільний елемент. Такі еле­менти бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити-ознаки.

Реквізити-основи кількісно характеризують конкрет­ні об'єкти управління, реквізити-ознаки — якісно. Рекві­зити-основи можуть бути кількісні, трудові, грошові (вар­тісні), абсолютні, відносні. Реквізити-ознаки можуть бути довідкові, групувальні, спеціальні.

Реквізит мас певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити в найрізноманітніші складові оди­ниці інформації, що належать до різних сутностей і ма­ють різну складність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує рекві­зит незалежно від його наявності у певній складовій оди­ниці інформації. Форма реквізиту включає найменуван­ня, структуру (формат), значення (сукупність значень). Найменування (ім'я) служить для звернення до нього і, як правило, подається словом або групою слів. Наприк­лад, " табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. При алгоритмізації та програму­ванні використовують скорочені імена — ідентифікато­ри, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб іденти­фікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізит у тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсисте­мі. Це особливо важливо при створенні БД і для суміс­ності різних ІС.

Структура реквізиту – це спосіб подання його зна­чень. У структурі розрізняють довжину і тип. Довжина — кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад, " Код це­ху" — 2 знаки, " Кількість зданих на склад деталей" — мо­же займати від однієї до семи позицій, " Найменування і характеристика матеріалу" — до 120 позицій.

Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоши­ренішими є чисельний, текстовий, логічний типи.

Значеннями реквізитів єпослідовності символів (лі­тер, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).

Під час оброблення інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сорту­вання, вибірку, порівняння (логічні операції).

Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різ­ні значення, об'єднують у номенклатури. Наприклад, но­менклатура виробів (продукції) - це набір значень кодо­вих позначень або найменувань виробів.

З реквізитів утворюється показник — структурна оди­ниця, що характеризує конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків як сума реквізиту-основи і певної кількості реквізитів-ознак.

Показник — це мінімальна сукупність інформації, що має остаточний економічний зміст. Він характеризує пев­не економічне явище. На основі показників складають до­кументи. В документі може бути кілька показників. У конкретній системі показників відбивається вся господар­ська діяльність об'єкта і на їх основі здійснюється управ­ління цією діяльністю. Економічна інформація будь-яко­го об'єкта складається з інформаційних сукупностей — повного набору інформації, достатньої для всебічної ха­рактеристики об'єкта за певний проміжок часу.

Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), назива­ється повідомленням.

Вхідні дані надходять на оброблення сформованими у вигляді інформаційних повідомлень. Повідомлення, за­фіксоване на матеріальному носію відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається докумен­том. Документ мас самостійне змістове значення і харак­теризується повним набором реквізитів та показників.

Реквізити і показники можуть розглядатися в укруп­нених сполученнях, що дає змогу виділяти інформаційну одиницю вищого рівня — інформаційний масив, який практично інтерпретує номенклатуру, об'єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні пові­домлення.

Масив як структурна одиниця інформації набув про­відного значення за автоматизованого оброблення інфор­мації. Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком, а сукупність інформаційних потоків, які характе­ризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, — інформаційною підсистемою. Сукуп­ність інформаційних підсистем, що характеризують управління об'єктом загалом, утворює ІС. Вона є структур­ною одиницею вищого рівня і цілком охоплює всю інформа­цію об'єкта (цеху, підприємства, установи, організації, галузі).

Під час проектування ІС необхідно враховувати такі властивості економічної інформації:

— вхідна інформація в основному фіксується в первин­них документах, які не підходять для автоматичного вве­дення в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

— ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для здобуття показників у різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;

— основна частина економічної інформації підлягає періодичному, регулярному обробленню;

— здобута похідна інформація часто використовується як вхідна при наступних розрахунках;

— економічна інформація характеризується триваліс­тю збереження.

Економічна інформація мас задовольняти такі вимоги:

— точність — забезпечувати її однозначне сприйняття всіма споживачами;

— вірогідність — визначати допустимий рівень спот­ворення як вхідної, так і результатної інформації, на яко­му зберігається ефективність функціонування системи;

— оперативність — відображати старіння інформації з часом і втратою актуальності (цінності). Несвоєчасність надходження інформації зумовлює запізнення в прийнят­ті рішень.

4. Основу комп'ютерної ІС становить інформаційна база (ІБ), що являє собою сукупність упорядкованої інформації, використову­ваної при функціонуванні ІС. Інформаційна база має на меті за­безпечити взаємо обмін інформацією між структурними одини­цями комп'ютерної ІС, а також інформаційними системами різ­них рівнів управління.

Успіх створення єдиної інформаційної бази істотно визнача­ється уніфікацією та стандартизацією її складових. Тут класифі­кації та кодуванню техніко-економічної інформації відводиться особлива роль, оскільки вони є засобами, що забезпечують взаєм­ний обмін інформацією між людиною і ЕОМ.

Класифікація і кодування — це дві невіддільні частини одного процесу — перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ. У процесі згадано­го перекладу вони виконують різні функції. Для їх поглибленого вивчення слід навести основні терміни й поняття, використову­вані в цій області.

Класифікація — поділ множини об'єктів на частини за їх по­дібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами.

У процесі класифікації використовуються такі поняття:

Система класифікації — сукупність методів і правил класи­фікації та їхній результат.

Об'єкт класифікації — елемент класифікованої множини.

Ознака класифікації — властивість або характеристика об'єк­та, за якою виконується класифікація.

Значення ознаки — якісне або кількісне вираження ознаки класифікації.

Класифікаційне угруповання — частина об'єктів, яка виділена під час класифікації. Найпоширенішими є такі назви класифіка­ційних угруповань: клас, підклас, група, підгрупа, вид, підвид, тип.

Ступінь класифікації — етап класифікації при ієрархічному методі, у результаті якого формується сукупність класифікаційних угруповань (або результат чергового поділу об'єктів одного класифікаційного угруповання).

Глибина класифікації — кількість ступенів класифікації.

Класифікація використовується для упорядкування змісту і взаємозв'язку економічних показників, які переробляються в ІС за допомогою ЕОМ.

Засобом вираження результатів класифікації є кодування.

Кодування — створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об'єкту класифікації (або процес присвоєння об'єкту певного коду).

Код — знак або сукупність знаків, узятих для позначення кла­сифікаційного угруповання і об'єкта класифікації.

Алфавіт (абетка) коду — система знаків, узятих для створен­ня коду.

Основа коду — число (кількість) знаків у алфавіті коду.

Цифровий алфавіт коду — алфавіт коду, знаками якого є цифри.

Буквений алфавіт коду — алфавіт, знаками якого є літери природних мов (української, російської, англійської і т. ін.).

Буквено-цифровий (змішаний) алфавіт коду — алфавіт, зна­ками якого є літери природних мов та цифри.

Розряд коду — позиція знака в коді.

Довжина коду — кількість знаків у коді без урахування про­пусків (прогалин).

Структура коду — умовне позначення складу та послідовно­сті розміщення знаків у коді.

Контрольне число — розрахункове число, яке використову­ється для перевірки вірогідності запису коду.

Перекодування — присвоєння закодованому класифікаційно­му угрупованню або закодованому об'єкту нового коду.

Перекодувальні таблиці —- таблиці взаємної відповідності ко­дів одних і тих самих класифікаційних угруповань або об'єктів класифікації з різних класифікаторів.

Матеріальним утіленням класифікації і кодування є класифі­катор.

Класифікатор — офіційний документ, що являє собою систе­матизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об'єктів класифікації.

Позиція класифікатора — назва і код класифікаційного угру­повання або об'єкта класифікації.

Ємність класифікатора — найбільша кількість позицій, яку може містити класифікатор.

Резервна ємність класифікатора — кількість вільних позицій у класифікаторі.

Упровадження класифікатора — проведення комплексу за­ходів, які забезпечують застосування класифікатора у певній сфері діяльності (відділ, дільниця, підприємство, галузь і т. ін.).

Ведення класифікатора — підтримка класифікатора у вірогід­ному (актуальному) стані (автоматизоване, ручне).

Система ведення класифікатора — сукупність служб, мето­дів і засобів, які забезпечують ведення класифікатора та інфор­маційне обслуговування абонентів.

Еталон класифікатора — врахований оригінал класифікато­ра, який ведеться відповідальною за його ведення установою.

Категорія класифікатора — ознака, яка вказує на належність класифікатора до відповідної групи і залежність від рівня його затвердження і сфери застосування (загальнодержавний, галузе­вий і т. ін.).

Реєстрація класифікатора — присвоєння затвердженому кла­сифікатору реєстраційного номера і запис необхідних відомостей про нього до реєстру (державна, галузева).

Класифікатори техніко-економічної інформації можуть створю­ватися системним або локальним способом. За системного способу інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за лока­льного — у межах одного підприємства, організації або установи.

Класифікатори, розроблені за локальним способом, містять інформацію, достатню для діяльності лише одного об’єкта управ­ління (підприємства, установи), їх позитивна властивість полягає в тому, що вони компактні, не громіздкі, коди мають невелику довжину. Такі класифікатори характеризуються й відносно лег­кою розробкою, простотою внесення змін і доповнень. До їх не­доліків належить необхідність перекодування інформації при пе­редаванні на вищі рівні управління.

Класифікатори, розроблені за системним способом, містять повну інформацію, яка використовується на різних рівнях управ­ління. При їх використанні не потрібні перекодувальні таблиці. Ці класифікатори забезпечують інформаційний взаємо обмін між комп'ютерними ІС різних рівнів.

Недолік системного способу розробки класифікаторів полягає в тому, що він робить структуру класифікатора дуже громіздкою, а код багатозначним. (Наприклад, код промислової продукції в загальнодержавному класифікаторі містить 11 знаків.)