Документированные процедуры (2-й уровень)

Документированные процедуры часто могут составлять основную документацию системы менеджмента качества, используемую при общем планировании и управлении деятельностью, влияющей на качество. В этих документах рассматриваются методики работы для каждого процесса (подразделения), поэтому они очень полезны, так как дают внутренним потребителям/поставщикам возможность анализа взаимной ответственности.

Документированные процедуры могут охватывать все или часть применяемых процессов системы менеджмента качества. Они должны:

- описывать (с той степенью подробности, которая необходима для адекватного управления соответствующей деятельностью) ответственность, полномочия и взаимоотношения персонала, который руководит, выполняет, проверяет или анализирует работу, влияющую на качество;

- указывать, как следует выполнять различные виды работ, использовать документацию и осуществлять контроль;

- определять входы, выходы, ресурсы и управляющие воздействия каждого процесса;

- определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управлении этим процессами;

- определять порядок мониторинга, изменения и анализа этих процессов.

Документированные процедуры могут быть составлены в соответствии со следующей схемой:

1) ЧТО: определяются выполняемые процессы подразделения;

2) КТО: определяется организация подразделения и обязанности, ответственность, полномочия, функции и роль каждого работника;

3) КАК: в виде ссылок на рабочие инструкции, где разъясняется, как конкретно должны осуществляться те или иные действия;

4) С КЕМ: определяется, кто является внутренними и/или внешними поставщиками и потребителями процессов, выполняемых в подразделении.

Документированная процедура может иметь примерно следующее содержание:

1. Цель процедуры.

2. Область применения.

3. Использованные обозначения и сокращения.

4. Ссылки (например, на соответствующие разделы руководства по качеству, на другие документированные процедуры или документы третьего уровня).

5. Ответственность и распределение полномочий при выполнении документированной процедуры (в виде матрицы ответственности).

6. Описание процесса выполнения процедуры (часто в виде блок-схемы).

7. Словесное описание тех процессов, выполнение которых не может быть представлено в виде блок-схемы.

8. Указание контрольных параметров, которые должны быть достигнуты при выполнении процедуры.

9. Приложения (организационная структура, матрица ответственности, поточная диаграмма (блок-схема) процесса, спецификация процесса (его владелец, входы, выходы, ресурсы, управляющие воздействия, критерии качества выполнения) формы журналов, таблиц, протоколов для регистрации данных о качестве и т.п.).

При разработке документированных процедур следует предусматривать использование так называемого цикла улучшения и цикла обеспечения качества Деминга при определении требований к порядку выполнения процессов (см. рис. 5.11).

Цикл улучшения качества Деминга (см. рис. 5.11 а), часто обозначаемый в тексте PDCA, предусматривает выполнение деятельности по улучшению качества в следующем порядке:

- Plan (планируйте действия по улучшению качества),

- Do (делайте, выполняйте запланированное в малом масштабе),

- Сheck (контролируйте, проверяйте достигнуто ли улучшение),

- Act (действуйте в соответствии с результатами проверки).

а б

в

Рис. 5.11 Графическое представление цикла Деминга

а – цикл улучшения качества PDCA;

б – цикл обеспечения качества SDCA;

в – применение циклов Деминга SDCA и PDCA

Цикл обеспечения качества Деминга (см. рис. 5.11 б), часто обозначаемый в тексте SDCA, применяется после того, когда достигнутое улучшение качества становится нормой (стандартом). Этот цикл SDCA предусматривает осуществление деятельности по схеме:

- Standard (установите норму, стандарт выполнения деятельности),

- Do (делайте, выполняйте работу в соответствии со стандартом),

- Check (контролируйте выполнение работы по стандарту),

- Act (действуйте в соответствии с результатами контроля).

Иллюстрация применения циклов Деминга SDCA и PDCA приведена на рис. 5.11 в.

Видно, что до начала работ с целью улучшить качество продукции, рассматриваемый на рис. 5.11 в процесс осуществлялся в соответствии с циклом SDCA при достаточно высоком уровне брака. Причем, этот уровень брака соответствовал требованиям нормативной документации, устанавливавшей стандарт выполнения процесса.

После того, как стала очевидной необходимость повысить качество продукции, команда специалистов, созданная для достижения целей улучшения, руководствовалась циклом PDCA. На первом этапе эта команда запланировала (Plan) мероприятия по улучшению качества. После этого были выполнены (Do) запланированные мероприятия, например, изготовлена опытная партия модернизированной продукции. Затем была осуществлена проверка (Check) качества изготовленной партии. Если эта проверка показала, что запланированные улучшения качества не достигнуты, то следует действовать (Act) в соответствии с результатами проверки. Возможно придется повторить цикл PDCA несколько раз, пока не будут получены необходимые результаты по улучшению качества.

После того, когда проверка покажет, что требуемое улучшение качества достигнуто, следует действовать (Act) в соответствии с положительными результатами проверки. Например, предложенные мероприятия по улучшению качества должны стать нормой (стандартом) дальнейшего осуществления процесса в соответствии с циклом обеспечения качества SDCA.