Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?

Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы.

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет.

Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России, при потере подлинников проездных документов для подтверждения командировочных расходов могут быть представлены: дубликат проездного документа, копия экземпляра билета или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. В авторских консультациях также отмечается, что с целью подтверждения указанных расходов можно представить копию билета, заверенную перевозчиком.

Согласно судебным решениям налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18

Разъясняется, что в случае потери подлинников проездных документов физическое лицо может представить: дубликат проездного документа или копию экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей его перевозку, или справку из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать данное физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2012 по делу N А40-41130/11-91-180

Суд указал, что при утрате первичных документов налогоплательщик для подтверждения расходов вправе представить в суд для оценки их восстановленные копии. Кроме того, подтвердить расходы можно копиями других документов, в частности счетов-фактур.

Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146

Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов.

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.03.2011 по делу N А32-22309/2007 (Определением ВАС РФ от 27.06.2011 N ВАС-8176/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд установил, что общество в период рассмотрения дела восстановило и представило в суд первой и апелляционной инстанций первичную документацию. На основании этого ФАС сделал вывод о реальности понесенных по сделкам расходов.

Постановление ФАС Московского округа от 01.06.2010 N КА-А41/5166-10 по делу N А41-16046/09

Суд отклонил довод инспекции о том, что налогоплательщик не подтвердил расходы, поскольку представил восстановленные первичные бухгалтерские документы.

Постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 N КА-А41/11224-10 по делу N А41-18513/08

Суд установил, что налогоплательщик утратил акт выполненных работ, однако в ходе проведения контрольных мероприятий восстановил его, получив копию у контрагента, которую и представил в налоговый орган. При этом налоговый орган не оспаривает реальность затрат.

Постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47 (Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд установил, что организация в ходе налоговой проверки вовремя не представила документы из-за их утраты в результате пожара. Ввиду этого общество подало восстановленные документы непосредственно в суд, который определил, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц вызвано невозможностью их проставления. При этом суд отметил, что налоговым законодательством не установлено механизма восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам.

Постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009

Суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Суд указал, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.04.2010 по делу N А32-774/2009-33/44

С целью подтверждения затрат суд принял во внимание представленные предпринимателем в суд восстановленные первичные документы. Документы были представлены не в полном объеме, поскольку их значительная часть утрачена в результате кражи.

Постановление ФАС Уральского округа от 14.02.2011 N Ф09-10366/10-С2 по делу N А50-5110/2010

Суд установил: в связи с тем что налогоплательщик утратил ряд первичных документов, часть их он восстановил и представил с возражениями на акт проверки, а другую часть восстановил после проведения выездной налоговой проверки и представил с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган. На основании этих документов суд указал, что общество обоснованно приняло к учету приобретенные им товары (работы, услуги).

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.09.2009 по делу N А43-2938/2008-45-54

Суд установил, что в судебное заседание общество представило восстановленные акты сдачи-приемки выполненных работ, претензий к оформлению которых инспекция не имеет. Исследовав и оценив имеющиеся в деле доказательства, суды установили, что представленные документы свидетельствуют о реальности спорных хозяйственных операций.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.08.2009 N Ф04-4575/2009(11959-А75-14) по делу N А75-7938/2008

Суд установил, что налогоплательщик не представил документы, поскольку они были уничтожены в результате пожара. Часть восстановленных первичных документов налогоплательщик представил в ходе проведения налоговой проверки, а другую часть - во время рассмотрения дела в суде первой инстанции. ФАС указал, что данные документы являются надлежащими доказательствами, подтверждающими расходы.

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.11.2008 по делу N А82-9757/2007-28

Суд указал, что по объективным причинам налогоплательщик не имел возможности представить первичные документы, истребованные налоговым органом для проведения налоговой проверки. Общество предприняло меры по восстановлению утраченной документации и представило в суд документы, подтверждающие размер полученных доходов и понесенных расходов. Каких-либо претензий относительно недостоверности представленных налогоплательщиком документов инспекция не предъявила.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.01.2009 N А33-5811/08-Ф02-4/09 по делу N А33-5811/08

Постановление ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 по делу N А40-4302/07-107-33

Суд установил, что налогоплательщик письменно сообщил в инспекцию о невозможности представления документов по требованию в связи с их утратой при возгорании автомобиля, перевозившего документы общества (приложив к письму акт о пожаре). При этом в письме было указано, что сотрудниками ведется работа по восстановлению утраченных документов. Таким образом, налогоплательщик в силу причин объективного характера не имел возможности исполнить требование инспекции о представлении документов до окончания проверки. В связи с этим отказ в признании понесенных расходов является неправомерным.

Консультация эксперта, 2012

Автор приходит к выводу о том, что налогоплательщик вправе представить копии документов, полученные от контрагентов и аудиторов, взамен утраченных. При этом копии документов может заверить представитель контрагента.

Статья: Работник едет в командировку (Островская А.З.) (" Налоговый вестник", 2010, N 2)

Автор рассматривает ситуацию о необходимости документального подтверждения расходов на проезд командированного работника в случае, если билет утерян. Для подтверждения затрат можно, в частности, представить копию билета, заверенную перевозчиком.

Аналогичные выводы содержит:

Консультация эксперта, 2010

Можно ли признать для целей налога на прибыль расходы, если формы первичной учетной документации заполнены в иностранной валюте (в условных денежных единицах) (п. 1 ст. 252 НК РФ)?

Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ и (или) косвенно подтверждают произведенные расходы.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете"). Согласно п. 1 ст. 8 Закона N 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации (данный Закон утратил силу с 01.01.2013).

С 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ " О бухгалтерском учете". В нем также указывается, что денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в валюте Российской Федерации (п. 2 ст. 12 Закона N 402-ФЗ).

При этом есть Письмо Росстата от 31.05.2005 N 01-02-9/381, в котором указано, что в силу п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - рублях. Соответственно, в унифицированных формах денежный измеритель (цена, стоимость и пр.) - это рубль. Применение в утвержденных Госкомстатом России унифицированных формах первичной учетной документации условных денежных единиц является неправомерным.

Возникает вопрос: можно ли признать расходы, если формы первичной учетной документации заполнены в иностранной валюте (в условных денежных единицах)?

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция, выраженная Минфином России, заключается в том, что составление первичных документов в иностранной валюте (в условных денежных единицах) является нарушением требований законодательства Российской Федерации, соответственно, признать расходы по таким документам нельзя. В унифицированных формах документов должны содержаться измерители хозяйственной операции - рубли. Аналогичного подхода придерживаются и авторы, при этом предлагается включать в первичные документы дополнительные графы, отражающие суммы в условных единицах.

Есть судебное решение и работа автора, согласно которым составление первичных документов в иностранной валюте (в условных денежных единицах) не противоречит законодательству.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Унифицированные формы нельзя заполнять в валюте (условных единицах)

Письмо Минфина России от 12.01.2007 N 03-03-04/1/866

Финансовое ведомство разъяснило, что в соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Таким образом, в унифицированных формах документов должны содержаться измерители хозяйственной операции - рубли. Заполнение первичных документов в иностранной валюте будет являться нарушением требований законодательства Российской Федерации, предъявляемых к первичным учетным документам.

Аналогичные выводы содержит:

Консультация эксперта, 2007

Консультация эксперта, 2006

Статья: Комментарий к Письму Федеральной службы госстатистики от 31.05.2005 N 01-02-9/381 (" Консультант", 2005, N 14)

Статья: Комментарий к Письму Росстата от 31.05.2005 N 01-02-9/381 " О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N N КС-2, КС-3 и КС-11" (Устьянцев Е.А.) (" Нормативные акты для бухгалтера", 2005, N 12)

Консультация эксперта, 2007

Автор обращает внимание на следующее. Заполнение типовых форм N КС-2 и N КС-3 в условных единицах (у. е.) не допускается. В то же время ст. 317 ГК РФ предоставляет право хозяйствующим субъектам заключать сделки в у. е. Следовательно, и результаты по исполнению таких сделок могут оформляться первичными документами с использованием у. е. В данной ситуации нужно составить акт в произвольной форме с указанием стоимости работ в условных единицах, а затем на его основании заполнить унифицированные формы N КС-2 и N КС-3 в рублях по согласованному сторонами курсу. Форму акта подрядная организация должна утвердить в качестве первичного документа в приложении к учетной политике и (или) в договоре подряда.

Статья: Типичные ошибки в учете и налогообложении (Начало) (Видимкина Е.) (" Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 3)

Автор указывает, что первичные учетные документы, в том числе товарные накладные, должны быть составлены в рублях. При этом организация вправе добавить в них дополнительные графы, где будут указаны суммы в долларах. Однако внесенные в форму накладной изменения следует отразить в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98 " Учетная политика организации").

Позиция 2. Унифицированные формы можно заполнять в валюте (условных единицах)

Постановление ФАС Московского округа от 19.08.2009 N КА-А40/7963-09 по делу N А40-93568/08-87-466

Суд указал, что обозначение в первичных документах сумм в условных денежных единицах (в иностранной валюте) не противоречит требованиям о наличии перечня обязательных реквизитов и об отражении в бухгалтерском учете операций в рублях.

Статья: Условные единицы в первичном документе: нелегально или на законных основаниях (Лелюх А.) (" Советник бухгалтера", 2007, N 8)

Автор указывает на правомерность составления первичных документов в иностранной валюте (в условных единицах). В случае когда на момент составления документа фактическое выражение суммы в рублях не может быть определено, в документ необходимо ввести дополнительную графу " Стоимость в иностранной валюте (условных единицах)", а в графе " Стоимость в рублях" проставить прочерк.