Диагностика использования рабочего времени

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, на что нужно, и делать все как можно быстрее [17].

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов. Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся эле­ментов операции или ее в целом. Непосредственным его объектом яв­ляются оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах. В результате можно сделать расчет сред­ней продолжительности той или иной операции по формуле:

Средняя продолжительность операции= Сред. прод-ть всех операций/число операций

Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать их содержание и структуру, рационализировать затраты времени на них и устанавливать оптимальные нормы[6].

Фотографирование рабочего дня происходит с помощью наблюде­ния и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении всего дня или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель как в форме само фотографирования, так и при участии специальных людей — нормировщиков, мас­теров.

В результате проделанной работы составляются две таблицы, в од­ной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй — потери времени, их причи­ны, конкретные виновники, период, когда они имели место.

Понятно, что фотографирование требует соблюдения точности, иначе оно не приносит никакой пользы. Ведь полученные данные до­лжны помочь ответить на вопросы: на что расходуется время; сколь­ко его нужно для выполнения тех или иных конкретных операций; что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.

В результате анализа данных фотографирования можно получить несколько полезных показателей, в частности[1]:

Коэффициент использования =ПЗ+ОП+ОМ+ОЛН(мин)/Прод.раб.дня, рабочего дня;

ПЗ — подготовительно-заключительное время;

ОП — оперативное время;

ОМ — время обслуживания рабочего места;

ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности;

Коэффициент потерь рабочего времени = ПР-ОЛН(мин)/прод.раб.дня(мин) по вине работника;

где, ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности;

ПР — перерывы, зависящие от работника;

Коэффициент потерь рабочего времени = ПН(мин)/Прод.раб.дня(мин)

не зависящих от работника;

где, ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работников.

На основе знания данных показателей определяется коэффициент КППТ возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:

,

где ПР — перерывы, зависящие от работника;

ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности;

ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работников;

ОП — оперативное время.

Приняв перечисленные показатели за нормативы, можно осуществлять стимулирование работников, направленное на повышение их производительности, более рациональное использование рабочего дня, сокращение или предотвращение потерь времени.Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую; которые могут выполнять другие лица; которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения диагностики, время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

-обдумывание проблем, выработка решений, подготовка докумен­тов;

-руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка деятельности, разрешение конфликтов);

-прогнозирование и планирование деятельности на перспективу;

- подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

-контроль за деятельностью подчиненных;

-осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, 1 обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка на предметих необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми " дорогостоящими": визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, подчиненные. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей организации[13].

Опыт показывает, что, если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась — значит, он недостаточно доверяет подчиненным; если в одном случае из десяти момент начала работы был оп­ределен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предус­матривалось нормативами — в организации плохо поставлено планирование.

Основными причинами потерь времени являются[12]:

1) нечеткая постановка целей и определение приоритетов, в резуль­тате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

2) неудовлетворительная организация планирования, в результате чего менеджер не справляется с распределением времени на вы­полнение тех или иных дел, а то и просто не знает, как к ним под­ступиться;

3) слабая организация и дисциплина подчиненных, приводящая к многократному переделыванию одной и той же работы;

4) отсутствие необходимой информации для принятия решений, в

результате чего их приходится постоянно откладывать;

5) нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, телефонными звонками, прово­дить собрания и совещания.