Сущность организационной функции

Под организацией понимают вид управленческой деятельности, который отображает процесс создания структуры управления организацией. Оно имеет два аспекта: низменность организации на подразделы согласно целей и стратегии, департаментализация; установление взаимоотношений полномочий высших и низших уровней управления и обеспечение возможности распределения и координации задач. Организации базируется на трех категориях: полномочие; ответственность; делегирование.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы предприятия (материальные, финансовые, труду и др.) и направлять усилие подчиненных работников во исполнение установленных задач. Полномочия делегируют должности, а не лицу. В свою очередь, ответственность – это положенный на должностное лицо обязанность выполнять поставленные задачи и обеспечивать их положительное решение. Ответственность имеет двойное свойство. С одной стороны, должностное лицо, которое принимает полномочие, одновременно получает в полном объеме и ответственность.

С другой стороны, за руководителем, который делегирует полномочие, полностью хранится ответственность. Такой двойной характер ответственности обеспечивает качественное выполнение полномочий. Прежде всего отвечает менеджер, который делегирует полномочие.

Делегирование полномочий является основным процессом, с помощью которого руководство устанавливает формальные взаимоотношения работников в организации. Делегирование является передачей задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за них выполнение. Делегирования – способ добиться выполнения работы другими людьми. С другой стороны, делегирования — это акт, который превращает человека у руководителя.

Делегирование полномочий руководителем необходимое для уменьшения его нагрузки и передача выполнения мелких задач для развития подчиненных. Руководители по обыкновению делегируют задачу, которые нуждаются в узкой специализации, сбор информации и подготовку определенных документов, организационные меры и т.п.

Ни в одном случае не делегируются определения стратегий развития, долгосрочное планирование, оценивание эффективности, решение о стимулировании и наказании, особенно срочный и конфиденциальный вопросы.

Полномочия определяются политикой, процедурами, правилами и т.п. и являются более широкими на высших уровнях управления. Полномочия зависят также от традиций, морали, культуры, привычек, обрядов, особенностей построения организации и т.п. Не следует путать полномочие с властью. Полномочие – право, которое делегируется, а власть – это возможность влиять, реальная способность действовать и менять ситуацию.

В менеджменте различают линейные и функциональные полномочия. Линейные полномочия передаются непосредственно от высшего должностного лица к подчиненному и дальше к другим подчиненным. Они дают узаконенную власть. Руководитель в пределах линейных полномочий может решать проблемы без выяснения с высшими руководителями, выходя при этом из приказов, распоряжений, установок, законов, обычаев и т.п.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления предприятием. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Примером может быть иерархия званий в военных, степеней и званий у научных работников, рангов (категорий) у государственных служащих и т.п.

Функциональные полномочия бывают:

· узаконенные, когда функциональный руководитель действует в пределах законодательных актов, уставных документов, приказов и т.п., выполняя их без согласования будь с кем;

· рекомендательные, то есть направленные на изготовление конкретных рекомендаций;

· обязательные выяснения, когда функциональный руководитель выясняет свои решения с линейными руководителями;

· параллельные, при которых решение функционального руководителя действуют независимо и одновременно с решениями линейных руководителей.

Делегирование линейных и функциональных полномочий требует эффективных мотиваций, влияния, руководства, коммуникаций, контроля и т.п. В подчинении руководителя могут находиться четыре типа аппарата:

· обслуживающий, который выполняет определенные конкретные функции (плановый отдел, отдел кадров, отдел работы и заработной платы, бухгалтерия, отдел сбыта, отдел снабжения и т.п.);

· консультативный, который формируется из консультантов руководителя, которые специально приглашены на постоянную или временную работу;

· личный, то есть работники, которые непосредственно сотрудничают с руководителем (секретарь, референт, помощник и др.);

· информационный, который предоставляет руководителю все необходимые коммуникационные услуги.

Причины нежелания руководителей делегировать полномочие и причины отказа подчиненных от ответственности приведено в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Причины нежелания руководителей делегировать полномочие и отказы подчиненных от ответственности