Хронометраж

Під поняттям «хронометраж» мається на увазі метод, призначений для вивчення витраченого часу. Він здійснюється за допомогою фіксації і виміру здійснюваних дій. Основними цілями хронометражу є визначення того, на що витрачається час, виявлення «поглиначів часу», пошук резервів часу і вироблення почуття часу.

Вести хронометраж досить просто: фахівці радять проводити запис всіх своїх дій з точністю до 5 хвилин протягом 2-3 тижнів.Наочно це виглядає приблизно так:

• 8: 00-8: 30 - прокинувся, розім'явся, вмився

• 8: 30-9: 00 - попив чай, включив комп'ютер, перевірив пошту

• 9: 00-9: 30 - зайшов в соціальну мережу

• 9: 30 - 10: 00 - підготував документи по роботі

• І т.д.

Записи можна доповнювати коментарями і додатковими параметрами. А способів вести хронометраж існує декілька:

• На папері - в блокноті, зошити, записнику

• Використовуючи гаджет - мобільний телефон, електронну книгу, планшет

• використовуючи диктофон

• Використовуючи спеціальне програмне забезпечення на комп'ютері

• Онлайн - спеціальні інтернет-додатки

• Діаграма Ганта (див. Нижче)

На основі отриманих за допомогою хронометражу даних ви зможете виявити важливі особливості в розподілі свого часу і скорегувати їх.

Діаграма Ганта

Діаграма Ганта - це метод стовпчастих діаграм, розроблений американським фахівцем в області менеджменту Генрі Гант. Він застосовується для ілюстрації планів і графіків роботи за різними проектами. Складається діаграма зі смуг, які орієнтовані вздовж тимчасової осі, а кожна з них відображає окрему задачу, що входить до складу проекту. Вертикальна вісь - це перелік завдань.Крім цього, на діаграмі можна відзначати різні показники - відсотки, покажчики, тимчасові мітки і т.д.

Застосовуючи діаграму Ганта, ви зможете наочно відстежити процес реалізації проекту і ефективність виконуваних дій. Але, в будь-якому випадку, цей метод доведеться доповнювати іншими, тому що діаграма НЕ синхронізується з датами, що не відображає витрачені ресурси та сутність Ваших дій. Найкраще застосовувати її для невеликих проектів. Сама ж діаграма нерідко входить до складу різних додатків для управління проектами в якості доповнення.

Техніка SMART

Техніка постановки цілей SMART визнана однією з кращих в світі. Вона бере свій початок в НЛП і ми детально розглядали її в одному з наших уроків. Тут же ми наведемо лише короткий опис цієї техніки.

Саме слово «SMART» є абревіатурою, утвореної з перших літер п'яти слів, що визначають критерії цілей. Розглянемо їх трохи докладніше.

• Specific - мета повинна бути конкретною, тобто при її постановці ви повинні обов'язково чітко уявляти собі результат, якого бажаєте досягти. Наприклад, «я хочу стати фахівцем в області антропології».

• Measurable - мета повинна бути вимірної, тобто ви повинні представляти бажаний результат в кількісному еквіваленті.Наприклад, «до 2015 року я хочу заробляти 50 тисяч рублів щомісяця».

• Attainable - мета повинна бути досяжною, тобто ви повинні враховувати особливості своєї особистості: здатності, схильність, талант і т.п. Наприклад, якщо у вас туго з математикою і ви абсолютно не розумієте цю науку, краще не ставити собі за мету стати видатним математиком.

• Relevant - мета повинна співвідноситися з іншими вашими завданнями. Наприклад, досягнення середньострокової мети повинно підспудно включати в себе досягнення декількох короткострокових.

• Time-bounded - мета повинна бути визначена в часі і мати чітко встановлені тимчасові рамки. Наприклад, «я хочу скинути вагу з 95 до 80 кг через півроку до такого-то місяця».

Все разом це дозволить вам визначити необхідні дії для досягнення потрібного результату, врахувати максимальну кількість факторів і постійно відстежувати свій прогрес.

Список цілей і завдань

Найбільш проста методика, за допомогою якої можна планувати час і справи. Це просто перелік того, що потрібно зробити. Такі переліки дуже зручні тим, що не вимагають ніяких додаткових ресурсів, як, наприклад, ПК, мобільні додатки або використання складних схем, але і дозволяють наочно відображати все, що вам потрібно зробити і контролювати цей процес.

Складається список цілей і завдань дуже просто: можна на листку паперу просто записувати все, що вам потрібно виконати і коли, а по завершенню виконані пункти просто викреслювати. А можна трохи ускладнити: зробити таблицю, в якій будуть графи: «завдання», «пріоритетність», «термін виконання», «відмітка про виконання».