Общие сведения об управленческой информации

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.

Данные — это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности.

Управленческая информация — это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения (рис.).

Рис. Особенности использования данных и информации

Информация представляет важнейший элемент информационной среды управления (ИСУ), которая в себя включает:

· информационные технические средствауправления (компьютер, телефон, факс и др.),

· технологии,

· профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства,

· общую культуру управленческих отношений,

· систему документооборота.

Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих ИСУ друг другу информационный процесс становится неэффективным. Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.

Основная задача ИСУ — доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушено, то вся система саморазрушается и начинаются трудности, доводящие до отторжения информации. Рано пришедшая информация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской стоимости. Организационная сторона формирования ИСУ очень важна.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

• объективную, овеществленную в товаре;

• субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.

Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью — это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь).

Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:

· отделить ценную информацию от «шумов»;

· выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Важное значение имеет работа со слухами. В типичный перечень тем для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;

• новые дисциплинарные и экономические меры наказания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие кадровые перемещения и повышения;

• подробности споров руководителей;

• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных.

При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий их участники не все однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее неправильно и даже наоборот (рис.). И даже каждый человек в течение рабочего дня непременно находится в областях А, Б и В.