Учет кассовых операций

Правила работы с наличными деньгами установлены инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04 10.93 № 18.

Инструкция определяет порядок получения, хранения и расходования наличных денег. За несоблюдение установленных правил работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций предусмотрены меры финансовой ответственности: за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа; за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы; за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших перечисленные нарушения, налагаются административные взыскания - штрафы в 50-кратном размере установленного законодательством РФ Минимального размера месячной оплаты труда. Таким образом, существует множество ограничений, связанных с получением и расходованием наличных денег.

К числу таких ограничений относится, в частности, предельный размер расчетов наличными деньгами. В результате изменений, внесенных в прежний порядок, когда ограничивалась сумма платежей наличными за один день, теперь установлен лимит в 60 тысяч руб. по одной сделке.

Усилению контроля за расчетами с помощью наличных денежных средств должен служить и порядок, требующий применения контрольно-кассовых машин (ККМ) при расчетах наличными с населением. Этот порядок был установлен Законом РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». В действие этого закона неоднократно вносились изменения, расширившие список товаров, которыми можно торговать без применения ККМ. Последнее изменение произошло в связи с вступлением в силу с 31 декабря 2001 года Федерального закона от 30.12.2001 № 196-ФЗ «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Закон внес изменения в статью 7 закона о ККМ. С 1 июля 2002 года к административной ответственности за осуществление расчетов с населением без ККМ могут быть привлечены как индивидуальные предприниматели, так и организации. Штраф за нарушение закона для индивидуальных предпринимателей установлен в размере от 30 до 40 МРОТ, а для организаций - от 300 до 400 МРОТ.

Поступление и выдача наличных денег осуществляется через кассу организации. В связи с этим такие операции называются кассовыми. За соблюдение порядка ведения кассовых операций ответственность несет кассир, к которому предъявляются высокие требования.

При поступлении на работу кассир должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей.

При оформлении кассовых операций используются следующие первичные документы: приходный кассовый ордер - форма № КО-1; расходный кассовый ордер - форма № КО-2; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров - форма К-3; кассовая книга - форма К-4.

Должен соблюдаться следующий порядок проведения кассовых операций: оформление первичных документов по приходу и расходу, причем в денежных документах не допускается никаких исправлений; регистрация первичных документов в журнале регистрации; записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге; сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга должна отвечать требованиям, предусмотренным для ведения бухгалтерских книг (страницы должны быть пронумерованы, книга - прошнурована, а количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия, главного бухгалтера и печатью).

Синтетический учет поступления и выдачи наличных денег ведется на активном счете № 50 " Касса". Начальный остаток записывается по дебету счета № 50 и показывает остаток наличных денег в кассе на начало месяца, а дебетовый оборот - поступление денег с расчетного счета, за реализацию продукции (при оплате наличными), сдачу неиспользованной части подотчетных сумм и т.д. Оборот по кредиту - расходование наличных денег.

Наличные деньги, полученные предприятием из банка, расходуются лишь на те цели, на которые они получены. Хранить деньги в кассе сверх установленного лимита можно для выплаты зарплаты, пенсий, пособий в течение трех дней, после чего всю сверхлимитную денежную наличность необходимо сдать в банк.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации предприятие должно проводить инвентаризацию имущества, в том числе наличных денег в кассе. Если при этом обнаруживается излишек денежных средств (по сравнению с данными бухгалтерского учета), то он подлежит оприходованию и отнесению на финансовые результаты. На сумму излишка делается проводка

Дебет сч. 50 «Касса», - Кредит сч. 99 " Прибыли и убытки".

Комиссия, проводившая инвентаризацию, выясняет причины излишка и виновных в нем лиц. Сумма недостач подлежит взысканию с кассира на основании приказа руководителя предприятия. Если виновные в недостаче лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки списывают на финансовые результаты

Дебет сч. 99 «Прибыли и убытки» - Кредит сч. 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – субсчет синтетического счета №.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».