Структура управления и распределение ответственности

3.1 Схема организационно-управленческой структуры административных и функциональных взаимосвязей студгородка приведена на рисунке 1.

3.2 Непосредственное руководство деятельностью студгородка осуществляет директор студгородка, который назначается приказом ректора университета по представлению проректора по воспитательной и социальной работе (проректор по ВиСР).

3.3 В состав студгородка входят (рисунок 3.1):

− общежития №1− №5;

− гостиница

3.4 Заведующие общежитиями назначаются приказом проректора по ВиСР по представлению директора студгородкаи выполняют свои функции в соответствии с должностными инструкциями и требованиями настоящего Положения.

На время отсутствия директора студгородка распоряжением по университету один из заместителей директора студгородка назначается исполняющим обязанности директора.

Штатное расписание формируется проректором по ВиСР и директором студгородка и согласовывается с Финансово-экономическим управлением, Управлением кадров и утверждается приказом ректором.

3.5 Должностные оклады работников студгородка устанавливаются ректором в соответствии со схемой должностных окладов.

3.6 Распоряжением проректора по ВиСР на основании решения совещания «День качества» Управления по воспитательной и социальной работе из числа сотрудников студгородка назначаются:

− уполномоченный по качеству;

− ответственный за гражданскую оборону и чрезвычайные ситуации (ГО и ЧС);

− ответственный за охрану труда;

− ответственный за инфраструктуру;

− документовед;

3.7.1 Материально-ответственное лицо назначается приказом по университету на основании служебной записки директора студгородка. Между бухгалтерией университета и материально-ответственным лицом заключается договор о материальной ответственности.

3.8 Основные задачи и функции подразделений студгородка

3.8.1 Основные задачи, решаемые заведующими общежитиями:

− сохранение имущества общежитий;

− создание условий для проживания;

− привлечение студентов к эстетическому оформлению общежития;

− привлечение студентов к уборке внутренней и внешней территории.

3.8.2 заведующие общежитиями являются материально-ответственными.

Как материально-ответственные:

− осуществляют получение, учет, хранение и выдачу материальных ценностей;

− сверяют данные по материальным ценностям с данными учета в бухгалтерии университета;

− присваивают инвентарные номера имуществу, оборудованию;

− проводят инвентаризацию имущества, оборудования;

− определяют процент износа имущества;

− готовят имущество к списанию с учета.

3.8.3 Заместитель заведующего общежитием №4 является заведующим гостиницей.

Основные задачи, решаемые заведующей гостиницей:

− вселение и выселение проживающих;

− создание условий для проживания;

Заведующая гостиницей являются материально-ответственным.

Как материально-ответственный:

− осуществляют получение, учет, хранение и выдачу материальных ценностей;

− сверяют данные по материальным ценностям с данными учета в бухгалтерии университета;

− присваивают инвентарные номера имуществу, оборудованию;

− проводят инвентаризацию имущества, оборудования;

− определяют процент износа имущества;

− готовят имущество к списанию с учета.

3.9 Должностные обязанности и распределение ответственности

3.9.1 Коллегиальным органом студгородка в соответствии с Уставом университета является заседание коллектива студгородка, председателем которого является директор студгородка.

3.9.2 Заседание коллектива студгородка:

− вносит предложения по определению и изменению структуры и штатной численности студгородка, предоставляя решения на утверждение Совету по воспитательной работе университета;

− принимает решение по стратегическому планированию деятельности студгородка по всем направлениям деятельности;

− определяет процессы основной и вспомогательной деятельности студгородка;

− обсуждает входные и выходные данные для анализа деятельности студгородка;

− заслушивает ежегодные отчеты директора о работе студгородка;

− рассматривает и принимает организационно-правовые документы деятельности студгородка;

− рассматривает текущие вопросы состояния деятельности студгородка;

− рассматривает другие вопросы, связанные с деятельностью студгородка.

3.9.3 Директор студгородка несет личную ответственность за деятельность студгородка и является ответственным за следующие процессы:

ГУ(СГ)-00 «Управление деятельностью по вселению, выселению и переселению»;

ГУ(СГ)-03 «Аттестация обучаемых, проживающих в общежитиях»;

ГР (УВИСР) «Управление ресурсами»;

ГОУ (СГ)-00 «Планирование и разработка процедурных документов по обеспечению социальной защиты малообеспеченных категорий студентов и создания оптимальных жилищно-бытовых условий для обучающихся, проживающихся в общежитиях»;

СОУ (СГ)-00 «Маркетинг услуг по социальной защите малообеспеченных категорий студентов и созданию оптимальных жилищно-бытовых условий для обучающихся, проживающихся в общежитиях»;

СОУ (СГ)-02 «Планирование и разработка процедурных документов по обеспечению социальной защиты малообеспеченных категорий студентов и созданию оптимальных жилищно-бытовых условий для обучающихся, проживающихся в общежитиях».

Директор студгородка:

− планирует и организует работу студгородка;

− проводит в жизнь политики университета в области качества;

− вносит в установленном порядке предложения при планировании работы университета по реализации возложенных на студгородок задач;

− распределяет функциональные обязанности между сотрудниками студгородок и контролирует своевременность и качество их выполнения и выносит проректору по ВиСР предложения о распределении ответственности и полномочий среди сотрудников студгородок;

− издаёт распоряжения, обязательные к исполнению всеми сотрудниками студгородок;

− контролирует выполнение должностных инструкций и выданных заданий;

− контролирует соблюдение сотрудникамиУправления правил внутреннего распорядка, правил и норм охраны труда и пожарный безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

− обеспечивает ресурсами подразделения Управления;

− участвует при принятии решений, направленных на непрерывное совершенствование воспитательного процесса;

− представляет на утверждение проректору по ВиСР план работы студгородка;

− организует обеспечение ресурсами процессы СМК студгородка;

− осуществляет контроль за выполнением должностных инструкций и выданных заданий;

− участвует в организации работу по медицинскому обслуживанию и оздоровлению сотрудников и студентов студгородка;

− участвует в проведении культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий для сотрудников студгородка и студентов;

− отчитывается за свою деятельность перед проректором по ВиСР.

3.9.4 Заместитель директора студгородка по воспитательной работе (Заместитель директора по ВР) является ответственным за процесс ГОУ (СГ)-00 «Маркетинг услуг по социальной защите малообеспеченных категорий студентов и создания оптимальных жилищно-бытовых условий для обучающихся, проживающихся в общежитиях».

3.9.5 Заведующие общежитиями являются участвующими в процессе ГУ(СГ)-00 «Управление деятельностью по вселению, выселению и переселению», а также:

− планируют и организуют работу общежитий;

− разрабатывают и представляют на утверждение директору студгородка планы работы, отчеты и другую документацию.

3.9.10 Документовед обеспечивает сохранность проходящей через студгородок служебной документации.

Документовед оформляет и хранит следующую документацию:

− приказы, распоряжения и инструктивные письма вышестоящих организаций;

− планы и отчеты о работе студгородка;

− приказы и распоряжения ректора (копии);

− расчеты штатов и приказы о штатном расписании;

− табели учета рабочего времени;

− планы прохождения ФПК и стажировок сотрудников студгородка;

− должностные инструкции сотрудников студгородок;

− протоколы заседаний студгородка;

− служебные записки и заявления всех видов на прием, перевод, увольнение; − графики отпусков сотрудников;

− сведения о сотрудниках;

− другую документацию. отражающую работу студгородка;

− определяет совместно с руководством студгородка оптимальную номенклатуру дел и перечень записей по качеству.

3.9.11 Уполномоченным по качеству является ответственным за процесс УУ(СГ)-05 «Корректирующие и предупреждающие действия».

Уполномоченный по качеству:

− участвует в выработке управленческих решений в области качества;

− содействует распространению понимания требований потребителей;

− участвует совместно с Управлением системой качества университета в разработке и актуализации документации системы менеджмента качества (СМК);

− обеспечивает внедрение и поддержание в рабочем состоянии процессов СМК студгородка;

− обеспечивает мониторинг процессов СМК студгородка и своевременное выявление несоответствий в процессах СМК;

− участвует в проведении внутренних аудитов и самооценки;

− представляет директору студгородка входные и выходные данные для анализа деятельности студгородка в соответствии с подразделом 8.4 ГОСТ Р ИСО 9001;

− под руководством директору студгородка готовит отчеты о функционировании процессов СМК студгородка;

− оказывает методическую помощь директору студгородка в разработке планов корректирующих и предупреждающих действий;

− консультирует персонал студгородка по вопросам СМК.

3.9.13 Ответственный за гражданскую оборону и чрезвычайные ситуации (ГО и ЧС) и технику безопасности:

− осуществляет координацию и контроль деятельности студгородка в сфере гражданской обороны;

− обеспечивает разработку и хранение учетной документации в соответствии с требованиями начальника штаба ГО и студгородка;

− осуществляет координацию и контроль деятельности студгородка в области охраны труда;

− обеспечивает разработку и хранение учетной документации в соответствии с требованиями начальника отдела охраны труда;

− организует и проводит теоретические и практические занятия с сотрудниками студгородка по вопросам охраны труда и пожарной безопасности в соответствии с распоряжениями проректора по ВиСР и начальника отдела охраны труда;

− контролирует знание и соблюдение всеми сотрудниками студгородка инструкций по эксплуатации оборудования, правил техники безопасности и противопожарной защиты, промышленной санитарии, охраны окружающей среды;

− разрабатывает план эвакуации и следит за обеспечением в студгородке противопожарным оборудованием.

3.9.14 Ответственный за инфраструктуру периодически анализирует, обеспечивает и поддерживает в хорошем состоянии имущество, оборудование, компьютерную технику, находящиеся на балансе студгородка и закрепленные за студгородком помещения.

3.9.15 Основные обязанности сотрудников студгородка определены трудовыми договорами, договором и должностными инструкциями ИД 3.09.

3.9.16 Основные цели, задачи, направления деятельности, перечень функций, а также распределение обязанностей и ответственности между всеми сотрудниками студгородка и порядок взаимодействия регламентируются должностными инструкциями (ИД) и настоящим положением о подразделении.

3.9.17 Распределение функций и степень участия каждого сотрудника студгородка сведено в матрицы распределения ответственностей и полномочий студгородка, приведенных в приложении Б и в спецификациях процессов.

Сотрудники студгородка подписывают матрицы, утвержденные директором студгородка.

3.9.18 Распределение функций и обязанностей сотрудников студгородка, связанных с текущей деятельностью студгородка, устанавливается директором студгородка и регистрируется в форме распоряжения по студгородку.