Оперативное хранение документов

Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела. При этом хранятся они в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п. 213 Инструкции по делопроизводству).

Размещают дела в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел, при этом на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре (ч. 1 п. 214 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 1 п. 215 Инструкции по делопроизводству документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации:

- другим структурным подразделениям организации (с разрешения руководителя структурного подразделения (ч. 2 п. 215 Инструкции по делопроизводству));

- сторонним организациям (на основании письменного запроса такой организации и резолюции руководителя организации (ч. 3 п. 215 Инструкции по делопроизводству));

- гражданам (в случаях, определенных действующим законодательством).

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в ходе (ч. 5 п. 215 Инструкции по делопроизводству):

- предварительного расследования;

- судебного разбирательства;

- исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам.

Обратите внимание!

При изъятии документов из дел постоянного хранения в них в обязательном порядке включается заверенная копия изъятого документа (ч. 6 п. 215 Инструкции по делопроизводству).

Для контроля за возвратом документа (дела) (п. 216 Инструкции по делопроизводству):

- на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по установленной форме (приложение 18 к Инструкции по делопроизводству);

- составляется карта-заместитель дела, оформляемая по установленной форме (приложение 19 к Инструкции по делопроизводству).