Составление описи дел для передачи в архив

Дела, заведенные в делопроизводстве структурного подразделения, завершаются делопроизводством и передаются в архив организации. Для передачи дел в архив организации структурным подразделением подготавливается опись дел (ч. 3 п. 97 Правил работы архивов).

На дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, описи составляются ежегодно (п. 191 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Описи дел составляются отдельно на дела:

- постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;

- по личному составу;

- дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.) (п. 191 Инструкции по делопроизводству).

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи представляются в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 87 Правил работы архивов).

Пример. Если личные дела работников были завершены делопроизводством в 2013 году, тогда описи этих дел должны быть оставлены до 31.12.2014 и переданы в архив организации в течение 2015 года.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов.

Образец

См. образец описи личных дел.

Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - передается в архив организации вместе с делами (п. 93 Правил работы архивов).

В конце описи дел составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п. 91 Правил работы архивов).