Тема 12. Автоматизація розв’язування комплексу задач зведеного обліку та складання звітності

12.1. Організація автоматизованого зведеного обліку та складання звітності

Будь-яке підприємство, реєструючи господарські операції в первинних документах, формує підсумкові дані про фінансово-господарську діяльність за конкретний розрахунковий період. Ці дані утворюють оперативну, статистичну та фінансову звітність.

Автоматизоване формування оперативної звітності забезпечує щоденний контроль за господарськими операціями підприємства.

Створення статистичної звітності забезпечує формування відомостей за окремими показниками господарської діяльності підприємства в натуральному і вартісному виразі.

Фінансова звітність базується на даних первинного, аналітичного та синтетичного обліку і складається для задоволення інформаційних потреб різних груп користувачів.

Ø послідовність;

Автоматизований комплекс задач зведеного обліку і складанні звітності забезпечує:

Ø узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з наступним групуванням даних по одному або кількох рахунках;

Ø відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства, і їх джерел на рахунках бухгалтерського обліку;

Ø автоматизоване систематичне складання (за місяць, квартал, півріччя, рік) бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу.

Автоматизована обробка задач зведеного обліку та складання звітності сприяє:

Ø якісному контролю за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

Ø збереженню грошових коштів і контролю за використанням їх за цільовим призначенням;

Ø визначенню фінансових результатів діяльності підприємства і контролю за розподілом прибутку;

Ø систематизації і узагальненню даних в аналітичному і синтетичному розрізах про виробничо-господарську діяльність підприємства для забезпечення прийняття управлінських рішень.

Організація та методологія автоматизованого зведеного обліку та складання звітності регламентується відповідними нормативними документами, які діють в Україні: Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність”; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 “Загальні вимоги до фінансової звітності”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 “Баланс”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 “Звіт про фінансові результати”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 “Звіт про рух грощових засобів”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 “Звіт про власний капітал”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 6 “Виправлення помилок і змін у фінансовій звітності”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 19 “Об’єднання підприємств”; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 20 “Консолідована фінансова звітність”.

Вхідною інформацією для автоматизованого рішення задач зведеного обліку і складання звітності є первинна інформація, що утворюється в процесі фінансово-господарської діяльності, а також інформація, яка повністю формується в процесі рішення задач інших ділянок обліку.

При рішенні задач цієї ділянки обліку формується і використовується така нормативно-довідкової інформації:

Ø довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

Ø довідник рахунків бухгалтерського обліку;

Ø довідник припустимої кореспонденції рахунків;

Ø довідник формування показників звітності (номер і найменування форми, періодичність, код форми, номери рядка та номер графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунку, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, кореспондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунку, код аналітичного обліку, операція, знак суми);

Ø довідник взаємозв'язків показників звітності (номер і найменування показника, номер форми звітності, номери рядка та графи звітності, відповідність номерам іншої форми звітності, рядка, графи) використовується для автоматичного контролю правильності відображення показників в звітності;

Ø довідник групування статей звітності (найменування узагальненого показника, умовне позначення, найменування статей балансу, умовне позначення, номер рядків балансу, що входять в статтю балансу, рахунок, найменування рахунку);

Ø довідник розрахунку показників підприємства (найменування показника, його умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення);

Ø довідник-календар (рік, поточний місяць, дні) уможливлює визначення періоду отримання інформації;

Ø довідник типових господарських операцій;

Ø довідник підприємств;

Ø довідник структурних підрозділів.

Вихідною інформацією є:

Ø проміжна звітність (місячна та квартальна);

Ø фінансова звітність (календарний рік).

Основним завданням автоматизації зведеного обліку і складання звітності є надання інформації, що задовольняє вимогам таких груп користувачів:

Ø внутрішніх користувачів, тобто тих користувачів, які здійснюють облік;

Ø управлінського складу підприємства;

Ø зовнішніх користувачів.

Організаційний розподіл АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності на три категорії з єдиною структурою даних і технологією рішення задач передбачає авторизацією доступу до конкретного виду інформації.

Головне меню цієї автоматизованої ділянки обліку має такий вигляд (рис.).

Функція “Вхідна інформація” передбачає:

Ø бухгалтерську довідку;

Ø книгу обліку господарських операцій (основне джерело формування бухгалтерської звітності, яке містить всі бухгалтерські операції, що змінюють стан рахунків. Бухгалтерські записи виконуються: безпосереднім введенням господарських операцій з формуванням бухгалтерських проводок; при генерації бухгалтерських проводок під час формування первинної інформації через використання Довідника типових господарських операцій; за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМ бухгалтера);

Ø інформацію, що надходить з інших АРМ бухгалтера.