Автоматизація зведеного обліку та складання звітності засобами універсального програмного продукту

Для узагальнення (консолідації) звітності по корпорації в “Галактиці” передбачений модуль “Консолідація”. Його функціональні можливості представлені на рис.

Модуль “Консолідація” передбачає отримання консолідованих звітів як за алгоритмами обробки, передбачених програмою, так і за розрахунковими формами, створеними користувачем.

Меню “Операції” слугує для підготовки даних, які будуть використовуватисчя в модулі “Фінансовий аналіз”.

Корпорація – це об’єднання кількох юридичних осів, які ведуть самостійний бухгалтерський облік. Учасники корпорації умовно називаються філіями.

Консолідована звітність – це звіти, які включають дані по кількох або по всіх філіях корпорації.

Господарські операції, проведені учасниками корпорації, діляться на два типа:

Ø внутрішні (тільки в між філіями);

Ø зовнішні (між філіями і зовнішніми контрагентами).

“Галактика” передбачає два основних способи одержання консолідованої звітності:

Ø відбір, групування, смумірування даних із окремих баз даних філій засобами модуля “Консолідація”. Об’єднання даних по філіях в цьому випадку не потрібне;

Ø вивантаження функціями модуля “Консолідація” відібраних даних по філіях у спеціально створені таблиці. Потім виконується об’єднання таблиць за допомогою утіліти міжофісного обміну CORPO з наступною обробкою в модулі “Фінансовий аналіз”.

Основні принципи одержання консолідованих звітів:

1. Бази даних філій можуть знаходитися в різних каталогах жорсткого диску, на різних жорстких дисках одного комп’ютера або на різних комп’ютерах, об’єднаних в одній локальній мережі.

2. Передача даних із віддалених філій до місця обробки може здійснюватися будь-яким способом, включаючи електронну пошту, модем або пересилання на фізичних носіях (дискети, магнітооптичні диски, змінні НЖМД тощо).

3. Побудова консолідованої звітності виконується по єдиному плану рахунків для усіх філій (або в кількох єдиних планах). Це не виключає можливості ведення паралельного обліку в кожній філії за своїм (місцевим) планом рахунків.

4. При використанні кількох валют необхідно створюватикорпоративну таблицю валют і поставити їх у відповідність конкретні валюти в кожній філії корпорації. Обов’язково ведення каталогів “Курси валют” у філіях за всіма використовуваними в них корпоративних валютах.

5. При веденні аналітичного обліку по корпорації необхідно використовувати єдину схему аналітики по рахунках єдиного плану рахунків. Для об’єднання кодів аналітичного обліку філій можна використовувати кілька варіантів.

¨ Об’єднувати таблиці даних (каталоги організацій, МЦ, послуг тощо), які підключаються в якості КАО, по всіх філфіях за допомогою утиліти CORPO і використовувати їх для отримання звітів.

¨ Сформувати єдині таблиці даних, підключені в якості КАО, і використовувати їх в усіх філіях.

¨ Створювати корпоративну таблицю кодів аналітичного обліку і встановлювати для кожної філії відповідність між КАО по корпорації і КАО цієї філії. Доповненя до корпоративної таблиці, виконані в різних філіях, також можуть виконуватися за допомогою утиліти CORPO.

Наведені варіанти не виключають один одног. Оптимальний вибір визначається конкретиними умовами, зокрема, необхідністю періодичного доповнення (зміни) копроративної аналітики.

6. Вищезгадані корпоративні таблиці (валют, НАО) повинні присутствувати в базах даних усівх філій. Відповідність валют і КАО також повинне установлюватися в усіх філіях.

7. Для відбору даних по філіях виконується налаштування, яке включає опис логічної структури корпорації, планів рахунків, видів консолідованих звітів.

При виконанні вищезазначенихумов користувач може:

¨ Вибрати необхідний йому вид консолідованих звітів, який включає заданий перелік філій;

¨ Вибрати план рахунків (при веденні обліку в кількох планах);

¨ Для обраного виду звіту встановити параметри відбору даних і формування.

Модуль “Консолідація” дозволяє отримувати звіти за результатами операцій, проведених у решті модулів контуру Бухгалтерського обліку. Відмінність полягає в тому, що звіти можуть можна отримати на основі даних декількох філій корпорації (рис.).

Контрольні запитання

1. Організація зведеного обліку.

2. Характеристика звітності.

3. Технологічний процес обробки даних зведеного обліку.

4. Характеристика вхідної, нормативно-довідкової та вихід­ної інформації.

5. Складання звітності на ПЕОМ.

6. Взаємозв'язок комплексу задач зведеного обліку з іншими АРМ і підсистемами управлінської інформаційної системи підприємства.

7. Особливості контролю, аналізу та аудиту в умовах автоматизованої обробки іформації.