Ревизия операций с денежными документами

Денежные документы – документы строгой отчетности, хранящиеся в соответствии с установленным порядком в кассе организации. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.п., выкупленные собственные акции, доли участников общества с ограниченной ответственностью, ценные бумаги. Однако для целей бухгалтерского учета ряд перечисленных выше документов учитывается как финансовые вложения.

Для учета денежных документов предназначен субсчет 3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». В ходе проверки уточняются аспекты учетной политики в отношении денежных документов:

к счету 50-3 могут быть открыты соответствующие аналитические счета. Например:

1. «Почтовые марки»

2. «Конверты с марками»

3. «Почтовые карточки»

4. Оплаченные билеты»

5. «Другие денежные документы»

в альбоме форм предусмотрены формы первичных документов,

которыми оформляются операции с денежными документами;

график документооборота по операциям с денежными документами;

сроки, порядок проведения инвентаризации денежных документов и состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов;

перечень лиц непосредственно связанных с поступлением, хранением, использованием и списанием денежных документов;

другие специфические аспекты, исходящие из отраслевых особенностей функционирования организации и объема совершаемых хозяйственных операций.

Следует учитывать, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, сначала следует выяснить, какие унифицированные формы первичных документов применительно к операциям с денежными документами включены в альбомы.Согласно Типовому плану счетов аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные документы, предоставленные их поставщиком (продавцом). Однако на практике некоторые организации оформляют приходный ордер, а в строке «Основание» делают ссылку на первичный учетный документ, предъявляемый поставщиком (продавцом). Основанием для расхода денежных документов будут первичные учетные документы, составленные ответственным работником организации (реестр, требование-накладная и др.).В некоторых организациях для учета денежных документов используются документы, которыми оформляются кассовые операции. К их числу можно отнести приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3, кассовую книгу КО-4, журнал-ордер №1 и ведомость №1. Однако это не совсем удобно, так как при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке по приходу и расходу), а серии и номер бланков (купюр), а так же их номинал не играют роли. Что касается денежных документов, то необходимо учитывать их как по видам (марки почтовые, марки госпошлины), так и по номиналу (100 руб., 50 руб.). Более того, не совсем корректно выписывать первичный учетный документ на уже имеющийся. Если организация воспользуется для учета денежных документов формами, перечисленными выше, то это закрепляется в учетной политике. Если же на основе предложенных будет разработана иная форма, она должна быть приведена в рабочем альбоме форм первичной учетной документации.Однако ряд документов организации придется разработать самостоятельно. К числу таких документов относятся: инвентаризационные описи, акт на списание денежных документов, различные регистры и т.п.При разработке инвентаризационной описи денежных документов в основу может быть положена инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-10) и акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №инв-9).Акт на списание денежных документов также может быть разработан на основе типовой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности.В ряде случаев для списания использованных денежных документов необходимы дополнительные документы, например реестр отосланной корреспонденции (для почтовых марок, почтовых карточек и конвертов с марками). Такой документ составляется лишь в том случае, соответствующую информацию не аккумулируют в другом первичном документе, например книге регистрации исходящей корреспонденции. Если эта книга предусматривает графу «Отослано по почте», то в этом случае достаточно справки-отчета материально ответственного лица, в которой указывается период, за который составлена справка-отчет, и количество отосланных писем и бандеролей. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала либо конверты различной стоимости, то первичный учетный документ должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например «заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 50 руб.»При выдаче работникам путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и оплаченных билетов можно использовать типовую форму платежной ведомости для расчетов с работниками по заработной плате. Однако следует учитывать, что в этом случае в ведомости должна содержаться дополнительная информация (серия, номер, стоимость путевок в санатории, дома отдыха на курорты и билетов для работников организации). Так же следует проверить за счет каких источников приобретались путевки, какая часть их стоимости оплачивается получателями, своевременно ли вносились в кассу деньги от получателей путевок и полностью ли они оприходованы по кассе.

Срок и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком инвентаризации денежных средств в кассе организации, если денежные документы находятся в подотчете кассира организации. В этом случае инвентаризация будет проводится одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным является иной работник организации (например, секретарь-референт, заведующий канцелярией и т.п.), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а так же заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

Для проведения инвентаризации руководителем организации утверждается инвентаризационная комиссия, а в некоторых случаях постоянно действующая комиссия по движению денежных документов.

Следует иметь ввиду, что списание с учета денежных документов по актам на списание правомерно только в том случае, если комиссия констатирует причину списания: денежные документы испорчены, утеряны и т.п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, так как комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылка корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот первичный документ, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции).