Виникнення справочинства

З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між сус­пільством і державою, між окремими особами, знайоми­мося з культурою становлення письмового мовлення.

До появи письма для оформлення міжплемінних до­говірних відносин, а також для полегшення запам'ятовування наші предки використовували палиці із зарубинами. Щоб закріпити договір чи торговельну угоду, наприклад записки про взятий борг, на палиці робились зарубки, а потім її розрубували вздовж і кожен брав собі половину. У час повернення боргу половинки складали разом і таким чином перевіряли правильність розрахунків. На-скельні малюнки та написи виконувались примітивним Інструментальним знаряддям (кам'яними сокирами, дов­бнями) на рівних кам'яних брилах.

Для обліку худоби, зерна та інших продуктів у храмових госпо­дарствах наші предки використовували глиняні кульки різного діаметру. При цьому найбільша кулька означала число 360 (тоді ще не знали, що в році 365 днів), середня — 60 (загальна кількість суг­лобів на пальцях рук і ніг), маленька — 10 (кількість пальців на руках). «Дзвіночки» на глиняних табличках тих часів, що знайдені в пам'ятнику археології «Кам'яна могила» поблизу Мелітополя, означали одиницю, крапка-10, інші протошумерські піктограми — найменування продуктів та міри їх об'єму.

З появою писемності виникла необхідність складати документи. Більше того, вважається, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угоди, до­говори, тестаменти) і викликала появу писемності як за­собу фіксації і збереження державної і приватної доку­ментації.

2. Актове діловодство

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення ділово­дства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських зем­лях, як зазначали у своїх працях видатні українські істо­рики О.І.Левицький і В.О.Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя.

Величезний масив актових книг відклався внаслідок діяльності гродських (від «грод» — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адмі­ністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від імені Великого князя Литовського. Проте цей суд був до­рогим для шляхти, що викликало ЇЇ незадоволення. У зв'язку з цим уряд у 1564 р. провів судову реформу, за якою вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. У кожному повіті функці­онували три судові установи: гродський, або адміністратив­ний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався суддя, підсудок, писар, і обирав­ся він шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири «електи» (кандидати) на «судейство», «підсудство» та «писарство», з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Крім того, при су­дах існувала посада «возного», обов'язком якого було вруча­ти повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення. У Статуті 1588 р. була введена посада возного ге­нерала як старшого над возними. Обраний на цю посаду за­тверджувався королем і присягав йому. Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяль­ності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване право вечкості, тобто право надання юридичної сили різним документам (умови, контракти, тестаменти тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевлас­ників. Проте на практиці поступово відбувалося змішу­вання функцій гродських і земських судів.

Ведення актових книг

Усе, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Про­те поступово виникло кілька видів книг залежно від ха­рактеру справ, що розглядалися: декретові, записові і по­точні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій «рочков», заносились виключно судові про­токоли кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заноси­лись різні приватноправові документи: дарчі, купчі, бор­гові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім то­го, там містилися королівські жалувані грамоти й «привілеї», сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і реляцій возних, заяв, протестів та повідомлень найрізно­манітнішого характеру й змісту.

Більшість книг велася за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — «протоколу» за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім пе­реписувались у чистовик — «індукту». Акти, як правило, вписували у «секстерни», тобто зошити, складені з кількох аркушів паперу. Секстерни за рік зши­валися в актову книгу. Якщо доку­ментів збиралося багато, з них форму­вали кілька томів.

Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступ­ному. Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або літера X, або слово «уасиа».

Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «тот аркуш порядней треба би переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) прово­дилась за місяцями; нумерація аркушів була введена значно пізніше.

Свою подальшу реорганізацію і роз­виток актове діловодство в судах діста­ло за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словьі русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті доку­ментів простежується прагнення додержуватись канце­лярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для пред­ставників тодішнього феодального сус­пільства.

3.Діловодство в Староруській державі

Письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, одержані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст.. у Староруській державі була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр. Примітно, що в обох договорах згадується про практику складання документів. У першому випадку - письмових заповітів, в другому - подорожних грамот для купецьких кораблів.

В період правління Володимира Святославовича в Києві - столиці Староруської держави (978-1015 рр.) - існував учбовий заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посаді " печатників" - хранителів княжої печаті, " металників" -судейських секретарів, писарів і дяків при князях і феодалах.

Із збільшенням числа створюваних документів позначилися і місця для найбезпечнішого їх зберігання. У містах це, як правило, центральні храми, присвячені святим, вибраним в покровителі конкретного міста. У великих містах існували сховища документів. Оскільки правом видачі документів, що закріплюють за городянами землі і інше майно, користувалися і " кінці" (райони) Новгорода, то сховищами і місцем створення документів стали храми, присвячені покровителям цехових ремесел - рибаків, торговців різним товаром, шорників, зброярів і т.д. У таких патрональних храмах велися судові справи і книги запису торгових операцій. Часто саме зберігання документів в храмі додавало їм необхідну юридичну силу. Центрами ведення документації і її зберігання були також гостині двори (смоленські, німецькі і ін.) і монастирі, оскільки церква володіла широкою юридичною компетенцією. Сам монастир - достатньо велике економічне підприємство - документував свою судову і господарську діяльність, іноді використовуючи для цього і вільне місце в духовних книгах.

Накопичення традицій у сфері документування вело до формування круга професійних фахівців у області створення і обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дяків. Не випадково з XIV в. термін " дьяк" як узагальнювальний закріпився за всіма особами, що ведуть діловодство. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки обігу і завершень в документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих, найпоширеніших документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства - " формулярники". Встановлюються прийоми засвідчення документів, їх складання (документи починають проходити стадії написання - чернопіси, редакції і беловіка) і такі елементи, як скріплення, друк, мости (підписи на склеюваннях). З'являються також елементи захисту інформації від несанкціонованого доступу на стадії зберігання і використовування. Зафіксовані і перші випадки підробки документів в політичних і особисто-корисливих цілях.

У Староруській державі виробилася і процедура відміни юридичної сили документів. Матеріали виймалися " ларником" і знищувалися у присутності свідків. " Ларник" не тільки завідував скринею, що зберігає документи, але і був уповноважений скріпляти приватноправові акти міським друком (Псков).

Практично до кінця XIV в. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або козлина шкіра), званий в документах і " хартией" і просто " телятиной". Кращий пергамент привозили з Греції або ганзейськіх міст. Найстародавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3, 5 вершків (15-17 см). Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних листів. Документи, що втратили цінність, зчищали, а дорогий матеріал підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації. Із збільшенням об'ємів діловодства мінялася графіка писемності: спочатку документи складалися статутною манерою листу, характерною для книжкової справи з виписуванням букв з прямими контурами. У XIV в. став використовуватися напівстатут, що дозволив прискорити процес листу за рахунок виносних букв і скорочень окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без розділення на окремі слова. З розділових знаків до XIV в. стала використовуватися крапка в кінці речення.

4.Наказове діловодство XV-XVII вв.

Система державного діловодства починає складатися в період формування російської централізованої держави, з середини XV в. Управління Московською державою склалося з питомого князівства, а останнє було не стільки держава, скільки господарство князя, в якому різні частини управління доручалися окремим боярам, складаючи прообрази майбутніх адміністративних відомств.

У міру перетворення Московського князівства в державу великоруську в ньому ускладнювалися адміністративні задачі, окремі частини управління, що знаходилися у віданні тієї або іншої особи за наказом князя, перетворилися на складні і постійні присутствені місця - хати або накази. Походження наказів пов'язане з практикою особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню - князям і боярам по дозволу окремих питань державного управління. Їх діяльність об'єднувалася вищою урядовою установою - Боярською Думою. Московським великим князям вдалося створити сильну централізовану систему управління, в якій всі найважливіші функції адміністративного управління виконували Боярська Дума і накази. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказовим періодом - по назві перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII с.с.

На чолі окремого наказу стояв наказовою суддя (у деяких наказах суддів було по два і більш; вони називалися товаришами головного судді), що призначається з думних чинів. У його веденні полягали дяки - від одного до трьох, а до кінця XVII в. у крупних наказах - від 6 до 10 чоловік. У віданні дяків знаходилися подьячие, які відповідно до стажу роботи ділилися на " старых" (старших), " середних" і " молодых" (молодших). У крупних наказах подьячие об'єднувалися в " столы", або повитья, - структурні підрозділи наказів; розподіл на столи вироблявся не по роду справ, а за територіальним принципом. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували особливі посади - товмачі, трубники, недельщики і ін. У їх обов'язку входило також доставляти листування наказів по приналежності, викликати позовників на суд і Ін.

У XV в. дорогий пергамент витіснив папір, який спочатку також привозили із західноєвропейських країн, а з другої половини XVII в. - своя, вітчизняна. Першу паперову " мельницу" (фабрику) побудували на річці Пахре за наказом патріарха Никона, потім в Москві на річці Яузе. Проте тільки в XVIII в. після будівництва декількох паперової мануфактури вдалося задовольнити внутрішній попит на папір в Росії. Спочатку папір виготовлявся з ганчір'я, а чорнило робилося з солей заліза і дубильних речовин, що здобуваються з чорнильних горішків - наростів на дубовому листі. Поєднання залізистого чорнила і ганчіркового паперу робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи цього періоду, що зберігаються в архівах, достатньо добре читаються.

Інструментами листу служило гусяче пір'я, заточуване особливим чином складаним ножем. Кращими, як відзначають історики, вважалося пір'я з лівого крила гусака, а сама очинка вимагала значного уміння. Гусяче пір'я застосовувалося аж до другої половини XIX в., хоча металеве пір'я з'явилося вже на початку століття. Написаний гусячим пір'ям текст посипався дрібним кварцовим піском. Московські накази користувалися піском, що привозиться з Воробйових гір, який вважався особливо світлим і чистим. З появою так званого скоропису (зображення округлих букв і використовування графічних скорочень слів і частин слів з винесенням -іх над рядком листу) вільно читати такі тексти стало досить складно, потрібні знання і навички.

У діловодстві наказів продовжувала використовуватися вельми специфічна форма документа - стовпець (стовп, столпік), інакше кажучи, сувій з підклеєних один до одного вузьких листів паперу. Важливі державні акти могли мати особливо великі розміри. Наприклад, грамота царя Олексія Михайловича Писькорському монастирю на землі має довжину більше метра, а Соборне укладення 1949 року налічує 309 метрів.

Складові частини стовпа називалися " поставами". Таку ж назву одержали і самі місця склеювання листівСаме склеювання було недостатньо міцним, що приводило до занепаду і зносу документа. Столбцовая форма діловодства відмінена Петром I.

Разом із столбцової формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися зошитова форма. Зошит - це лист паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін. Відома величезна кількість різновидів книг - більше трьохсот.

Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих в певній послідовності, специфічній для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису письмові пам'ятники відрізнялися використовуванням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.

Аналізуючи формуляр документів наказового періоду, багато дослідників відзначають наявність стійких форм, зразків, по яких скоювалося діловодство.

В цілому, в наказовий період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Проте держава, діючи уривчатими і приватними заходами, не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII в. вживаються деякі заходи для наведення ладу в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.

5.Система колезького діловодства

Адміністративний хаос, викликаний відсутністю в колишніх установах встановленого законом порядку, загальних письмових форм документів, постійних термінів для виробництва подів, спонукав уряд шукати нові форми державного пристрою. Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типа і регламенти для них, визначаючі точно склад, організацію, компетенцію і діловодство.

Ще в 1699 році Петро І вводить в обіг гербовий папір, в 1700 г. видає укази про відміну столбцової форми документа і загальний перехід до зошитової форми.

Багато уваги Петро І приділив пристрою сенатської канцелярії

В результаті петровських реформ у області управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет і колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари і інші органи -на місцях. Всього за 1718-1720 рр. замість скасованих наказів створено 12 колегій: Закордонних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-колегія, Берг-колегія, Мануфактур-коллегия, Коммерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчинна і Головний магістрат.

Особливо детально розроблені в Генеральному регламенті питання реєстрації документів.

Все діловодство колегії велося під спостереженням секретаря. Важливі папери складав він сам, інші готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного був строго визначений регламентом. Так, нотаріус вів протоколи (" повседневные записки") по всіх справах, що розв'язувалися в колегії. Щодня на особливому листі він записував всі справи, які докладалися присутності і складав по них резолюцію. Після закінчення місяця ці листи переписувалися начисто і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного відзначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ.

У колезькому діловодстві виникло велике число нових документів, а документи наказового діловодства одержали нові назви, що з'явилося результатом масованого проникнення в російську мову запозичених слів, що відобразив західницький характер всіх петровськіх перетворень.

Колишні установи - думи і накази замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморії, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція і ін.

Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються " генеральні формуляри" - зразки, по яких слід було складати документи. У коллежкому діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом формуляру дата документа: у багатьох документах вона пишеться під текстом з лівого боку листу:

" Жовтень 17 день 1723 рік".

6.Система міністерського діловодства XIX – початку XX ст.(виконавче)

Початок XIX ст. ознаменувався новою реформою державного управління і діловодства, яка торкнулася головним чином верхнього рівня управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами Катерини II в останній чверті XVIII в. завершила формування системи центральних і місцевих установ.

Особливістю організації діловодства в цей період являлась не тільки її чітка законодавча регламентація, але і поява досить обширної діловодної літератури, у тому числі і роботи теоретичного характеру. Велике значення в цей період мали пісьмовникі - збірки зразків документів. Перші такі збірки з'являються вже в другій половині XVIII в., а з кінця XVIII - почала XIX вв. починають видаватися регулярно. Відомо більше ста таких збірок, виданих до 1917 р.

Мета видання збірок зразків документів - дати повне керівництво про порядок виробництва справ в присутствених місцях з описом " обряда делопроизводства" і додатком форм документів. Призначалися такі збірки найширшому кругу урядовців і приватних осіб, яким доводиться звертатися до державних установ.

ЛЕКЦІЯ №3

Тема: Теоретичні основи організації діловодства

Мета: З’ясувати проблеми розвитку діловодства; розкрити понятійний апарат діловодства; охарактеризувати засади визначення експертизи цінності документів

План

1. Понятійний апарат

2. Нагальні проблеми розвитку

3. Концептуальні засади визначення цінності документів

Самостійне вивчення

Зв’язок діловодства з іншими предметами

1. Понятійний апарат

З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з‘ясовуємо особливості побуту народу, правові форми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами, знайомимося з культурою становлення письмового мовлення.

З появою писемності виникла необхідність складати документи.

Після створення давньоруської держави писемність стала життєво необхідною для налагодження зв`язків із іноземними діячами, укладення угод

з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, у написах на речах про їхнє призначення. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж

коштовності.

Термін «діловодство» (справочинство) у мовленні в ті часи означав сам процес вирішення справ - «діло» (справу) вирішувати. Оскільки у ході вирішення будь-якого питання збиралися документи з початку ХVl ст. вживається слово діло – зібрання документів, відносяться до певного питання. Вперше це слово – «діло» зафіксовано в документах датованих 1584 роком.

Діловодство вимагало значного досвіду. Документи поділялися на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Після Жовтневої революції на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі і

в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

Рада народних комісарів 2 березня 1918 р. прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

24 серпня 1991р. проголошена незалежність України.

У ст. 10 Конституції України, прийнятій на п ятій сесії Верховної Ради України від 28 червня 1996 р., зазначено: «Державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує її всебічний розвиток і функціонування в усіх сферах суспільного життя на всій території України…»

Розбудова держави неможлива без відродження і розвитку культури документаційного забезпечення управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного вирішення різноманітних за обсягом управлінських завдань.

Обов’язковим атрибутом управлінської діяльності є прийняття управлінських рішень. З метою надання таким рішенням юридичної сили їх необхідно зафіксувати у відповідних документах.

Документування управлінської діяльності полягає в складанні та оформленні документів, отриманні і обробці їх, доведенні до виконавців та організації контролю за виконанням.

Діловодство - це діяльність апарату управління, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи установи, підприємства, організації. У їх повсякденній оперативній роботі з`являється потреба в ділових паперах - службових документах, за допомогою яких оформляються трудові правовідносини з пра-цівниками, здійснюються управлінські зв’язки, необхідні для вирішення поставлених завдань, юридично закріплюються функції, права і обов’язки трудових колективів та окремих посадових осіб.

До основних понять діловодства відносяться: “документ”, “система документування”, “документообіг”.

Діловодство – це дисципліна практичного спрямування. Навчальний курс

«Діловодство» зорієнтовано, передусім, на напрацювання раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого само-врядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов язкові реквізити.

2.Нагальні проблеми розвитку

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

- формування нормативно-правової бази;

- становлення термінології;

- розвиток принципів керування управлінською документацією;

- класифікація уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації;

- напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організувати роботу служби діловодства.

ЛЕКЦІЯ №4

Тема: Місце документа в управлінській діяльності

Мета: З’ясувати «документ» як наукове поняття; розкрити види документних ресурсів; охарактеризувати системи документації

План

1. Документ як наукове поняття

2. Законодавче обґрунтування поняття «інформація» та суміжні поняття

3. Види документних ресурсів

4. Система документації: організаційна, розпорядча та довідково-інформаційна

Самостійне вивчення

Складіть перелік організаційної, розпорядчої та довідково-інформаційної документації

Лекція №2

Тема: Місце документа в управлінській діяльності

Мета: Вивчити основні положення дисципліни; розкрити

зв'язок діловодства з іншими дисциплінами; ознайомити

студентів з принципами та змістом предмета

План

1. Законодавчі обгрунтування поняття «інформація» та суміжних понять.

2. Еволюція поглядів на інформацію та її основні концепції.

3. Документні ресурси.

4. Види документних ресурсів.

5. Нормативні документи і джерела.

6. Системи документації: організаційна; розпорядча; довідково-інформаційна.

Самостійне вивчення

1. Документ як об`єкт діловодства: його соціальне призначення і функції.

Література: [3], [9]

1. Законодавчі обгрунтування поняття «інформація» та

суміжних понять.

У статті 1 Закону Украіни " Про інформацію", прийнятому у 1992 році, подається таке визначення терміна " інформація": це документовані абопублічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі". Закон встановлює основні принципи інформаційних відносин, до числа яких належать: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свободи її обміну; об'єктивність, вірогідність, повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

У статті 12 Закону " Про інформацію" подано визначення терміна " інформаційна діяльність" яксукупності дій, спрямованих на задоволен­ня інформаційних потреб громадян, юридичних осіб, і держави. Цей термін є важливимдля дисципліни " Аналітико-синтетична переробка документ­ної інформації", оскільки всі процеси переробки документів є елемента­ми інформаційної діяльності.

Закон визначає основні напрями інформоційної діяльності, до чис­ла яких відносяться політичний, економічний, соціальний, духовний, еко­логічний, науковo-технічний, міжнародний тощо. Основними видами інфор­маційної діяльності єодержання, використання, поширення та зберіган­ня інформації. Одержання інформації - це набуття, придбання, накопи­чення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою, а використання інформації - це задоволення інформацій­них потреб громадян, юридичних осіб і держави. Поширення інформації включає у себе розповсюдження, опри-юднення, реалізацію у встановле­ному законом порядку документованої або публічно оголошуваної інфор­мації. Зберігання інформації - це забезпечення належного стану інфор­мації та її матеріальних носіїв (стаття 13).

У статтях 18-25 Закону України " Про інформацію" визначені ос­новні види інформації; якими є: статистична інформація; масова інформа­ція; інформація про діяльність державних органів влади та органів місцево­го та регіонального самоврядування, до складу якої входить правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-eнциклопедичного ха­рактеру; соціологічна інформація.

Статистична інформація - це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбува­ються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України. Державна статистична інформація підлягає систематичному відкрито­му публікуванню. Забезпечуеться відкритий доступ громадян, наукових закладів та інших зацікавлених організацій до неопублікованих статис­тичних даних, які не підпадають під дію законодавчих обмежень.

Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація. Друкованими засобами масової інформації є періо­дичні друковані видання (преса) - газети, журнали, бюлетені тощо й разові видання з визначеним тиражем. Аудіовізуальними засобами масо­вої інформації є: радіомовлення, телебачення, кіно, звукозапис, відеоза­пис тощо.

lнформація державних органів та органів місцевого й регіональ­ного самоврядування являє собою офіційно документовану інформацію, яка створюється у процесі поточної діяпьності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Основними джерелами цієї інформації є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, ненормативні акти державних органів, акти органів місцевого та регіонального самоврядування. Означена інфор­мація може доводитись до відома зацікавлених осіб різними шляхами. У Законі визначені такі:

• опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширен­ня інформаційними службами відповідних органів та організацій;

• опублікування її у друкованих засобах масової інформації або публічне огопошення через аудіo- та аудіовізуальні засоби масової інформації;

• безпосередне доведення її до зацікавлених осіб (усно, письмово чиіншими способами);

• надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами;

• огопошення її під час публічних виступів посадових осіб.

Правова інформація - це сукупність документованих або публічно oгопошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення й боротьбу зним та їх профілактику. Джерелами правової інформації виступають Конституція України, інші законодавчі й підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми та принципи міжнародно­го права, а також нормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань.

Сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу являє собою інформоцію про особу. Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, підписані нею документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого та регіонального самоврядування у межах своїх повноважень. Закон забороняє збирати відомості про особу без її попе­редньої згоди, за винятком випадків, передбачених законом.

lнформація добідково-енцикпопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє середовище. Доступ до цих видів інфор­мації регламентується бібліотечним, архівним та іншим галузевим законо­давством.

Соціологічна інформація являє собою документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів. Основними джерелами

соціопогічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостере­жень та інших соціологічних досліджень.

У статті 27 Закону України " Про інформацію" також міститься визначення поняття " документ" - " це - передбачена законом матеріальна форма одержання, збирання, використання й поширення інформації для­

хом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відеo-, фотоплівці або на іншо­му носієві". Також подані поняття " первинний документ" та " вторинний документ". Перший є документ, щомістить вихідну інформацію, а другий, вторинний документ - це документ, що є результатом ана­пітико-синтетичної та іншої обробки одного або кіпькох документів. Підкреслимо, що caмe останній вид документів є визначальним у курсі " Аналітико-синтетична переробка документної інформації".

У подальших статтях Закону зазначені режими доступу до інформації (відкрита та інформація з обмеженим доступом); доступ громадян до інфор­мації про них (стаття 31); у статтях 32-37 охарактеризовані інформаційний запит, терміни розгляду запиту, причини відмов та оскарження відмов щодо доступу до офіційних документів. Статті 38 і 39 визначають право власності на інформацію та розглядають інформацію як товар.

Закон України " Про інформацію" також подає визначення термінів " інформаційна продукція" та " інформаційна поспуга". " Інформаційна продукція - це матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ та організацій", а інформаційна послуга - це " здійснення у визначеній законом формі інформаційної діяльності по доведенню інформаційної продукції до споживачів із метою задоволення їх інформаційних потреб".

2. Еволюція поглядів на інформацію та її основні концепції.

Існує багато поглядів спеціалістів щодо сутності інформації як основ­ного наукового поняття. Слово " інформація" у перекладі з латинської

мови означає " повідомлення", " висловлення", " пояснення". Коротко розглянемо розвиток та основний спектр сучасних поглядів щодо феномену інформації, а визначення терміну " інформація" ми розглянули вище.

На території України вже у XVII ст. слово " інформація" почало вживатись у книгах, що видавались латинською та польською мовами. Як синонім слів " наука" та " ідея" слово " інформація" на початку XVIII ст. починає використовуватись у Російській імперії, однак уживали його досить обмежено й у ХІХ ст.

У 20-х - на початку 30-х років ХХ ст. інформацією, як характеристи­кою публікацій у пресі, зацікавились теоретики радянської журналістики. Уперше було поставлене питання про значення соціальної інформації та її сутність, оформлені погляди на джерела інформації, а також зроблені перші спроби її кпасифікації. У відповідності до пануючої у тi часи комуністичної ідеології був сформульований перелік основних властивостей інформації, до яких відносились партійність, ступінь агітаційного впливу, переконливість, важливість повноти тощо. Розгорнулась дискусія щодо цінності інформації, яка, з одного боку, пов'язувалась з новизною та оригінальністю фактів (сен­саційністю), а прихильниками інших поглядів - з агітацією та ідеологічним впливом. Перемогли, безумовно, прихильники останнього напряму.

У цей же час починається вивчення кількісних методів вимірювання інформації. У них інформація розглядаеться як сигнал, що циркулює у технічних каналах зв'язку, а для визначення її кількості розробляється математичний апарат, котрий базується на ймовірнісно-статистичній теорії. Згодом було сформульовано одиницю виміру інформації - біт, що відпо­відає мінімальному обсягу інформації, який можна отримати у відповідях на питання " так" чи " ні". Ця відповідь може бути передана за допомогою технічних каналів зв'язку у вигляді сигналу у двійковій системі " 0" чи " 1". Таким чином, кількість бітів інформації, яка міситься у будь-якому ре­ченні-повідомленні, визначається кількістю знаків у словах та кількістю двійкових сигналів, необхідних для передачі кожного знаку. Кількісний підхід визначення інформації відіграв велику роль у розвитку систем зв'язку, кібернетики, комп'ютерної техніки.

Але природа й сутність інформації за допомогою застосування лише кількісних методів нe дала відповіді на питання про її природу та сутність. Це спонукало дослідників створити якісні теорії інформації, розробка яких почалась, у 60-тi роки ХХ ст. Було розвинуто семантичну теорію інформації, сутність якої полягала уформуванні семантичних оцінок, що характеризують смисл та змістовність повідомлень. Розроблялась так звана " прагматична теорія інформації", що пов'язана з поняттям цінності та корисності інформації. Так, академік О.Харкевич запропонував визначати міру цінності інформації через ступінь ймовірності досягнення мети при отриманні інформаційного повідомлення. В межах семантичного підходу Ю.А. Шрейдером було висловлено міркування щодо зв'язку інформації із сукупністю індивідуальних знань (тезаурусом) споживача інформації. Тобто, у тексті тоді міститься семантична інформація, якщо під його впливом тезаурус споживача збільшився. Вимір цього збільшення і буде становити кількість семантичної інформації. Однак для різних тезаурусів одна й та ж інформація має різне значення та їх зміни можуть бути неоднаковими.

Зрештою, у 60-х роках ХХ ст. термін " інформація" від спеціального технічного став набувати статусу загальнонаукового поняття. Це сталося завдяки усвідомленню якісної різноманітності інформації, її функціонального значення для управління як в автоматизованих системах, так й у соціумі та живій природі у цілому. Тому інформацію стали аналізувати з філософської точки зору, що спричинило появу трьох оснобних кон­цепцій інформації.

Перша - атрибутибна концепція інформації - трактує інформацію як атрибут усієї матерії, як невід'ємну внутрішню властивість всіх матеріальних об'єктів. Виходячи з цього, інформація розглядається як філо­софська категорія на рівні з речовиною та енергією. В основу концепції покладено теорію відображення. Відображення як загальна властивість зумовлене тим, що предмети і явища перебувають в універсальному взає­мозв'язку й взаемодії. Впливаючи один на одного, вони викликають при цьому тi чи інші зміни, а форми відображення залежать від рівня їх струк­турної організації. Зміст відображення виражається у тому, які зміни ста­лися у предметі відображення і які сторони впливу (характеристики oб'єкта) вони відтворюють. У процесі відображення неминуче відбувасться передача інформації.

Друга - функціонально-кібернетична концепція - пов'язує існуван­ня інформації із системами, що саморегулюються та саморозвиваються; в котрих у результаті управління виконуються певні функції. Учені, які дотримуються цієї теорії, заперечують існування інформації у неживій природі і вважають, що інформаційні процеси мають місце в біологічних та кібернетичних системах. Інформація розглядається як міра упорядкованості, що завжди пов'язана з обмеженням різноманітності та розумі­ється як управління.

Третя - семіотична (знакова) концепція - розгпядає інформацію у нерозривній едності зі знаком-сигналом, поза зв'язком із яким вона існувати нe може. Знак має смислову (семантичну) характеристику, будучи мате­ріальним виявленням природної чи штучної мови або символіки мистецтва. Сутність інформації, відповідно до цієї концепції, пов'язана з мовою, свідo­містю, розумовою діяльністю людини, тобто із сигналами, за допомогою яких спілкуються між собою люди. Тому і назва цієї інформації (крім се­мантичної) - соціальна. Соціальна інформація - це сукупність знань, відo­мостей, даних і повідомлень, що формуються й відтворюются у суспільстві та використовуються індивідами, групами, організаціями, різними соціаль­ними інститутами з метою соціальної взаємодії, суспільних відносин і прo­цесів. Caмe ця інформація є об'єктом дослідження наук соціальнo-комуні­кативного циклу, серед яких є документознавство з відповідними дисципл­інами документознавчого циклу, в тому числі й дисциппіна " Аналітикo­синтетична переробка документної інформації".

3. Документні ресурси.

Наявність корисних ресурсів у будь-якій галузі, у будь-якому роді діяльності виступає гарантією ефективної діяльності. Відомі ресурси матеріальні (сировина, знаряддя праці тощо), енергетичні, під якими розум­іють всі види енергії, а наприкінці 70-х - початку 80-х років ХХ ст. з'яви­лось третє поняття - інформаційні ресурси. Значення останніх полягає в тому, що вони дозволяють суттєво економити матеріальні, енергетичні затрати при створенні нових продуктів і послуг; значно скорочують і різко підвищують якість виконання інтелектуальних процесів у всіх сферах: чи то у прийнятті управлінських рішень, при створенні нових наукових і технічних розробок, в діагностиці чи лікуванні людей тощо. При цьому інфор­маційні ресурси аж ніяк нe поступаються іншим вищезазначеним видам ресурсів.

Інформаційні ресурси є надзвичайно важливими для діяльності будь­яікої установи, організації, підприємства чи фірми. Таким чином, інформаційні ресурси - основа діяльності як окремо взятої установи, так і їх сукупності - у локальному, регіональному, державному, міждержавному тa глобальному масштабі. Так, Інтернет - це глобальна система інформаційних ресурсів.

Міждержавний стандарт ГОСТ 7.0-99 " Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення" подає таке визначення терміна " інформаційні ресурси" - " це сукупність даних, які організовані для достовірного отримання інформації". У свою чергу, " документні ресурси" розглядаються тут як " вид інформаційних ресурсів, який пред­ставляє сукупність окремих документів в інформаційних системах". Отже, у відповідності до цього стандарту документні ресурси є час­тиною ресурсів інформаційних.

Від кореня " документ" походять також інші поняття, які застосову­ються в аналітико-синтетичній обробці документів. У таблиці 1 подані значення та приклади вживання термінів, що є похідними від поняття " документ".

Таблиця 1.

Значення та приклади вживання термінів, похідних бід поняття " документ "

Документний ресурс має ряд функцій, серед яких можна назвати такі: ідентифікаційну або довідкову, посвідчуючу (наприклад, паспорт як модель особи дозволяє її ідентифікувати); легітимізаційну (наприклад, ліцензія на право займатись певним видом діяльності), пошукову (знаючи номер або дату наказу, його легше знайти); обліково-звітну (свою діяльність будь-яка юридична чи фізична особа обліковує документально); статис­тичну (підсумкові відомості збираються за даними звітних документів); інспекційну (стан фінансових справ, кадрова ситуація вивчаються за відпо­відним документами); дослідницьку (наукові факти отримують з докумен­тально зафіксованих експериментальних даних).

Документні ресурси будуються за певними принциnами, тобто грунтуються на основних вихідних положеннях, яких дотримуються при здійсненні будь-якої діяльності, у тому числі й при формуванні та обробці документних ресурсів. До таких принципів слід віднести: доцільність, диференційованість-інтегрованість, систематизованість, сумісність, розумне дублювання, вибірковість, захищеність.

Доцільність євихідним принципом, оскільки формування документного ресурсу не є самоціллю, а повинно узгоджуватись з тією метою, заради якої цей ресурс створюється. На доцільності грунтуються всі інші принципи.

Принцип диференційованості-інтегрованості полягає у тому, що документний ресурс повинен бути максимально наближений до тієї системи, яку він обслуговує. Тому він поділяється на автономні ресурси. Але завдяки, наприклад, електронним комунікаціям усі документні ресурси виявляються пов'язаними у єдину систему, що забезпечує принципову можливість отримання всієї інформації з будь-якого пункту. Тому дифеpенційованість не стільки поділяє документні ресурси, скільки пов'язує (інтегрує) їх у єдине ціле.

Систематизованість передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, які полегшують розміщення та пошук документів. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Наприклад, у бібліотеках книжкові фонди розставляють за форматом видань або за певними класифікаційними системами, а у лікувальних установах історії xвopoб розташовують за нумераційною ознакою.

Сумісність забезпечуеться тим, що документи, які втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть бути передані до іншого, якщо вони для нього становлять інтерес. Так, наприклад, закінчені особові справи співробітників, які вибувають із системи, передають до архіву. Нoменклатура й послідовність розташування документів в особовій справі обумовлюються заздалегідь, отже архів просто відображає у своєму документографічному ресурсі відомості про справи, що надійшли до нього, i ставить цю особову справу на місце зберігання без повторної обробки.

Розумне дублюбання диктується необхідністю мати певні документи у декількох документних ресурсах. Наприклад, наказ про грошове заохочення співробітника повинен знаходитись: у канцелярії (там збираються всі накази); у відділі кадрів (для фіксації заохочення в особовій справі); у бухгалтерії (для здійснення грошової виплати); у керівника структурного підрозділу; у заохочуваної особи. Однак фізичне дублювання документів є характерним лише для традиційного, мануального, діловодства, а при вкористанні електронної техніки забезпечується принцип однократного вводy і багатократного використання документальної інформації.

Принцип бибіркобості передбачає, що документний ресурс може бути наданий лише тим, хто має на це право. Наприклад, користуватись документним фондом певної бібліотеки можна лише за наявності читацького квитка цієї бібліотеки. У документознавстві розроблені різні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів, а вибірковість забезпечується захищеністю документних ресурсів, однак, якщо обме­женість у використанні документів відсутня, він належить до категорії загальнодоступних.

4. Види документних ресурсів.

Документний ресурс - це єдність потоку й масиву документів, що відображають процеси й результати всіх сфер цілеспрямованої діяль­ності людинй. Він виступає інформаційним пo суті, але документним за фізичним утіленням.

Існують різні способи структурування документних ресурсів - залежно від головної основи, або ознаки ділення, яка виступає визначальною.

Так, за ступенем організованості документний ресурс може бути впорядкованим жорстко чи слабко. У першому випадку ми маємо високоор­ганізовані документні ресурси, які мають статус документного фонду (бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації), а у дру­гому - ресурси залишаються на стадії документного мосиву (канцелярські служби, бухгалтерії, відділи кадрів).

За місцем створення й функціонування розрізняють такі документні ресурси: генеративні, транзитні та термінальні.

Генеративні документні ресурси - виникають на стадії створення документів. Адже будь-який документ колись і кимось створювався. Це, власне, весь існуючий масив документів, які функціонують у суспільстві та беруть участь у соціальних комунікаціях. Ці ресурси створюють уста­нови, автори, організації, книговидавці та засоби масової інформації.

Транзитні документні ресурси - це ресурси, що пересилаються, транспортуються, ретранслюються з одного пункту до іншого, насампе­ред, із пунктів їх виникнення до пунктів доставки; це ресурси, що руха­ються, тому вони утворюють документний потік. Каналами передачі таких ресурсів є пошта, кур'єрська доставка, книжкова торгівля.

Термінапьні документні ресурси - це закінчені ресурси, що збира­ються у пунктах обробки, переробки, збереження. Вони становлять документний масив, документний фонд. Їх доцільно поділити на кілька груп.

Перша - це бібліотеки, архіви, музеї, служби науковo-технічної інформації. Вони обслуговують юридичних і фізичних осіб, чия діяльність про­ходить поза межами цих установ і не пов'язана з формуванням та збере­женням цих ресурсів.

Друга група розглядає документний масив як основний об'єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси виступають лише засобом використання, а не засобом створення інформації. Наприклад, основними документами для шкіл є підручники, але вони використовуються з метою освіти. Третю групу становлять документні ресурси, які вобов'язковому по­рядку існують у будь-якій соціальній установі; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяльність та управління.

5. Нормативні документи і джерела

При вирішенні питань організації діловодства на підприємствах, установах і в організаціях слід керуватися державними стандартами на управлінську документацію. Вони розроблені на основі Єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) - це комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують однакову (одноманітну) і раціональну організацію діловодства.

ЄДСД передбачає вирішення таких питань:

- організації та ведення документаційного забезпечення управлінської діяльності;

- раціональної організації документообігу та поточного зберігання доку-ментів;

- економіки, планування та організації праці персоналу, який займається діловодством;

- автоматизації та механізації управлінської діяльності.

Створена ЄДСД у 1973 році. Її основне завдання - раціоналізація та уніфікація документаційних процесів в управлінській діяльності, що повинно сприяти підвищенню ефективності управління в цілому. В межах ЄДСД були розроблені стандарти на уніфіковану систему організаційно - розпорядчої документації (УСОРД).

Основні положення ЄДСД та ГОСТи на УСОРД - основні нормативно - методичні документи, на підставі яких здійснювалося діловодне обслуговування у 70 - 80 роки.

Впровадження електронно - обчислювальної техніки в управління вима-гає перегляду основних положень ЄДСД із врахуванням змін технології скла-дання та обробки документів.

Підготовлена нова редакція ЄДСД - Єдина державна система докуме-нтаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ). Вона базується на широкому використанні електронно - обчислювальної техніки і дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні управлінських питань. Одно-часно враховуються і можливості ручної обробки документів.

Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.

Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законо­давчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діло­водства й архівної справи, а саме: Закон України " Про національний архівний фонд та архівні установи" [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-Хll; " Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", зат­верджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; " Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект " Про діловодство", який стане основним законодавчим актом, регу­люючим органі-зацію діловодства в Україні.

Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які да­ють можли-вість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-роз­порядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163—2003 " Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організацій­но-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку-ментів" та ДСТУ 2732—9.4 " Діловодство й архівна справа. Терміни та визна­чення". До речі, на заміну останнього найближчим часом буде вве­дено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.

Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, про-те має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна піднести матеріали науково-практичних конференцій.

До четвертої групи джерел належать публікації з питань органі­зації ділово-дства у таких періодичних виданнях: " Науково-інформа­ційний бюлетень Архі-вного управління УРСР", що 1965 року дістав назву - " Архіви України" (вихо-дить досі); " Студії з архівної справи та документознавства" (видання Україн-ського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали " Секре-тар-референт" і " Довідник кадровика" (спеціалізовані видання Ви­давничого дому " МедіаПро").

6. Системи документації: організаційна; розпорядча; довідково-інформаційна.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів

Застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розріз-няються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі упра-вління є організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для

оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпо-рядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп

організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними акта-ми, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь- якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу- юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених норма-тивними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Основна функанція розпорядчих документів - регулювання діяльності

органу управління з метою виконання поставлених перед ним завда-нь, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації в цілому. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну функ-цію, спрямовуються від суб єкта управління (керівного органу) до об єкта управління (підлеглих), тобто від вищого органу управління до керівного органу підвідомчого управління, від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безпере-

бійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно-правові відносини, є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб єктів управління.

Відповідно до чинного законодавства органи управління створюють:

Президент України – укази, розпорядження;

Верховна Рада України, Верховна Рада Автономної Республіки Крим –

постанови, рішення;

Кабінет Міністрів України – постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії- постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи-

рішення, розпорядження, накази;

керівники промислових та виробничих об єднань, фірм, трестів –

накази, інструкції, вквзівки;

керівники підприємств, організацій – накази, інструкції, розпорядження, вказівки.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов язки органів управління на тривалий час.

Усі організації і підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами.

Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних

аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а

також чинного законодавства з цих питань.

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій,

сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільш питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом

належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття

розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи, які виникають у процесі взаємовідносин підприємств

та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні.

Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні.

Щоб його уникнути, деякі документи, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ