Правила оформлення

Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції з діловодства установи, що встановлює єдині правила докумен­тування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання і збереження документів та має обов'язковий характер для всіх працівників.

Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та ін­ших відносив з конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших цент­ральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердже­ної Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпоряд­чу документацію, інших положень державних нормативно-право­вих актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи (див. навчальний еле­мент 1.3) з урахуванням специфіки конкретної установи.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.

Варто з'ясувати, що основне завдання згаданої вище Примір­ної інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), — дати необхідний методичний матеріал для організації діловод­ства. Водночас Примірна інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами інструкція з діловодства уста­нови, підписана, затверджена чи впроваджена окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом, обов'яз­ковим до виконання усіма співробітниками.

Нормативні акти з діловодства не визначають структуру ін­струкції і її типовий зміст, відсутні і методичні документи з її роз­робки. Склад розділів, їх послідовність, наявність додатків інструк­ції з діловодства конкретної установи визначається її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їх створення або одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне зберігання.

Основними розділами інструкції можуть бути такі:

1. Загальні положення.

2. Підготовка службових документів:

2.1. Загальні вимоги;

2.2.Фірмові бланки;

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів.

3. Оформлення окремих видів документів:

3.1. Наказ;

3.2. Розпорядження;

3.3. Протокол засідання;

3.3. Службовий лист;

3.4. Акт та ін. документи (залежно від специфіки діяльності установи).

4. Порядок погодження документів.

5. Порядок підписання документів.

6. Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

7. Організація документообігу:

7.1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутріш­ніх документів;

7.2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно-пошукових систем;

7.3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

8. Організація контролю за виконанням документів.

9. Робота виконавця з документами.

10. Організація зберігання документів:

10.1. Порядок зберігання документів;

10.2. Складання і ведення номенклатури справ;

10.3. Формування справ;

10.4. Оформлення справ;

10.5. Оперативне зберігання справ;

10.6. Передавання справ на архівне зберігання.

11. Ксерокопіювання і тиражування документів.

12. Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів,

13. Використання факсимільного зв'язку.

Пропонована структура Інструкції з діловодства носить примірний характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його структури, порядку проходження документів, на­явності відокремлених ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів, доповнюватися іншими розділами, на­приклад: документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.); оформлення листування з іно­земними партнерами, використання електронної пошти та ін.

Особливе правове значення в Інструкції з діловодства має розділ «Загальні положення», в якому встановлюються:

- призначення інструкції;

- підстави її розробки;

- відповідальність працівників за організацію діловодства;

- загальні принципи роботи з документами.

Основне завдання інструкції з діловодства — встановлення за­гальних правил і єдиного порядку документування й організації роботи з документами в установі, мета інструкції — вдосконален­ня роботи з документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської праці.

У розділі «Загальні положення* Інструкції з діловодства зазначається:

- організація діловодства, контроль за веденням діловодства здійснюється в структурних підрозділах;

- відповідальність за організацію діловодства в структурних під­розділах покладається на керівників підрозділів, для чого ке­рівник призначає відповідального за організацію діловодства в підрозділі, що і забезпечує облік документів, проходження документів у встановлений термін, ознайомлює працівників із нормативними і методичними документами з діловодства.

Працівники установи несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і схоронність. Про випадки втрати службових документів негайно доповідають керівництву підрозділу й у діловодну службу установи.

Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У додатках до інструкції, як правило, розташовують:

- зразки фірмових бланків документів;

- уніфіковані форми основних видів документів (наказ, розпо­рядження, службовий лист та ін.);

- класифікатори, що використовуються при роботі з докумен­тами (класифікатори структурних підрозділів, видів доку­ментів, посадових осіб, предметно-питальний);

- форми журналів і карток, що використовуються для реєст­рації й обліку документів;

- перелік документів, що підлягають затвердженню; - - - перелік документів, що засвідчуються відбитком печатки ор­ганізації;

- перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі діловодства тощо;

- номенклатуру справ,

- зразки оформлення обкладинок справ;

- форми описів справ;

- список постійних кореспондентів та ін.

До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів доку­ментів.

Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується порядок роботи з документами обмеженого доступу.

Про їх наявність буде зазначено у «Загальних положеннях» Інструкції з діловодства:

- організація роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу (державну таємницю, конфіденційну ін­формацію), регулюється спеціальними інструкціями, що зат­верджує керівник установи;

- передавання службових документів і їх копій стороннім орга­нізаціям, а також їх публікування допускається тільки з доз­волу керівництва установи;

- при перебуванні працівника у відпустці, у відрядженні, звіль­ненні або переміщенні наявні в нього документи за вказівкою керівника підрозділу передаються іншому працівникові.

Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і мето­дів роботи з документами, а отже, і форм документів, які викорис­товуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розроб­кою Табеля уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.

Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:

- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в ор­ганізації, і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціональним призначенням і завданням уп­равлінської діяльності (або за структурними підрозділами);

- уніфікації складу і форм управлінських документів, скоро­чення застосовуваних форм документів, виключення з форм документів дублювання показників;

- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури підготовки управлінських документів або її окремих, най­важливіших етапів;

- оптимізація документообігу організації шляхом упорядку­вання інших технологічних процесів діловодства, підвищен­ня їх ефективності з використанням комп'ютерних інфор­маційних технологій.

Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки документів.

Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм доку­ментів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходжен­ня документа в організації, тим самим вія дозволяє оптимізуваги і документообіг установи.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяль­ністю виконавців, окрім, звичайно, непередбачених форм документів.

У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів установи, він є нормативним документом і затверджується керівником установи.

Як правило, поряд з розробленням Табеля форм документів проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документів, включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним продовженням.

Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто вне­сення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля й Альбому форм – досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають для цього на договірних засадах спеціалізовані організації, що займаються вдосконаленням організації управління.

До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи вклю­чаються затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною діяльністю.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примір­ник інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найваж­ливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформа­цією можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно регламентована й організована від­повідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.

Лекція № 25-27

Тема: Характеристика і особливості оформлення організаційних документів.

Мета: Ознайомити студентів з організаційнимидокументами; особливостями складання

положень, інструкцій, правил

План

1. Загальна характеристика і склад групи організаційних документів.

2. Особливості складання, затвердження, внесення змін до організаційних документів та їх зберігання.

3. Характеристика і особливості статуту.

4. Характеристика і особливості оформлення положення.

5. Характеристика і особливості складання інструкції.

6. Посадова інструкція

1. Загальна характеристика і склад групи організаційних документів.

Більшу частину на або навіть весь документаційний фонд установи, за твердженням С. Г. Кулешова, становить «управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій упра-вління».

Тлумачення терміна «документація» має наукове підґрунтя. На думку основоположника вітчизняного документознавства К. Г. Мітяєва, крім сукупності документів, цей термін вживається на означення процесу створення і обробки службових документів будучи синонімом діловодства..

К. Г. Мітяєв, характеризуючи загальне діловодство І половини XX ст., чинне місце у складі внутрішньої документації відводив документам, що врегульовують правові основи установи, підприємства, організації (статути, положення, постанови), в яких визначаються завдання і фун-кції, організаційна структура і поря док роботи як установи в цілому, так і окремих її підрозділів.

У ДК 010-98 ця документація представлена у складі організаційної та розпорядчої документації як підсистеми управлінської двома підкласами — документацією з організації систем управ ління (підклас 0201) та документацією з організації процесів управління (підклас 0202) (далі — організаційна документація).

Авторський колектив підручника «Организация работы с документами» до функцій організації системи і процесів управління відносить:

- створення організації, включаючи вибір її організаційно-правової форми;

- формування її структури;

- визначення штатної чисельності і складу (номенклатури) посад ке-рівників, спеціалістів, технічних виконавців та їх тарифікацію за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС);

- регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;

- формування колегіальних та дорадчих органів управління;

- ліцензування діяльності (у разі потреби);

- встановлення режиму роботи і системи охорони, оплати праці робітників і оцінки їх праці;

- реорганізацію, ліквідацію та деякі інші види робіт.

Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламен-тують цілі, завдання, структуру, функції, механізм організації роботи, відповідальність, права та обов’язки органів управління і працівників підприємства.

Організація процесів управління в організаціях, установах, підприємствах різних організаційно-правових форм документується у таких номіналах ОРД:

- статут підприємства, установи, організації;

- положення про підприємство, установу, організацію;

- положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи підприємства;

- регламент роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату упра-вління або керівництва;

- структура і штатна чисельність апарату управління підприємства;

- штатний розпис та переліки змін до них;

- інструкції з окремих видів діяльності, які потребують регламентації (наприклад, інструкції з діловодства, інструкція з експлуатації певного типу обладнання тощо);

- посадові інструкції працівників;

- правила, пам’ятки, наприклад внутрішнього трудового розпорядку. Оргаанізаційні документи, реалізуючи норми адміністративного права, є правовою основою діяльності установ, а отже, обов’язкові для виконання. З огляду на їх тісний зв’язок з юридичними дисциплінами їх визначають як правові акти (нормативного чи ненормативного) характеру. У книзі К. Г. Мітяєва «Теорія і практика архівної справи» читаємо: «Документація з правового становища установи (статути, положення, витяги із законодавчих актів та ін.) зазвичай представляє нечисленну, проте досить важливу групу справ, сформованих за номінальною, а іноді за питально-предметною ознакою».

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб на тривалий час.

Всі організації, установи, підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями, правилами

Зазначені правові акти розробляють­ся висококваліфікованими спе-ціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяль­ності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

В управлінські діяльності провідну роль відіграє ор­ганізаційна документація тісно поєднана з розпорядчою (ОРД). Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правово­го закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування ос­новних груп орга-нізаційно-розпорядчих документів регла­ментується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Організаційні документи створюються на підприємствах, установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, інф.-довідковими, документами колегіальних органів, тобто вони відносяться до документації із питань загальної діяльності.

Основною ознакою організаційних документів є те, що всі вони ство-рюються на основі типових орг. документів вищестоящих органів, розроблених для всіх сфер діяльності. Як правило, зі створенням орг. документів починається діяльність будь-якого підприємства, установи, організації.

В орг. документи можна вносити зміни, в разі потреби і перезатверджувати але у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін до організаційних документів та їх зберігання.

Розробниками організаційних документів є керівництво установи або структурного підрозділу із залученням кваліфікованим спеціалістів, що добре знають роботу установи в цілому і з окремих напрямів, а також працівників юридичних служб.

Оформляють організаційні документи на стандартному аркуші паперу. Формуляр організаційних документів містить такий склад обов'язкових реквізитів:

- Назва установи та/або структурного підрозділу (якщо документ затверджує керівник структурного підрозділу);

- Назва виду документа;

- Дата;

- Реєстраційний індекс документа;

- Заголовок до тексту;

- Підпис;

- Гриф затвердження;

- Гриф погодження (у разі потреби);

- Візи.

Датою організаційного документа є дата його затвердження. Текст більшості організаційних документів поділяється на розділи, які мають свої заголовки та поділяються на пункти, нумеровані арабськими цифрами.

У процесі підготовки організаційні документи підлягають погодженню з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою, заступниками керівника організації або з одним із його заступників, який коригує цей напрям діяльності установи.

Організаційні документи, залежно від виду і різновиду, в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом:

- вищою організацією;

- керівником цієї ж організації;

- колегіальним органом - зборами акціонерів чи радою директорів;

- керівником структурного підрозділу.

Затвердження організаційного документа може провадитися проставленням грифу затвердження посадової особи або ж розпо­рядчим документом керівника або колегіального органу (постано­вою, рішенням, наказом, розпорядженням).

В установі, що працює в умовах стабільності і не зазнає суттєвих змін видів діяльності, організаційної структури тощо, потреба вносити зміни та допов-нення до організаційних документів може виникнути один раз на кілька років. Залежно від характеру та гли-бини зміни та доповнення розробляються та вносяться розпорядчими актами (наказом, розпорядженням керівника) або ж у разі реорганізації установи розробляються та затверджуються нові.

Порядок внесення змін і доповнень до організаційних документів та їх перегляду залежить від виду документа. Наприклад, зміни та доповнення до статуту організації у разі потреби вносять відповідно до встановленої законом процедури — рішенням вищого органу управління організацією (загальних зборів акціонерів чи учасників та ін.) з обов'язковим інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств (виконкому). Зміни до штатного розкладу вносять у разі потреби наказом або розпорядженням керівника. Цими ж розпорядчими документами вносять зміни та доповнення до положень про структурні підрозділи.

Організаційні документи за терміном чинності належать до документів безстрокової дії, що мають юридичну силу до їх скасування чи затвердження нових.

Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів збері-гання документів визначено такий термін зберігання дркументів(див. табл. 2 на стор. 100).

3. Характеристика і особливості статуту.

Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, визначається їх структура, функції, правове становище, взаємовідношення з іншими ПУО чи фізичними особами. Це свого роду зведення правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльність ПУО певної галузі господарства;

в) умови створення, склад, будову та конкретну діяльність певної галузі або сфери управління;

с) конкретну сферу діяльності організації та ін.

Перший статут був складений на початку VІ ст. нашої ери. В ньому регламентувалося життя ченців. Автором був італійський чернець Бенедикт Нурійський. Тому статут став називатись Бенедиктським.

Є статути типові та індивідуальні

Типові розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються органами держави, з»їздами громадських організацій.

Індивідуальний – укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена установа.

(зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі як для положення). Статут являє собою основу для розробки положення

Статути державних підприємств і установ після затвердження вищестоящим повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (наприклад районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті) де видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність установи.

Реквізити статуту:

- назва підприємства, товариства, може поєднуватися з назвою виду до-кумента);

- гриф затвердження;

- назва виду документа;

- заголовок;

- текст;

- гриф погодження;

- відмітка про реєстрацію;

- дата;

Гриф ПОГОДЖЕНО пишуть у лівому куті документа великими літерами, у правому куті пишуть слова СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО.

Структура тексту статуту залежить від напрямку діяльності підприємства, форми власності тощо. Текст розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами)

Рубрикація для статуту обов»язкова. Нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу.

Текст статуту складається з розділів:

Основні розділи тексту статуту

1. Загальна частина (преамбула), в яких розкривається мета, завдання, її функції, чинність по об»єктах та суб»єктах

2. Головна діяльність, її зміст

3. Планування та облік робіт

4. Призначення допоміжних служб

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю

6. Специфічні особливості діяльності

7. Відповідальність за належне виконання зобов2язань та порядок вирішен-ня спорів, подання претензій та ін.

8. Звіт, звітність і контроль

9. Зовнішньо-економічна діяльність

10. Реорганізація та ліквідація

П. 2 ст.9 Закону України «Про підприємства в Україні» роз'яснює: «У найменуванні підприємства визначається його назва (завод, фабрика, майстерня та ін.) і вид (індивідуальне, колективне, сімейне, приватне, державне) та інше».

Відповідно до ст. 2 Закону України «Про господарські товариства» «найменування товариства повинно містити зазначення виду товариства, для повних та командитних товариств — прізвища (найменування) уча-сників товариства, а також інші необхідні ві-домості».

Якщо використовується скорочена назва (абревіатура) підприємства, або ж назва іноземною мовою, ці відомості слід занести до установчих документів. Якщо цього не зроблено, їх використання не матиме юри-дичних підстав.

На підставі п. 2 ст. 9 Закону України «Про підприємства в Україні» до статуту можуть включатися положення, пов'язані з:

- особливостями діяльності підприємства;

- трудовими відносинами, що виникають на підставі членства;
- повноваженнями;

- порядком створення та структурою ради підприємства;

- знаками для товарів і послуг і т. ін. статуті підприємства визна-чається орган, який має право ставляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада підприємства, профспілковий комітет та ін.)

На практиці окремими розділами можуть бути оформлені питання:

-зовнішньоекономічної діяльності товариства;

- прав та обов'язків засновників;

- порядку розподілу прибутків та відшкодування збитків товариства;

- форс-мажору;

- змін законодавства;

- набуття Статутом чинності, змін і доповнень до Статуту та ін.

Із впровадженням нового законодавства (з 01.01.2004) вимоги до установчих документів значно зростають.

Установчі документи регулюють відносини конкретного підприємства з державою, конкретних партнерів між собою протягом усієї діяльності підприємства.

П. З ст. 8 Закону «Про держреєстрацію» унормовує: «Установчі документи... юридичної особи повинні містити відомості, передбачені законом».

Згідно зі ст. 27 цього ж Закону однією з підстав для відмови у проведенні державної реєстрації підприємства є невідповідність установчих документів законодавчим вимогам.

Господарський кодекс України (розд. 15, ст. 58) встановлює скасування державної реєстрації рішенням суду у разі визнання установчих документів недійсними чи такими, що суперечать чинному законодавству, що може у подальшому спричинити виз-нання недійсними усіх угод (договорів), укладених такими підприємствами, і стягнення на підставі п. 11 ст. 10 Закону Ук раїни «Про Державну податкову службу в Україні» (в редакції від 24.12.1993 № 3813-ХП, зі змінами та доповненнями) в дохід держави при-бутку, одержаного за цими угодами (договорами).

Згаданий вище новий Закон «Про держреєстрацію» покладає на держав-ного реєстратора обов'язок перевіряти подані на реєстрацію документи «на відсутність підстав для відмови в державній реєстрації». Створені раніше підприємства при зміні чинного законодавства зобов'язані установчі документи привести у відповід-ність з новими вимогами, що мають відно-шення до обраної організаційно-правової форми підприємства.

Оформлення статуту

Усі аркуші цього організаційного документа зшивають, прошнуровують і скріплюють печаткою. Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні подава-ти на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим ор ганам, представникам судових і слі-дчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статут оформлюють у двох оригінальних примірниках та 3-5, а то й більше нотаріально засвідчених копіях.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариства з об-меженою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вка-заної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

4. Характеристика і особливості оформлення положення.

Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів). В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб.

Положення бувають типові та індивідуальні. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи.

Порядок з вище перерахованими видами положення можуть зас-тосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці.

ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ (про канцелярію завод)

Текст положення розбивається структурно на розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі і функції.

3. Права, обов'язки начальника канцелярії.

4. Управління службою.

5. Майно і кошти.

6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.

7. Реорганізація та ліквідація.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифровка підпису.

В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.

Положення є типові та індивідуальні.

Типові розробляються вищестоящими органами для системи установ і підприємств.

Індивідуальні – положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянуті правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення про установу підписується її керівником і затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації.

Крім цього є положення, якими регулюються організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання: про конкурси, огляди, про вступні екза-мени, про статус окремих комісій, груп і ін.

Якщо в структурі установи є структурні підрозділи, то для кожного із них розробляється положення. В ньому визначаються правовий статус, завдання, функції, права і обов’язки, відповідальність підрозділу.

Текст такого положення поділяється на розділи. Основні з них такі:

Загальні положення

Тут визначається правовий статус підрозділу, його підпорядкованість, порядок призначення і звільнення з посади керівника підрозділу, кваліфікаційні вимоги до керівника, порядок заміщення керівника в період його відсутності. Визнаються правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ в своїй діяльності.

2. Основні завдання і функції

Викладаються напрямки діяльності, чіткий і конкретний перелік функцій, які повинен виконувати структурний підрозділ.

3. Права і обов'язки

Вказуються права керівника структурного підрозділу, необхідні для виконання покладених на підрозділ завдань і функцій, а також обов'язки, які повинен виконувати підрозділ по відношенню до інших структурних підрозділів.

4. Відповідальність

Встановлюється відповідальність керівника структурного підрозділу за несвоєчасне і неякісне виконання функцій, невикористання своїх прав.

5. Організація роботи

Визначається порядок діяльності, організація контролю і перевірки роботи підрозділу, його організації і ліквідації.

Проект положення розробляється як правило, керівником структурного підрозділу, погоджується із заступником керівника установи, юристом і затверджується керівником установи.

Із затвердженим положенням ознайомлюють працівників підрозділу під розписку.

5. Характеристика і собливості складання інструкції.

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, інструкція з діловодства, інструкція про порядок призначення стипендії і інше. Це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов2язкові для виконання.

Розрізняють відомчі інструкції й міжвідомчі.

До відомчих належать інструкції обов»язкові для системи одного відомста (міністерства)

До міжвідомчих – такі, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов»язкові для ПУО цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень, наказів.

ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» характеризує інструкцію «як офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами і послугами».

Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:

-такі, що регламентують порядок виконання певного процесу, функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими особами). Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58, «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах» від 27.06.2002 № 11-1, зареєстрованому Міністерстві юстиції 12 липня 2002 р. за № 588/6871;

- такі, що визначають функції, посадові обов'язки, права, від­повідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.

6. Посадова інструкція.

Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов'язки, права, відповідальність, ваємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.

Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і забезпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу об'єк-тивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до праців-ників заходів адміністративного впливу, Посадові інструкції дозволяють реалі-зувати основний принцип раціональної організації праці — принцип поділу і кооперації праці.

Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обов'язків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадо-вих інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Розробляючи посадові інструкції, слід керуватися чинним Державним класифікатором України «Класифікатором професій (ДК 03-95)», затвердженим наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27.07.95 №257 (з подальшими змінами і доповненнями), а також Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з наступ-ними змінами та доповненнями. Кваліфікаційні характеристики охо-плюють основні категорії працівників — керівників, спеціалістів, технічних працівників — і встановлюють коло посадових обов'язків, вимоги до квалі-фікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.

Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні описува-ти дії, що виконуються працівником на конкретному робочо му місці. Термін чинності — до заміни новими, їх переглядають в єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного роз­кладу (зазвичай один раз на п'ять років під час проведення атестації). Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку підприємства. Документ підписує безпосередній керівник праців­ника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які пе-ребувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджувати­ся відповідними заступниками за функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники заці-кавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обов'язків у повному обсязі кожен пра­цівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні на роботу, при цьо­му на першому примірнику посадової інструкції працівник про­ставляє ознайомлювальну візу за формою:

«З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)».

Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в по­садовій інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі установи (як правило, у відділі кадрів), копії — у керівника служ­би і на кожному робочому місці.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:

- самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися резуль­тати праці;

- при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника, ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування і перепідготовку (підви-щення, переміщення, звільнення, зара­хування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т. п.);

- для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого від­бору робітників при найманні, визначенні рівня відповід­ності кандидатів на вакантні посади;

- при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні сис­тем оплати праці;

- для вдосконалення організаційної структури, планування за­ходів щодо підвищення продуктивності праці.

Основні вимоги до створення посадових інструкцій

Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основ­них функцій, що виконує працівник, а його обов'язки повинні ви­ходити з основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх інших.

Основне призначення цього нормативного документа — відповісти на запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і на питання керівника «Хто винен?» у випадку, коли отрима-ний результат не збігся із очікуваним.

Структура посадової інструкції

Текст документа містить такі обов'язкові розділи:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обов'язки (або функції).

3. Обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що від­творюють:

- знання та вміння працівника;

- кваліфікаційні вимоги,

- взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Розділ «Загальні положення» фіксує назву посади, відділ, під­розділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є).

Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організацій­ної структури із зазначенням конкретного структурного підроз­ділу і керівника вищого рівня.

Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації і практично не впливає на якість самого до­кумента, він повинен бути уніфікований у всіх відповідних орга­нізаційних документах.

Розділ «Завдання та обов'язки» повинен дати точні, стислі й недеталі-зовані відповіді на такі запитання:

- чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;

- чому ця посада і ця робота існують в організації;

- яким цілям організації відповідає ця посада;

- що для цього повинен робити працівник.

Посадові обов'язки подають у формі переліку, що показує, чо­го повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінце­вому результаті.

Критеріями добре створеного переліку основних обов'язків є наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи.

Правильно сформульовані обов'язки говорять про те, «що по­винен робити працівник», а не «як».

Їх поділяють на пункти таким чином, щоб:

- виокремити дію, яка веде до кінцевого результату; причому, щоб кожне визначення обов'язку закінчувалося чітким кін­цевим результатом;

- декілька кінцевих результатів не об'єднувалися в один пункт;

- жоден з елементів кінцевого результату не поділявся на декілька пунктів;

- кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало «поза часом» (якщо не змінювалася суть роботи, посадові обов'язки залишаються чинними тривалий час).

Розглянемо як приклад структуру визначення обов'язку інспектора з відділу кадрів: «Оформляє прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, пол-жень, інструкцій і наказів керівника підприємства».

Тут:

- дієслово: «оформляє»;

- функція: «приймання, переведення і звільнення»;

- кінцеві результати: «облік особового складу».
Формулювання обов'язків має передбачати методи оцінювання.
Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи звичайно містить від п'яти до десяти визначень.

Основні посадові обов'язки можуть бути подані у вигляді карти функці-ональних обов'язків. Це дає змогу:

- раціонально розподілити обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність виконання завдань за рахунок введення кіль-кісних показників тривалості їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути конфлікти між керівниками і підлеглими;

- чітко визначити взаємовідносини працівника з іншими спеціалістами;

- підвищити особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання обов'язків.

Наповнення карти функціональних обов'язків може бути здійснено двома шляхами:

У цьому випадку нормативи витрати часу на розв'язання поставлених перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного опитування спеці-алістів про витрати праці і терміни їх вирішення, у разі якщо відсутні типові норми часу.

Методика карти робочого дня

Ця методика потребує більших зусиль і витрат для впорядкування карти функціональних обов'язків, але ефективність від її використання також більша.

Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність робіт з її запо-внення:

1. Формування робочої команди.

2. Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників.

3. Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками ін­формації.

4. Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною категорією працівників у підрозділі.

Слід зазначити, що використання карти функціональних обов'язків як інноваційної технології дає можливість ефективно та обґрунтовано керувати всіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.

Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що забе-зпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов'язків.

Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.

Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність пра-цівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обов'язків з урахуванням чинного трудового законодавства. Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних обов'язків здійснюється керівником пра-цівника із застосуванням у разі потреби:

- заходів адміністративного впливу, що починаються адміністрацією органі-зації відповідно до Цивільного кодексу і типових правил внутрішнього роз-порядку;

- заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці. Додаткове наповнення посадової інструкції Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік таких, які не-обхідніі працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» охоплює вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп'ютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.

Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички (наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД). Для ефективного виконання посадових обов'язків часом потрібні спеціальні особисті навички, пов'язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або складати посадові інструкції, тощо.

Розділ «Додатковий спеціальний досвід» визначає час, витра чений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підви щення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кад-рів не менше двох років.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» містить перелік функці-ональних зв'язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управлінння і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

Розділ «Заохочення» визначає форми матеріального і морального заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати безпроцентний кредит.

ЛЕКЦІЯ №34

Тема: Оформлення розпоряджень та постанов

Мета: З’ясувати особливості оформлення; охарактеризувати обов’язкові реквізити; розкрити структуру документів

План

1. Оформлення розпоряджень

2. Оформлення постанов

Самостійне вивчення

Характеристика і особливості оформлення спільної постанови двох організацій

1. Оформлення розпоряджень

Перший етап передбачає збір інформації з питання та її аналіз і за­вершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводить згідно з планом роботи колегіального органу фахівець (група фахівців) відповідного структурного підрозділу. Необхідну інформацію можна за­питувати від інших підрозділів, підвідомчих та інших установ. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію, конкретні пропозиції щодо розв'язання проблеми. її погоджують з усіма зацікавленими поса­довими особами. Довідку підписує керівник підрозділу, який представ­ляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готують проект постанови ко­легіального органу. Довідка з питання і проект постанови оформляють на стандартних аркушах паперу. Проект постанови складається з обгрунту­вання і розпорядчої частини - доручення.

На другому етапі підготовлені матеріали - довідку та проект поста­нови - передають секретареві колегіального органу, як правило, не менш як за п'ять днів до засідання. За цей час необхідно здійснити розмножен­ня представлених матеріалів та їх розсилання членам колегіального ор­гану для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до початку засідання повинні мати можливість детально ознайомитися з проектами документів, які розглядатимуть на засіданні.

На третьому і четвертому етапах голова колегіального органу ознайомлюється з наданими матеріалами, проводить організаційні захо­ди щодо підготовки засідання (членам колегіального органу надсилають запрошення, порядок денний, матеріали до засідання). На засіданні об­говорюють надані матеріали, висловлюють думки стосовно проекту по­станови та висувають пропозиції щодо його доопрацювання. У результа­ті дискусії може бути зроблено виправлення до проекту, які вважаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. По­станова приймається за підсумком обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2/3 голосів).

П'ятий етап відображає специфіку діяльності колегіального органу: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуть чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах державної влади звукозапис су­проводжується стенографічним записом. Після засідання на основі запи­сів оформляють протокол засідання. Якщо протокол складається на осно­ві рукописних записів, то бажано узгодити тексти виступів з особами, які виступали на засіданні. У цьому випадку вони візують протокол на лівому березі сторінки, навпроти запису виступу. Після узгодження протокол під­писують голова колегіального органу і відповідальний секретар.

Шостий етап - видання розпорядчого документа, тобто постано­ви колегіального органу. Рішення інформаційного характеру зазвичай не оформляють як самостійний документ і фіксують лише у протоколі. В управлінській практиці такі рішення називають протокольними, доведен­ня їх до виконавців здійснюється шляхом оформлення витягів із прото­колу засідання.

Сьомий етап - це тиражування документа, його розсилання (у стис­лий термін) або передавання виконавцям.

У постановах, які видають органи державної влади, регулюються стратегічні політичні, економічні, соціальні, культурні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різноманітні нормативні документи.

Інші колегіальні органи приймають постанови з питань, що належать до їх повноважень і компетенції. Комісії, комітети, ради, що мають владні повноваження (адміністративні, спостережні, у справах неповнолітніх тощо), приймають постанови, які є обов'язковими для виконання.

Комісії, комітети, ради, які не мають владних повноважень, прийма­ють постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин (див. додаток 29). Розпорядчу частину відділяють від констатуючої сло­ва «ПОСТАНОВЛЯЄ» або «ПОСТАНОВИЛИ» (у спільних постановах двох або більше установ), що друкуються з нового рядка без відступу від лівого берега. Розпорядчу частину структурують у вигляді пунктів, під­пунктів.

Постанови оформляють на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).

Лекція № 27

Тема: Загальна xарактеристика і склад розпорядчих документів.

Мета: Вивчити типологію розпорядчих документів; особливості організації тексту розпорядчих документів; складання наказів

План

1. Загальна характеристика розпорядчих документів.
2. Накази з питань основної діяльності.

1. Загальна характеристика розпорядчих документів.

Будь – яка установа, підприємство, організація, фірма незалежно від форми власності самостійно вирішує проблеми документаційного забезпечення управління. Робота з документами була, є і залишається одним з головних напрямів діяльності організації, оскільки завжди виникає необхідність фіксування тої чи іншої управлінської інформації в документальній формі.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підпри-ємства становлять організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові та ін. документи.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх доку­ментів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації. Ви всі добре знаєте визначення документу, я лише узагальню його. Це одне з важливих сховищ людської пам’яті.

Інформація документа – є основою для прийняття управлінських рішень. А вже від якості управлінських рішень залежить ефективність діяльності будь – якої галузі.

Ні для кого не секрет, що одна з причин неякісного прийняття управлінських рішень – слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньо володіють комплексом методів, способів і прийомів роботи з документами.

Сьогодні ми розглянемо одну з найважливіших груп управлінської документації – розпорядчі документи.

ЦЕ управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

Вони призначенні для оформлення процесів організації управління, правово­го закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності таким чином РД відіграють провідну роль в управлінні і залишаються важливим атрибутом будь-якої організації.

Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно- правові відносини, є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб єктів управління.

Порядок створення, оформлення та застосування розпорядчих документів поряд з іншими регла­ментується нормативною базою діловодства в Україні, яку умовно можна поділити на декілька груп. Першу групу становлять Конституція України і закони України (з-н України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи та ін.)Другу – правові акти з діловодства («Примірна інструкція……..від 17.10.97 № 1153», «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян», Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. Третю – різноманітні типові й примірні інструкції з діловодства конкретних органів (н-д в ОДПСУ, органів місцевого самовря-дування) Та окрема група – спеціальне діловодство (н-д у сфері юридичної діяльності –Правила ведення нотаріального діловодства, діловодства в судах та ін.)

Отже нормативно – правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування бо стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів юридичних осіб (підприємств, установ, організацій).

Причому не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати.

Хочу зазначити, якщо у державних установах все-таки існують традиції діловодства і керівники державних установ приділяють велике значення його веденню, то нажаль у приватному секторі, де мають місце випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. Тому наша мета навчити і виховати у Вас почуття великої відповідальності у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією – це система керування. Від його якості залежить велика частка успішності і прибутковості організацій.

Аналіз показує, ще й досі в Україні відсутній один нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами.

А діяльність багатьох сучасних корпорацій, компаній, фірм давно вийшла за межі національних кордонів (наявність представництв у багатьох країнах світу) Саме ці нові економічні реалії зумовлюють поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.

Всім відомо, що сьогодні ми знаходимося на шляху входження нашої держави до європейського, політичного, інформаційного, економічного і правового простору. І актуальним є застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.

І тому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства вже розробляється проект концепції впровадження норм міжнародного стандарту.

Дотримання нормативної бази сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами.

Рівень розвитку суспільства визначається не лише ступенем економічного прогресу, а й розвитком культури управління.

За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв’язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Серед них – чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємства.

Здобутки документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності з кожним роком усе більше важать в сфері діяльності апарату управління різного рівня, а вимоги часу потребують докорінної перебудови документообігу, орієнтованого на нові інформаційні технології. Традиційні методи (емпіричні) вже давно себе не виправдовують. Необхідність інформатизації докуме-нтообігу, забезпечення якості документів, їх правильне оформлення на електронних носіях стає вимогою часу. Без інформатизації документообігу неможлива інформатизація управління в цілому.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпо­рядчі документи в особливу групу — юридична підстава їх створення.

Юридичною підставою можуть бути закони України, постанови КМ, розпорядження Президента України, тобто розпорядчі документи вищих державних органів, документи колегіальних органів місцевих рад і їх виконкомів.

Устано­ва або структурний підрозділ може, в свою чергу, висту­пити ініціатором розробки будь-якого питання розпо­рядчого документа.

Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Жодний з них не може містити по­ложень, що суперечать закону.

Складання розпорядчих документів — досить склад­ний процес

1. Ініціювання рішення (обґр