Формуляр-зразок

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формулярами-зразками».

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідов­ності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів. Схеми розташованості рек­візитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документу інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 — лівий;

10 — правий;

20 — верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.

ЛЕКЦІЯ №20

Тема: Види реквізитів

Мета: ознайомити студентів з реквізитами; навчити правильно розташовувати реквізити

Документа за формуляром зразком.

План

1. Реквізити формуляра-зразка, їх перелік і вивчення.

2. Види реквізитів.

3. Способи оформлення реквізитів, їх характеристика, умови використання.

1. Реквізити формуляра-зразка, їх перелік і вивчення.

Під реквізитом службового документа розуміють інформацію, зафіксовану в такому документі для його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили.

Реквізит - це елемент офіційного документа.

Кожний документ має свій набір складових — реквізитів. За­гальна кількість елементів, які використовують при підготовці та оформлюванні документів, — 32. Утім, немає жодного документа, який мав би у своєму складі повний перелік реквізитів.

Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи по­будови документа.

Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів доку­ментів.

Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:

1 - зображення Державного герба України;

2 - зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код форми документа;

6 - назва організації вищого рівня;

7 - назва організації;

8 - назва структурного підрозділу організації;

9 - довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція документа;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресанта

32 – запис про державну реєстрацію

У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.

Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:

Кутовий бланк

Поздовжній бланк

2. Види реквізитів.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 — лівий;

10 — правий;

20 — верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 зі складу реквізитів для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

01- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслугову- вання);

03- зображення нагород;

04 - код організації за ЄДРПОУ;

05- код форми документа за ДКУД;

06- назва організації вищого рівня;

07- назва організації;

08- назва структурного підрозділу;

09- довідкові дані про організацію;
10- назва виду документа;

21- текст документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа;

14- місце складення або видання документа;

16 - адресат;

19- заголовок до тексту;

20- відмітка про контроль.

Використовують два варіанти розташованості реквізитів — кутовий (усі постійні реквізити розташовані у лівому куті верх­ньої частини документа) і поздовжній (усі постійні реквізити роз­ташовані вздовж верхньої частини робочої площі документа).

Кутове розташування реквізитів раціональне для тих докумен­тів, які вимагають затвердження, резолюції, адресування, оскіль­ки ці реквізити відповідно до схеми розташованості реквізитів розміщуються у правому верхньому куті.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, аналізуючи розташування реквізитів, ми маємо визначати їх як такі:

- кутове прапорове;

- поздовжнє центроване;

- кутове центроване.
Поздовжнє прапорове розташування реквізитів на практиці зуст-річається досить рідко.

Зверніть увагу: зміни в розміщенні реквізитів характерні для окремої групи реквізитів — 01, 06, 07, 08, 09, 10, 14, а також обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13.

3. Способи оформлення реквізитів, їх характеристика, умови використання.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву організації (07), назву виду докумен­та (10) (не зазначають на листах), дату (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту (19), текст документа (21), підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до норматив­них документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, вико­ристовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, ЗО, 31, 32.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 проставляють після тексту (21), а 29-31 — на нижньому березі першої сторінки документа.

Характеризуючи систему реквізитів, їх ще можна класифіку­вати на постійні та змінні. Це дасть змогу встановити зако­номірності в оформленні внутрішніх та зовнішніх документів.

Лекція №21

Тема Бланки документів

Мета: Визначити існуючі бланки документів, призначення кожного виду

План

1. Види бланків документів

2. Загальний бланк для створення різних видів документів

3. Бланк листа

4. Бланк конкретного виду документа

1. Види бланків документів

ДСТУ 4163-2003 встановлено такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у блан­ку назви виду документа), крім листа.

2. Загальний бланк для створення різних видів документів

Загальний бланк для створення різних видів документів характеризується широкою сферою застосування — для будь-якого зовнішнього чи внутрішнього документа, крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Національним стандартом визначено такий склад реквізитів загаль-ного бланка залежно від установчих документів оргнізації: 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Склад реквізитів загального бланка визначається залежно від приз-начення — внутрішнього чи зовнішнього.

У загальному бланку зображення Державного герба України чи герба Автономної Республіки Крим (реквізит 01) може розміщуватися на верхньому березі вздовж усієї робочої площі до-кумента центровано сто-совно до реквізитів 06, 07, 08, 09 — при поздовжньому розташуванні реквізитів і центровано стосовно лівого кута — при кутовому розта-шуванні реквізитів. Реквізити 02, 03 розміщують на лівому березі нав-проти реквізитів 07, 08.

У загальному бланку не може завчасно проставлятися код форми документа (реквізит 05), оскільки цей реквізит буде відомий лише під час оформлення конкретного документа і, у разі потреби, буде проставлений під час заповнення змінних реквізитів тієї чи іншої його форми.

Загальний бланк використовують для оформлення окремих вагомих документів (наказу, розпорядження, протоколу і т. ін.). Такий бланк дер-жавних урядових організацій містить назву організації (реквізит 07) та зображення Державного герба України, герба Авто­номної Республіки Крим (реквізит 01), а бланки установ недержав­них форм власності, крім назви організації, можуть містити, за наяв­ності, естетично оформлене і спеціальним чином закріплене зображення емблеми установи чи її товарного знака (реквізит 02). За рішенням установи та/або залежно від форми її власності та сфери функціонування може додаватися інформація про відомчу підпоряд­кованість суб'єкта господарської діяльності (реквізит 06).

Отже, у загальному бланку найбільш застосовуваним є такий склад реквізитів: 01, 02, 03, 06 (залежно від установчих документів організації) та 07. Як було вже зазначено, у загальних бланках дозволено роз-міщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.