Бланк конкретного виду документа

Спеціальне призначення мають також бланки конкретного виду доку-мента — наказу, розпорядження, довідок і т. ін. Бланки конкретних видів документів доцільно виготовляти друкарським способом, якщо в організації ство­рюють велику кількість цих видів документів на рік (більше 200). Проте при незначному документообігу рекомендовано створення його електронної версії.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 (у разі надсилання документа від імені структурного підрозділу), 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 19, 20.

Отже, для створення такого типу бланків загальний бланк доповнюють реквізитами:

05- код форми документа за ДКУД;

10- назва виду документа.

Як бачимо, назва виду документа може бути зафіксована у та­кий спосіб:

- заздалегідь відтворена на бланку конкретного виду документа;

- долучена до складу реквізитів загального бланку організації під час безпо-середнього оформлення документа;

- зафіксована за допомогою друкарських засобів на чистому аркуші паперу під час оформлення документа.

На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів назву ви­ду документа розміщують центровано стосовно робочої площі до­кумента, а з кутовим — від межі лівого берега у лівому верхньому куті під назвою організації.

На бланках організацій — суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» вико­ристовувати поряд з українською мови національних меншин, реквізити 06, 07, 08, 09 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспон-дентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Крім названих видів бланків, у ряді установ із великим документообігом певними посадовими особами можуть використовува­тися посадові бланки. На бланках посадової особи додатковий реквізит «назва посади» розміщують нижче реквізиту «назва організації» (07) та, за рішенням установи, до бланка може бути внесена назва організації вищого рівня (реквізит 06).

На цих бланках документи має оформляти тільки зазначена посадова особа. Виконувач обов'язків або заступник цієї посадової особи юридичне таким правом не уповноважені.

ЛЕКЦІЯ №22

Тема: Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів

Мета: З’ясувати вимоги; розкрити поняття про міжрядковий реквізит; охарактеризувати правила оформлення реквізитів

План

1. Вимоги до шрифтів

2. Поняття про міжрядковий реквізит

3. Відступи твід межі лівого берега

Самостійне вивчення

Нумерація сторінок

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засо­бів - комп'ютерів, друкарських машинок.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - це забезпечення можливості легкого роз­пізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1, 5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжряд­кові інтервали.

У разі підготовки документа за допомогою комп'ютера не рекомен­довано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташованості реквізитів.

Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адре­сат» (16), «Гриф затвердження» (17), «Відмітка про наявність додатків» (22), «Гриф погодження» (24) відокремлюються одна від одної 1, 5-2 між­рядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1, 5-3 міжряд­ковими інтервалами.

Під час друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, слід обирати оптимальні сполучення міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23) друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тек­сту) - 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

При оформленні документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:

12, 5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту «Адресат» (16);

104 мм -для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» (15) та «Гриф затвердження документа» (17);

125 мм - для розшифрування підпису в реквізитах «Підпис» (23), «Гриф затвердження документа» (17), «Відмітка про засвідчення копії» (27). Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків» (22), «Підпис» (23) (лише назва посади), «Гриф погодження» (24), «Візи документа» (25), «Відмітка про засвідчення копії» (27), «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28), а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», ((ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПО­НУЮ» тощо.

Під час розміщення реквізитів рекомендовано дотримуватися схем їх розташованості та меж зон (див. додаток 7). Допускається відхилення у межах 2 мм.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 40 друкованих знаків (104 мм).

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «До­даток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них - че­рез один міжрядковий інтервал.

При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до п'яти років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.

ЛЕКЦІЯ №29

Тема: Внутрішні нормативні акти служби діловодства

Мета: З’ясувати їх склад; розкрити обов’язкові розділи; охарактеризувати структуру

План

1. Загальні положення

2. Правила оформлення

Самостійне вивчення

Створити табель уніфікованих форм документів

1. Загальні положення

В установах для правильної організації діловодства розробляєть­ся власна нормативно-методичної база — документи організаційно­го, інструктивного, методичного характеру, які використовуються в діяльності служб діловодства, підрозділів і працівників серед них:

- положення про службу діловодства;

- посадові інструкції працівників;

- інструкція з діловодства;

- Табель і Альбом уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності установи;

- правила підготовки й оформлення управлінських документів;

- інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян.

Інструкція з діловодства — правовий акт, що встановлює тех­нологію створення або одержання документів, їх обробки, збері­гання і використання у поточній діяльності установи.

Табель уніфікованих форм документів установи -— це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і дос­татніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підго­товки і проходження.

Альбом уніфікованих форм документів установи — сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності ус­танови відповідно до Табеля уніфікованих форм документів.

Розглянемо деякі з цих документів більш докладно.